Функционал "Помощник руководителя"

Работа осуществляется в "Контур Диадок", организации которые подключены:

ООО БЕМ

ООО Х10HI

ИП

Счета на оплату

Могут прийти

В КонтурДиадок

На почту

В личные сообщения от закупщиков

Проведение оплаты

Необходимо завести счета в следующие банки для оплаты руководителем счетов:

Проверяем оплачивали ранее выставленные счета от контрагента?

"Платежи и переводы"

В поле "контрагент" вбиваем ИНН контрагента

Работали с контрагентом ранее?

Да

Система показывает существующие платежки по этому контрагенту. Кликаем на в любой из них

Открывается платежный документ, нажимаем кнопку “Копировать”.

Проверяем:

Реквизиты

Наличие НДС

Нет

Необходимо проверить контрагента на долги, банкротства, арбитражные дела

Есть сомнения?

Да

Пишем в чат "Закупки" в Битрикс24

Уточняем у руководителя

Одобряет работу с контрагентом?

Да

Нет

Отказ в оплате и работе с данным контрагентом

Уведомляем в чате "Закупки" в Битрикс 24

Нет

Проводим оплату в банке СБЕР

"Платежи и переводы"

"Новый документ"

Вписываем:

ИНН получателя

Точную сумму платежа, включая копейки

Назначение платежа

"Главная"

“Распознать платеж”

В открывшемся окне выбираем платежку, которую нужно загрузить

Открывает окно загрузки с полями, которые автоматически заполнятся после полной загрузки документа

Чтобы ввести корректное название контрагента по ИНН, нажимаем на ссылку “Заменить”

Обязательно проверяем номер счета, БИК, сумму платежа, назначение платежа и ставим НДС

Нажимаем кнопку “Сохранить на подпись”

Уведомление руководителя о необходимости оплатить счет

Платеж срочный?

Да

Уведомляем руководителя сразу по шаблону

Производим контроль подписания и оплаты через банк

Руководитель оплатил счет?

Да

Пишем в чат "Закупки" в Битрикс 24 и направляем ПП

Нет

Напоминаем руководителю повторно

После успешной оплаты пишем в чат "Закупки" в Битрикс 24 и направляем ПП

Нет

Пишем руководителю шаблон сообщения в 16:30 каждый день

Вход в личный кабинет компании

В “Мое дело” необходимо заходить 2 раза в день: в 9:00 и 16:00

Вкладка: “Задачи и вопросы”

Обращения в работе

Задать вопрос или уточниться по задаче

Достаточно выбрать в списке обращений в работе, ту, по которой нужно задать вопрос или уточниться по задаче

Откроется чат, в котором можно задать вопрос, ответить или прислать дополнительные файлы

Информация получена

Создание нового обращения

В этой вкладке мы можем создать задачу для бухгалтера от “Моего дела”. Для компаний “Икс 10 Эйч Ай” и “Бем” есть интеграция с банком, поэтому Мое дело может создавать платежки и загружать их в банк Точка

Процесс описывается

В этой вкладке мы можем создать задачу для бухгалтера от “Моего дела”

Для создания новой задачи нажимаем на кнопку “+Задача”

Прописываем название задачи (например: “Сформировать платежку”) и максимально полное описание, если нужно, прикрепляем материалы

Вкладка “Отчеты, письма, требования”

Подписание документов

Для подписи документов подсоединяем к компьютеру нужную ЭЦП

Заходим во вкладку “Отчеты, письма, требования, КУДИР” — раздел “Электронная подпись”

В этот раздел бухгалтер от “Моего дела” загружает документы. Проверяем их

Документы верные?

Да

Подписываем

Нет

Не подписываем

Возвращаемся в раздел “Задачи и вопросы”

Находим открытую тему по этим документам и сообщаем об ошибке

Ждем когда исправят ошибку, и пришлют новый вариант

Раздел "Письма и требования"

Поиск нераспределенных операций

Раздел “Аналитика”, подраздел “Движение средств”

Находим в срочку “Статья не указана” и столбец нужного месяца

Нажимаем на сумму на пересечении

Открываются все операции, где ещё не указана статья расходов

По очереди выбираем операции из списка и кликаем на операцию

Поля заполнились автоматически?

Да

Нет

Знаем статью расходов?

Да

Кликаем на операцию и в выпадающем списке выбираем подходящую статью расходов

Нажимаем "сохранить"

Нет

Заходим в "Мой склад"

Меню “Закупки”

Вкладка “Заказы поставщикам”

Кнопка “Фильтр”

Выбираем нужную дату приёмки, выбираем нужный параметр в поле "Приёмка"

Нажимаем кнопку “Найти”

В выдаче находим нужную сумму

Переходим, в Adesc и находим нужную сумму

Внесение новой операции

Если операция происходит с использованием наличных, необходимо вносить её вручную

Раздел "Операции"

Приход или расход денег?

Приход

Нажимаем: “-Приход”

Расход

Нажимаем: “-Расход”

В открывшемся окне заполняем:

Сумму

В поле "Счет" указываем куда пришли деньги, например: "Наличные офис"

Указываем статью расходов

Выбираем контрагента

Вход в личный кабинет компании

Октаб (Интернет Магазин)

Графлаб (Академия)

Для контроля этикеток есть таблица "Расходники этикетки", вкладка "Сводные этикетки"

Каждую пятницу менеджер производства присылает сообщение со списком этикеток и их количеством

Действующие товары

Как менеджер производства рассчитывает нужное количество? Смотрит на столбец “F – Требуется нед”

В столбец “I” записывает количество близкое к “Требуется нед”, при этом кратное 500. Проставляет столько этикеток, чтобы в сумме получилось 25.000 штук. Этот список он и отправляет нам на согласование

Новинки

Информация о новинках поступает в чат “Ввод новинок”. В чате видно название и артикул. В таблице этикеток информация по новинкам не отображается, ЗАКАЗ НА НИХ МЕНЕДЖЕРОМ ПРОИЗВОДСТВА НЕ ДЕЛАЕТСЯ!

Для проверки продаж по новинкам заходим в Мой Склад

Выбираем меню “Товары”, вкладку “Товары и услуги”. Нажимаю на кнопку “Фильтр”

В поле "Артикул" вводим артикул товара из чата и нажимаем кнопку “Найти”. В результатах поиска нажимаем на название товара

Попадаем в карточку товара. Переключаемся на вкладку “История”. В разделе “Продажи” видим историю продаж по дням

Продаж более 70 шт в неделю?

Да

Пишем менеджеру производства информацию о товаре: артикул, название, кол-во продаж, просим заказать промышленные этикетки

Проводится работа со стороны менеджера производства, где он сам подбивает итоговое необходимое количество этикеток по действующим товарам и по новинке

Просим ИТ-специалистов добавить отображение информации по новинке в таблицу "Сводные этикетки"

Смотрим итоговое количество заказываемых этикеток

Количества этикеток хватает на неделю?

Да

Согласовываем итоговое количество

Менеджер производства отправляет все этикетки на заказ

Этикетки заказаны

Нет

Итоговое количество требуемых этикеток равно 25000 шт?

Да

Нет

Подбиваем количество остальных этикеток так, чтобы уместиться в лимит 25000 шт

Нет

Печатаем этикетки только на действующие товары

Приходит на почту х10менеджер

Важные

Счета

Закупщицы

Интеграции оплата

Закупщики

Акты сверки приходят закупщицам

ЭДО ответственный

С моего дела по БЕМ приходят уведомления

Ответственный Моего дела

Очень горящие

Доплатить

Закупщики

Мусор

Разный спам с предложениями

Выполнение задач в соответствии с теми вводными, что есть

При необходимости уточнить новые вводные

Работаем с сайтом otzyv-shop.ru

Создание нового заказа

Создаем заказ на новый сервис?

Да

В верхней панели находим кнопку “Меню” и наводим курсор на нее

Находим столбец “Отзывы и репутация” и нажимаем на “Заказ отзывов”

Открывается окно по поиску сервиса в котором нужно оставить отзыв. Мы находим по поиску то, что нужно

Находим, нажимаем кнопку “Заказать”, перебрасывает на страницу с заказом

В правой стороне заполняем все необходимые данные, в том числе ТЗ

Указываем сколько отзывов нужно и нажимаем кнопку "Заказать"

Новый заказ оформлен

Нет

В этом случае заказ на сервис можно повторить по шаблону предыудщего. Заходим в вкладку “заказы”

Находим последний заказ (проверяем что содержимое соответствует нашему запросу на данный момент) и нажимаем “Перезаказать”

Открывается окно с данными по созданию нового заказа, по шаблону предыдущего

Проверяем данные, нажимаем кнопку "Оформить заказ"

Новый заказ по шаблону старого оформлен

Отслеживание существующих заказов

Заходим в личный кабинет, нажимаем сверху вкладку "Главная", в левой панели будут вкладки, выбираем "Заказы"

С правой стороны указаны все заказы которые мы делали ранее и те, что находятся в работе на данный момент

Проваливаемся в заказ и видим детали ТЗ и статусы

Информация о статусе заказа получена

Модерация пришедших отзывов

Заходим в “Заказы”, ищем заказ который в статусе “В работе”

Далее мы проваливаемся в заказ и справа будут отображаться окна с уже написанными отзывами. Их количество может быть разным, зависимо от того, сколько выполнено в данный момент и сколько всего нужно

Строго проверяем отзыв на соответствие ТЗ

Отзыв соответствует ТЗ?

Да

Одобряем отзыв

Отзыв публикуется на сайте, для которого заказывали отзыв

Результатом работы прикладывают скриншот и мы убеждаемся что отзыв точно опубликован

Отзыв опубликован

Нет

Отклоняем отзыв

Ждем новый отзыв

Уточнить у Евгения

Прописываем:

Новую сумму платежа

Назначение платежа

Выбираем нужный кабинет

В верхней строке рядом с "настройками" указан подключенный кабинет на данный момент, нажимаем и меняем на нужный.

Работа в ЭДО делится на группы

Подписание документов

Для того, чтобы пользоваться сервисом необходимо использовать ЭЦП. Подсоединяем ЭЦП конкретной организации к USB-разъёму

УПД

Раздел “Документы”, подраздел “Входящие”.

Перед тем как подписать УПД на сырьё или расходники, нам нужно проверить, приняли ли поставку

Для этого заходим в Мой Склад, выбираем меню “Закупки”, вкладка “Заказы поставщикам”

Находим нужный заказ по названию контрагента, сумме и дате

Смотрим столбец "Принято"

В столбце значение указано 0?

Да

Это означает, что заказ не принят и подписывать УПД не нужно

Нет

Кликаем на номер заказа чтобы проверить приёмку

Открывается заказ поставщику. Во вкладке “Связанные документы” должен быть документ. Переключаемся на эту вкладку.

Выбираем карточку “Приёмка”. Переключаемся на вкладку “Позиции”

Открывается документ приёмки. Сравниваем с тем, что описано в УПД.

Возвращаемся в Контур Диадок, снова заходим в раздел “Документы”, подраздел “Входящие”. Находим документ, который мы проверили и проваливаемся в него

Открывается документ. Проверяем его финально и нажимаем кнопку “Подписать”.

В открывшемся окне нажимаем на ссылку “сегодня”, чтобы проставить сегодняшнюю дату. И нажимаем на кнопку “Подписать”

Акт-сверки

Раздел “Документы”, подраздел “Входящие”

Находим акт, который мы хотим подписать и проваливаемся в него

Есть ли задолженность перед нами?

Да

Пишем в чат закупок о проблеме

Они держат вопрос с непоставленными позициями на контроле

Подписываем

При следующей оплате учесть сумму и выставить счет за вычетом недоставленных товаров

Нет

Подписываем

Договора

Раздел “Документы”, подраздел “Входящие”

Находим договор, который нужно подписать и проваливаемся в него

Внимательно читаем договор, обращаем внимание на сроки поставки и условия оплаты (они должны нас устраивать)

ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ: Не больше недели для российских поставок и не более 3х недель для зарубежных поставок

Подписываем

Акт выполненных работ

Услуги оказаны?

Да

Подписываем

Нет

Проконтролировать выполнение услуги

Отчеты агентов (например: маркетплейсы)

Подписываем

Добавление контрагента

Принять приглашение

Раздел “Контрагенты”, подраздел “Приглашают вас”

Выбираем нужного контрагента и нажимаем кнопку “Принять приглашение”

Отправить приглашение

Раздел “Контрагенты”, подраздел “+Поиск и приглашение”

Вводим ИНН контрагента в поисковую строку и выбираем его

Нажимаем кнопку “Отправить приглашение”

Создание УПД

Процесс будет описываться позже

Просмотр уже добавленных контрагентов

У каждого сервиса свой ответственный, при возникновении спорной ситуации с оплатой, ответственные за сервисы пишут ответственному по Юкассе

Оплата пришла

Есть вопрос о возврате средств?

Да

Ответственный менеджер за сервис ставит задачу ответственному за Юкассу в Битрикс24 о возврате средств

Ответственный за Юкассу производит возврат средств в течение 5 дней с момента создания задачи

Заходим в Юкассу, раздел "Операции"

Подраздел "Платежи"

Находим этот заказ в списке операций

Указанная в задаче сумма к возврату совпадает с реальной оплатой клиента?

Да

Нажать стрелочку в правом верхнем углу заказа

В открывшемся окне заполняем сумму к возврату

На Юкассе хватает денег на возврат?

Да

Нажимаем кнопку “Подтвердить”

Делаем скриншот возврата

Прикрепляем к задаче в Битрикс 24 и закрепляем как результат. Завершаем задачу

Перенести карточку в стадию “Отмененный заказ (нет товара)”

В таблице “Актуальное для оператора” открываем вкладку “Вернуть деньги”

В столбце “H” проставляем статус “Вернули деньги”.

Нет

Открываем Озон Банк

В задаче на возврат средств копируем номер телефона клиента

Создать новый перевод по номеру телефона

Сверить имя клиента и получателя

Прописать сумму к возврату

Отправить перевод

Нет

Проверить другие операции, возможно, сумма заказа состоит из двух операций

После проверки сумма к возврату совпадает с реальной оплатой клиента?

Да

Если сумма заказа состоит из двух операций (такое бывает, если клиент оплатил одну сумму, а потом ему скинули ссылку на доплату) — возврат делаем по обеим операциям.

Нет

Нет

Работа с Юкассой не ведется

Оплата не пришла

Ответственный менеджер за сервис ставит задачу ответственному за Юкассу в Битрикс24 о неоплаченном заказе с просьбой провести проверку

Ответственный за Юкассу проводит проверку

Найти операцию по номеру заказа, дате и сумме платежа

Смотрим статус платежа “Оплачено” / “Не оплачено”

Написать в поставленной задаче к ответственному за Юкассу статус платежа и отметить как результат

Статус платежа "Оплачен"?

Да

Нет

Нажимаем "Сохранить"

Печать всех полученных счетов или складирование их электронно, зависимо от удобства

Выбираем НДС

После заполнения всех полей кнопка "Создать"

В открывшемся окне еще раз проверяем все реквизиты и настройки платежа

Все верно?

Да

Закрываем окно

Нет

Нажимаем кнопку "Изменить"

Меняем неправильные данные на корректные