ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL DE CALIDAD

Los documentos mencionados en la escala anterior deben estar incluidos en el manual de calidad, en otras palabras la totalidad del sistema de calidad debe estar documentada en el manual de calidad, que no tiene que ser un documento único, sino una compilación directa de todos los documentos y procedimientos del sistema de calidad . Sin embargo, la mayor parte de las organizaciones deciden tener un manual de calidad como un documento separado y editar los procedimientos de forma separada.

Contiene típicamente la política de calidad, y una breve descripción del sistema de calidad, indicando por lo menos lo que se está haciendo par cumplir los requisitos de la norma y haciendo referencia a los procedimientos del sistema de calidad. Debe incluir las exclusiones y la interrelación de los procesos necesarios par alcanzar la satisfacción del cliente.

Describen lo que se esta haciendo y por qué, por quién, dónde y cómo.

Que dirigen al personal en cada actividad y se desprenden de los procedimientos. Dichas instrucciones pueden ser requeridas para tareas, procesos u operaciones especificas.

Estos pueden incluir formatos específicos necesarios para preparar adecuadamente los registros, normas, códigos, instrumentos reguladores y estatutarios requeridos.

Determinar los tipos de documentos que deben existir en la organización para garantizar que los procesos se lleven a cabo bajo condiciones controladas.

Objetivo: Conocer la situación de la documentación en la organización comparando lo que existe con las necesidades determinadas en la etapa anterior.

Objetivo: Establecer todos los elementos generales necesarios para la elaboración del Sistema Documental.

Objetivo: elaborar, revisar y aprobar todos los documentos a cada nivel.

Objetivo: Poner en práctica lo establecido en los documentos elaborados

Objetivo: Mantener la adecuación del sistema a las necesidades de la organización a través de la mejora continua.

Establecer criterios que definan el propósito general del documento. Debe describir de manera clara el "Por que" y el "Que" del procedimiento o la instrucción de trabajo, centrándose en aquellos aspectos que lo hace único. Debe ser entendido y entendible por todos los involucrados en el mismo, como por todos los que manejan el documento.

Establecer el cubrimiento y propósito del documento. Debe indicar tanto las áreas como las situaciones donde el procedimiento o la instrucción de trabajo debe ser usado, además de hacer sus excepciones (es decir lo que excluye). Debe ser entendido y entendible tanto por los involucrados en el mismo, como por todos los que manejan el procedimiento o la instrucción de trabajo.

Debe indicarse la(s) posición(es), que tienen la responsabilidad de ejecutar las actividades descritas en el documento y los responsables por que se cumpla el mismo, se deberá mencionar solo cargos y nunca hacer referencia en forma personal.

Todos aquellos patrones, normas, estándares, especificaciones u otros documentos y procedimientos que le soportan y/o complementan. Normativas: Debe describir las condiciones especificas para el procedimiento o la instrucción de trabajo se pueda ejecutar. Aspectos de seguridad: Muestra los riesgos, las medidas y los implementos de seguridad que se deben considerar para la ejecución del documento. Materiales, Herramientas y equipos.

Describe en forma detallada y en el orden cronológico las actividades que deben llevarse a cabo para el aseguramiento de la calidad de los productos y/o servicios que se esperan obtener. Los procedimientos deben describir, con el grado de detalle requerido, para el control adecuado de las actividades que interesen, las responsabilidades, las autoridades y las interrelaciones del personal que administre, efectúe y verifique o revise el trabajo que afecte la calidad; cómo se deben efectuar las diferentes actividades, la documentación que se debe utilizar y los controles que se deben aplicar.

Debe indicar de una manera lógica, la secuencia como deben ser ejecutados los pasos, la posición que debe ejecutarlos y los registros que deben elaborarse para el aseguramiento de la calidad, de los productos y/o servicios que se esperan obtener con el procedimiento. Aplica sólo para los procedimientos.

Debe mencionar todos aquellos documentos, normas, libros, artículos, etc. que se usaron para elaborar el procedimiento o la instrucción de trabajo, y además los que deben usar durante la ejecución de los pasos. Esta referencia debe indicar tipo, serial, titulo, autor, edición y página sino que debe referirse a como y donde ubicarla. En los casos de difícil acceso a la misma, y que sea necesaria para la realización de algunos de los pasos descritos, debe proveerse una copia de la misma como un anexo del procedimiento.

Lista los números y nombres de los formularios, reportes y pantallas asociados al proceso que se utilizan para el monitoreo de las actividades y para la revisión y prueba necesarias para el asesoramiento de la calidad.

Refiere los términos y/o abreviaturas empleadas en el texto del documento.

http://cursossena.wikispaces.com/file/view/Estructura+y+Desarrollo+Documentacion+Sistema+de+Calidad.pdfhttp://www.adrformacion.com/cursos/auditor2/leccion2/tutorial2.html