Journée de conférence

Risques

Public

Aucun public

Trop de public, infrastructures pas suffisantes

Public peu intéressé (mal orienté)

Budget insuffisant

Dossier de partenariat bancal (absence de sponsors)

Demande de subventions hors délais

Demander des subventions aux entreprises avant décembre (clôture de leur bilan financier)

Mauvaise évaluation des frais

Problème technique (panne...)

Accident sur personne

Date mal choisie

Concurence

Météo

Indisponibilité des intervenants ou des étudiants

Date peu pertinante (conférences d'orientation après juin ou avant novembre)

Absence d'un ou plusieur intérvenant

Retard en cascade

Pas assez de bénévoles / bénévoles mal organisés

Possibilité d'annuler l'évènement ?

Remboursement ?

Enjeux

Visilité de la filière / de l'université

Converture médiatique

Communiqué de presse repris

Journalistes présents

Etudiant intéressés

Intervenants (potentiellement des acteurs du monde économique) ayant apprécié l'évènement

Orientation des étudiants

Pérénité de l'évènement ?

Seconde édition

Objectifs mesurables

Nombre d'inscris dans la formation dans les années suivantes

Questionnaire au moment de l'inscription (où avez vous entendu parler de la formation ?)

Fréquentation de la conférence

Investisseurs impliqués

Retour des intervenants

Retour des bénévoles (débrieffing)

Communication

Publicité auprès des étudiants

Distributions de flyer

Affiches

Interventions en cours

Publicité dans les médias

Journeaux locaux

TV locales

Publicité sur internet

Réseaux sociaux (FB, Twiter, G+, Lindlink, etc.)

Création de site web

Amphithéâtre de qualité

Vidéoprojecteur

Système d'enregistrement

Financement

Sponsors

Dossier de partenariat

Définir le thème

Définir le public visé

Définir la filière

Définir l'année d'étude

Ouvrir à un public large (thèmes génériques)

Définir l'équipe / intérvenants

Objectifs de fréquentation

Conférences en parralèlles

Conférences à la suite

Avant

Communication quotidienne par mail

Définir date et lieu

Choisir l'équipe / intérvenant

Organiser plusieurs réunions avant la conférence

Définir un planing des conférences

Prévoir des marges de manoeuvres

Déifnir un planing des bénévoles pour le jour J

Pendant

Accueillir les intervenants

Animer, assurer les transitions

Guider les étudiants

Buvette

Après

Communiqué de presse puis revue de presse

Débrieffing / remerciement

Faire une fiche projet dans l'éventualité d'une prochaine édition

Bénévoles / prestataire

Menu restauration

Impression d'affiche

Création de site web

Intervenants

Peut nécéssiter de les nourir / loger

Issu du milieu professionnel

Issu de monde de la recherche

Anciens étudiants

Sponsors / investisseurs

Public (université, ville, région...)

Privés (entreprises...)

L'équipe

Intégrer des enseignants ?

La promotion

Subdiviser en groupes de travail

Nommer des chefs d'équipes / responsables

Intégrer des BIATOS ?