Cartilla de ordenación
Principio de orden
original
Los documentos no se producen
todos a la ves ellos se van produciendo
uno por uno. EL principio de procedencia
es el que permite saber quien produce los
documentos las unidades documentales.
Causas de la perdía del principio de orden original
Desconocimiento por parte de los empleados el funcionamiento de cada oficina.
Ausencia del manual de procedimiento
Desconocimiento del tramite para disposición física de los documentos.
Interrupción de los tramites
Incorrectas manera de ubicar los documentos
Agrupación de tipos documentales
Incorrectos procesos de la producción y distribución de los documentos
Falta de claridad de la diferencia de los documentos
Uso generalizado y sin ninguna reflexión de los distintos sistemas de ordenación
Organización de los archivos EN CARPETAS
Sistemas de ordenacion
La ordenación documental se debe de hacer partir
de las series documentales en los archivos se utilizan varios
sistemas de ordenación como son los numéricos(simples y cronológicos), alfabéticos(onomasticos,toponimicos y temáticos) mixtos y alfanuméricos
Sistema de ordenación numéricos:
Ordinal
Los documentos se organizan de manera
consecutiva, progresivamente obedeciendo
la numeración que los identifica.
EJEMPLO:
Cuenta interna: No 089786-2
Cuanta interna: No 089787-3
Cronológico
Consiste en organizar los documentos
uno tras otros en forma secuencial a la fecha
que ha sido creada teniendo el cuenta el año
el mes y al final del día
EJEMPLO:
2002,02,08
2002,03,01
Sistema de ordenación
alfabéticos: consiste en ordenar
los documentos de la A-Z
Onomásticos
Se utiliza para las series documentales
compuestas por expedientes que
permanecen abiertos por largo plazo como
son las historias laborales, historias clínicas.
EJEMPLO: Primer apellido, segundo apellido y nombre
CHAVEZ GUTIERREZ, Gladys
SOLIS ANACONA, Luis
Toponímico
Se ordena las series documentales
por nombre de lugares pais, departamento, municipio, localidad, barrio.
EJEMPLO: Se ordenan por departamentos
Amazonas
Arauca
Boyacá
Tematico
Se ordenas las series y subseries
documentales por el asunto o tema de
su contenido.
EJEMPLO:
Estadísticas
informes
informes a organismos de control
Sistemas de ordenacion mixtos
Alfanumerico
Se ordena la serie documental utilizando a la
vez alfabético y numérico cronológico.
EJEMPLO:
2000 ZUÑIGA MARTINEZ, Hugo
2001 LOPEZ CAMPO, Luisa
Ordinal Cronologico
Aplica a las series documentales
cuyas unidades documentales son
numéricas simples y la vez cronológicas.
EJEMPLO:
001 2002,01,31
002 2002, 01,31
La serie documental
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Series con unidades documentales complejas: e refiere a un conjunto de documentos que tienen un mismo origen, es decir, que responden a una misma función administrativa, tienen el mismo uso administrativo o están sujetos al mismo trámite. Además estos documentos, tienen características similares en lo que se refiere a su contenido
EJEMPLO: se ordena según el tramite que se le dio origen(según los manuales de procedimientos/ aunque coinciden con un orden cronológico lo importante es no descuidar su orden original.
Los contratos, las ordenes de pago, las historias laborales, las historias clínicas, las investigaciones disciplinarias, los procesos jurídicos, contravenciones, licencias de tránsito.
Series con unidades documentales simples: son series conformadas por unidades documentales simples donde cada una es independiente de las otras unidades documentales simples de las mismas series.
Pasos metodologicos
Análisis de las características formales de las unidades
documentales para comprobar su pertenencia a la
seri documental.
Selección del sistema de ordenación: Numérico Simple o numerico-cronologico que convengan de acuerdo con las características de la serie.
Aplicación del sistema de ordenación acordado
Almacenamiento de las series documentales en las adecuadas unidades de conservación.
foliación de los documentos en cada unidad de conservación
Identificación de cada una de las unidades de conservación
EJEMPLO: se ordenan por un sistema
numérico - Cronológico.
Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones, las actas de juntas, asambleas, comités.
RESOLUCION 01/1999
Subseries documentales
Es el conjunto de unidades documentales
que forman parte de una serie y se jerarquizan
e identifican de forma separada del conjunto
de la serie por los tipos documentales que varían
de acuerdo con el tramite de cada asunto
EJEMPLO: Contratos sub arrendamientos, obras publicas
FOLIACION: Las series constituyen agrupaciones de documentos que no pueden ni deben ser separados por cuanto responden a secuencias resultado de trámites ya sean de carácter administrativo o técnico, que deben ser respetados y controlados. Para asegurar la integridad de las series una vez almacenadas en las unidades de conservación adecuadas se procede a la foliación, la cual consiste en dar un número consecutivo desde 1 a todos los folios escritos de cada unidad de conservación
EL Expediente: es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia producido a medida que se desarrollan los tramites. Los expedientes se forman mediante la colocación sucesiva de cada uno de los documentos que se producen en el transcurso de los tramites.
Unidad Documental: La unidad documental es el orden dando a un conjunto de documentos que genera el ejercicio administrativo o jurídico de una persona natural o jurídica, publica o privada
Manuales de procedencia
Un manual de procedimientos es una guía con el propósito de establecer la secuencia de pasos para que una empresa, organización o área consiga realizar sus funciones.
Así como definir el orden, tiempo establecido, reglas o políticas y responsables de las actividades que serán desempeñadas.
Dónde comienza la ordenacion
La ordenación comienza
donde termina la clasificación es decir que
se aplica en las series documentales
Proceso de ordenación
Procesos de ordenacion
Los procesos de organizar son tres: CLasificacion, ordenacion y descripcion
n la vida cotidiana utilizamos los terminos ordenar y organizar seria lo mismo ya que si organizmos la cama y ordenamos la cama es lo mismo
pero en cuestiones de archivo es diferente a que primero devemos organizar los archivos para asi ordenarlos.
Clasificación: operación archivística que consiste
en el establecimiento de las categorías o grupos
que refleja las estructuras jurídicas
Ordenación: Operación archivística realizada dentro del
proceso de ORGANIZACION que consiste en establecer
secuencias naturales cronológicas o alfabéticas
organización: Proceso que mediante
las etapas de clasificación y ordenación.
HAsta donde llega la clsificacion
Este proceso empieza determinando la agrupación
documental mas grande que son los FONDOS
y finaliza determinando las pequeñas que son
las series documentales