ACUERDO N° 005

En el archivo central

Todas las entidades del Estado

Conformaran

Un archivo central Institucional

Responsable

Recibir

Organizar

Custodiar

Describir

Controlar y prestar el servicio de consulta de los documentos

En los archivos de gestión

Las diferentes dependencias de la entidad

Tabla de retención docuemntal

Cuadro de Clasificación Documental

En el Archivo General Territorial y en el Archivo Histórico

Compuesta por

Fondos documentales provenientes de los Archivos Centrales de las distintas entidades adscritas

Transferencia

De acuerdo con su jurisdiccional

Las entidades públicas

Deben garantizar

Adecuada disposición

Control de los documentos

Permitir su disponibilidad

Durante el tiempo de permanencia

Para

Tablas de Retención Documental

Tablas de Valoración Documental.

Principios de la ordenación documental en las entidades del estado

Principio de procedencia

Principio de orden original

Integridad de los fondos

Métodos de ordenación dependiendo del nivel

Ordenación de fondos

Determinada

Cuadro de Clasificación Documental

Métodos adoptados por cada entidad

Ordenación de secciones y subsecciones

Determinada

Cuadro de Clasificación Documental

Tabla de Retención Documental

Ordenación de series, subseries y asunto

Determinada

Cuadro de Clasificación Documental

Tabla de Retención Documental

Tabla de Valoración Documental

Ordenación a nivel de expedientes

Debe ser

Con un orden lógico y apropiado de
acuerdo con las características administrativas, legales, funcionales y técnicas de los documentos

Ordenación de tipos documentales

Determina

Principio de orden original