af yhan carlos martinez 4 år siden
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en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia:
ALFABETICOS
Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto
onomásticos, toponímicos y temáticos
Temático
Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su contenido.
Estadísticas, Informes, Informes a organismos de control, Informes de gestión, Informes estadísticos, Ordenes de Pago
Toponímico
Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares
Este tipo de ordenación puede basarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etc.
Se ordenará por nombres de los departamentos las unidades de conservación que contienen los expedientes de la serie “asistencia técnica” que presta el Ministerio del Interior y de Justicia a las Gobernaciones.
Amazonas
Onomástico
se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempo
se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y el nombre al final
ACOSTA LOPEZ, Andrés
NUMERICOS
simples y cronológicos
Cronológico
consiste en colocar un documento detrás del otro
en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada
eniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día
Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan en las series, Consecutivo de Correspondencia Despachada
2002, 02, 28
Ordinal
Este sistema de ordenación quizás el más fácil de realizar
consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente
obedeciendo a la numeración que los identifica
las Cuentas Internas de los usuarios de servicios públicos.
ENERGIA
Cuenta Interna No. 0464304-4
sin tener en cuenta de cual oficina proceden y mucho menos su contenido
formando lo que en la actualidad se denomina Fondos Acumulados
Estos fondos, producto del desconocimiento de los procesos archivísticos
deben organizarse sometiéndolos a rigurosos análisis y trabajo de campo puntual, que bajo una metodología muy precisa permitan el levantamiento o reconstrucción de los procesos, que conduzcan a la elaboración de la Tabla de Valoración Documental.
Para la organización de estos fondos
en segundo lugar,
reconstruir los trámites que fueron necesarios para el desarrollo de las funciones
lo cual es bastante complicado si se tiene en cuenta que no existieron Manuales de Procedimientos ni flujogramas y tampoco testigos de los procesos
es necesario, en primer lugar
reconstruir las estructuras orgánico-funcionales, las funciones, la legislación y la normatividad que incidieron en la producción documental
que los procedimientos se realicen de manera adecuada por costumbre, por copia de otra entidad que los realiza correctamente o por facilidad en su ejecución
Si bien los documentos han sido creados respondiendo a un orden previamente acordado
dicho orden se ha perdido en las propias unidades administrativas
porque no han contado con normas que regulen los manuales de procedimientos
esto ha conllevado --entre otras razones-- a crear grupos de documentos arbitrariamente ordenado,
los cuales son transferidos al Archivo Central en la misma forma, muchas veces sin inventarios y sin identificación que permita su recuperación.
Estos son herramientas donde se describe paso a paso la manera correcta de cumplir una tarea o una función
En el proceso de ordenación
son precisamente los Manuales de Procedimientos los que guían o restablecen el orden de los documentos
LO CUAL
constituye la reafirmación del Principio de Orden Original
Las series documentales y los expedientes bien ordenados
reflejan el cumplimiento de los procesos establecidos en los Manuales de Procedimientos
cumplir para la resolución de un trámite o problema, que a su vez es una reflexión sobre la secuencia en la producción documental
Para que se produzcan los documentos es necesario esperar un tiempo prudencial
El Principio de Orden Original, también llamado Principio Histórico
es una herramienta metodológica para proceder adecuadamente en la organización de los archivos.
El respeto al Principio de Orden Original
no consiste en otra cosa que en tomar en cuenta los pasos indispensables para la satisfacción de una gestión
el Principio de Orden Original permite saber cuáles son los pasos necesarios de tal producción
Se puede afirmar que el orden original nace desde el mismo momento de la producción documental
Este debe verse reflejado en los archivos mediante la correcta ordenación de las series, subseries documentales y expedientes.
Entre las causas por las cuales dicho orden se pierde, se pueden mencionar las siguientes:
Organización de archivos basada en la identificación física de unidades de conservación
Uso generalizado y sin ninguna reflexión de los distintos sistemas de ordenación
Falta de herramientas de control tales como Inventarios, Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental
Falta de claridad sobre la diferencia entre documentos sustantivos y documentos facilitativos
Incorrectos procesos de producción y distribución documentales
Agrupación por tipos documentales solicitudes, certificaciones, correspondencia recibida, correspondencia despachada, facturas, constancias
Incorrectas maneras de ubicar los documentos
Interrupción de los trámites
Desconocimiento del trámite para la disposición física de los documentos
Ausencia de manuales de procedimientos
Desconocimiento por parte de los empleados de las funciones propias de cada oficina
es decir, es el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie
así como los tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado
Sin embargo
la ordenación no solo es una disposición física coherente de documentos, también es el testimonio de la gestión, de los trámites que dieron origen a tales documentos, pues refleja la dinámica administrativa
Con este proceso archivístico se contribuye en primer lugar, a la organización administrativa merced a la organización documental
segundo lugar, al conocimiento histórico institucional
La ordenación bien hecha facilita el acceso a la información gracias a la pertinente ubicación de los documentos
y a su rápida localización posterior
facilita la comprensión documental pues el arreglo físico es información contextual
por último, al disponerse todos los documentos necesarios en el orden que es debido, se facilitan el estudio y los análisis de contenido.
es decir sin una secuencia determina, sin una relación reciproca de sus partes,
la clasificación se puede entender como un proceso mediante el cual se establecen las diferenciaciones de las agrupaciones documentales.
teniendo en cuenta el principio de procedencia,
la ordenación se puede entender como el proceso mediante el cual se establecen con claridad las relaciones entre los documentos de una serie.
la clasificación relaciona grupos documentales entre sí, en tanto que la ordenación relaciona las unidades documentales simples o complejas entre si y pertenecientes a una misma serie.
y finaliza determinando las pequeñas (series documentales y los tipos documentales que la conforman.
el proceso de clasificación procede determinando en primer lugar las unidades administrativas.
y en segundo lugar las funciones que estas deben cumplir.
la clasificación no determina como deben arreglarse los documentos dentro de cada agrupación documental, sencillamente dice cuales son unidad administrativa, cada función y cada serie
esta también se puede y se debe observar o representar en instrumentos de control.
como son
inventarios, tablas de retención documental, tablas de valoración documental.
o en instrumentos de consulta (guías o catálogos).
si no se dan los procesos de manera complementaria se puede afirmar que no hay una adecuada organización,
puesto a que se puede tener archivos bien clasificados pero mal ordenados
procesos que, mediante la clasificación y ordenación aplican las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura del fondo.
operación archivística realizada dentro del proceso de organización.
en establecer secuencias naturales, cronológicas y/o alfabéticas dentro de las categorías o grupos definidos
Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo.
es el primer paso de la organización
