fondo acumulado

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FONDO ACUMULADO

Fórmula estadística

z = es un valor constante igual a 1,9604 y corresponde a la desviación de la media de los datos.

q = proporción de unidades organizadas en el depósito que también constante para el caso es 0,5.

p = proporción de unidades desorganizadas que siempre va a tener un valor constante que es igual a 0,5.

n = cantidad total de unidades del depósito.

n= N* p*q*z n= d2*(N-1) + p*q*z2

Diagnóstico: Establecimiento del nivel de organización documental

nivel de organización documental está relacionado con la aplicación de los formatos del diagnóstico

CÓMO ABORDAR LA ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS

Subtopic

2 elaboración de un Plan Archivístico Integral nivel de organización se logra mediante la elaboración de un diagnóstico. El conocimiento previo de estos aspectos facilita la labor de organización tanto en la etapa de planificación del trabajo como en la etapa de ejecución del mismo.

debe revisarse aquella información relacionada con cada una de las columnas del último formato tales como: número de depósitos, entidades que produjeron la documentación, dependencias, asuntos, fechas extremas de la documentación producida por cada una de ellas, volumen documental en metros lineales para cada entidad productora.

1 el establecimiento del nivel de organización de la documentación y la reconstrucción de la historia institucional

DIVIDIDO EN ETAPAS

CÓMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA INSTI-TUCIÓN

Cuando la entidad no está en proceso de liquidación, supresión ni fusión debe tenerse en cuenta la última reestructuración con el fin de tomar esta fecha como punto límite entre las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD)

DEFINICION

Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación

HISTORIA INSTITUCIONAL: ENTIDAD ACTUAL, ENTIDADES FUSIONADAS Y ENTIDADES PRECEDENTES

cambios administrativos

la historia institucional debe ser una actividad permanente durante todo el proceso de organización documental

SERIES QUE SE MANTIENEN ACTIVAS A PESAR DE LOS CAMBIOS ADMINISTRATIVOS

Valoración

valoración debe conservar

todas las decisiones respecto a la valoración de series o asuntos deben registrarse en las Tablas de Valoración Documental (TVD).

como objeto identificar los valores primarios y secundarios de los documentos

preservación de los documentos que informan y testimonian sobre el desarrollo institucional, sociocultural, científico y tecnológico

ELABORACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central como su disposición final.

Permiten planificar las acciones que deben adelantarse para asegurar el adecuado tratamiento de la documentación en su segunda y tercera fases.

Aplicación de las Tablas de Valoración Documental

será inmediata si la documentación cumple con los tiempos de retención establecidos en el Archivo Central o segunda etapa del ciclo vital de las series evaluadas.

Selección Documental se revisará el procedimiento indicado

Eliminación Documental se revisará como en el caso anterior la sustentación de la eliminación.

Conservación total se inventariará la totalidad de la serie que cumplió la retención en su segunda etapa de vida y se transferirá al archivo histórico de la entidad