Процесс закупки

На данном этапе происходит определение потребности в материале , исходя из ППМ (Планирования Потребности в Материале). Определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материал, (сбытовые перспективы, производственные потребности, не снижаемые остатки на складе) все вместе, - складской запас.

Заявка на материал представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в материале. В определенной позиции указывается вид заявки на материал.Вид заявки на материал определяет предназначение материала.В заявке на материал функциональный отдел сообщает базовые характеристики необходимого материала,возможные от них отступления в виде идентификатора материала или группы материалов, требуемое количество и сроки поставки.

В заявке на материал должен быть точно указан идентификатор требуемого материала или группы материалов, количество и сроки поставки. В определенной позиции указывается вид заявки на материал.Вид заявки на материал определяет предназначение материала.Заявки бывают следующих видов:1 Обычная консигнация;2 Производство;3 Поставка третьему лицу;4 Перемещение запасов.В позициях, кроме идентификатора, может присутствовать краткое описание материала или группы материалов.

На данном этапе исполнитель, подготавливавший и оформлявший заявку на материал согласует её содержание с руководителем функционального отдела.Такое согласование может проводиться в помощью проставления реквизита "визы" в определенном месте бланка заявки.Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в таком случае исполнитель проводит повторную подготовку,оформление и согласование заявки на материал.

Данная стадия состоит из следующих этапов:1. Подготовка списка возможных поставщиков.2. Отправка запроса в соответствии с заявкой на материал.3. Выбор поставщиков.

На данном этапе,на основании полученной заявки на материал, сотрудник отдела закупок составляет список возможных поставщиков,состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество,и, возможно, новых,выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

Данная стадия состоит из следующих этапов:1. Организация или возобновление переписки или любого другого диалога с возможными поставщиками.2. Подготовка и оформление запроса, в соответствии с заявкой на материал.3. Регистрация отправки запросов возможным поставщикам.

В соответствии с данной заявкой на материал Отделом Закупок подготавливается запрос на материал, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку материала, идентификатор,  требуемое количество и сроки поставки которого указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с руководителем Отдела Закупок, и в случае необходимости,  в него вносятся корректировки.

Необходимо заполнить шаблон для Поставщика

Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на материал отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи.

На основании записей об отправке запроса (сделанных при его отправке) и информации из документов, подтверждающих его получение, делаются необходимые записи в регистрационных формах Odoo автоматически.

При подготовке заказа на материал, в его позициях должны быть указаны:1. Идентификационный номер заказа2. Дата отправления заказа.3. Идентификатор заказываемого материала или группы материалов4. Краткое описание заказываемого материала или группы материалов5. Выбранные условия поставки.Позиции определяются в соответствии с запросом на материал и выбранным предложением.

При оформлении заказа в нем в соответствующих позициях должно быть указано:1. Идентификационный номер заказа2. Дата отправления заказа3. Идентификатор заказываемого материала или группы материалов4. Краткое описание заказываемого материала или группы материалов5. Выбранные условия поставки.Оформленный заказ согласуется, и в случае обнаружения неточностей подготавливается и оформляется заново.

На выбор - обоюдно удобная форма. Естественно, приоритет на электронный вид из odoo.

При отправке заказа поставщику делается отметка в odoo (автоматически, если отправка была совершена из этой системы)

В соответствии с условиями поставки по договору, компания Заказчик принимает груз (материал) по мере поступления в установленном договором месте. Производится контроль фактически полученного груза.

После получения материала, работниками складского учета компании Заказчика проводится проверка соответствия характеристик, качества и комплектности полученного материала с заявленными Поставщиком и регистрируются обнаруженные отклонения.

В случае невыполнения Поставщиком отдельных условий и пунктов договора, или отклонений от них, повлекших убытки или иной урон Заказчику, в соответствии с договором, осуществляется процедура выставления претензии, в соответствии с зарегистрированными не выполнением условий договора или отклонениями от них.

Оказывается, Приемка и Оприходование - это разные понятия!После приёмки груза Заказчиком производится процедура оприходования материала. На данном этапе груз размещается на складах Заказчика и в карточку материала заносятся следующие данные:Идентификатор материала;Дата поставки и идентификационный номер договора, по которому была произведена закупка.Количество;Краткое описание материала;Цели закупки (Внутреннее или внешнее потребление).

На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на Закупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес - процесса.