Documentos electrónicos de archivo: una visión integradora
Conceptos basicos
Generalidades
Documentos tradicionales
Computadores y sistemas informáticos
Utilización del soporte papel
Crear, registrar y recuperar información
Conservación y autenticidad
TIC's
Sistemas de Gestión de documentos
Fácil manejo de información
El documento
Caracteristicas
Representativo
Escrito
Evidencia un hecho
Aplicación según la normatividad
El documento electrónico frente al documento tradicional
Diferencias
Alteración
Desmaterialización
Verificación de cambios en computadores
No existe la desmaterialización
No son materiales
Almacenamiento
Copias y originales
Primordial el original
No existe original
Copia fiel
Firmas responsables
Personalmente
Terceros (Administradores) Llaves de acceso
Perdurabilidad
Pautas de conservación del contenido
Inestabilidad y perdida de información
Migraciones periódicas
Autenticidad
Contenido veraz
Documento declarativo o constitutivo
Verídicos por instancias judiciales
Alteración del contenido
Mejor seguimiento
Grafotécnicas
Seguridad y conservación
Estabilidad
Vulnerabilidad
Medios de almacenamiento o formatos
Documento electronico
Contiene
Mensajes
Texto alfanumérico
Lenguaje convencional
Bits
Documento transmitido o procesado por maquina digital
Cruz Mundet
Caracteristicas
Contenido
Información
Contexto o metadatos
Descripción de la información
Estructura
Disposición y presentación lógica del documento
Ciclo de vida
Fase de diseño
Fiabilidad Autenticidad Accesibilidad Descripción Selección
Fase de utilización
Interconexión Interrelación Transferencia
Fase de conservación
Renovación Migración
Tipos o formas de producción
Generado en medios informáticos por transformación a microforma
Verificación con el soporte físico
Generado y ubicado solo en soporte electronico
Generar autenticidad de la información
Composición
Datos registrados
Grabados en el documento
Contenido
Información convertido a Bits
Soporte
Reproducción auténtica
¿Cual es el original?
Legislación
Copia fiel
No hay un consenso
No existe un original
Todas son copias
Siempre es original
Significado de la autenticidad
Principal preocupación de la Archivistica
Garantizando la seguridad y la conservación
Caracteristicas
Control de identidad
Integridad del mensaje
Libre de corrupción
No repudio
Dispositivos de seguridad
Firmas electrónicas y digitales
Permitido mayor seguridad de la información
Criptografía
Codificación del texto
Biometria
Accesos no autorizados
Documentos auténticos y fehacientes
Autenticidad
Mérito probatorio
Coincidente con la realidad del acto
Fehaciente
Auténticos hasta que se pruebe lo contrario
Autenticidad y copia
Autentica copia
Físico
Fiel del original
Electrónica
Copia autentica
Tipos de autenticación
Funcionario de fe
Productor de los documentos
Ingenieros de sistema
Archivista
Documentos electrónicos sufren cambios
Problemas internos
Fallas en el programas informáticos
Perdida de información
Mal funcionamiento de equipos
Caída de la red
Problemas externos
Virus en la red
Condiciones ambientales
Borro accidental de información
Capacidad probatoria
Firma digital
Conjunto de caracteres
Autenticidad
Integridad
Clave secreta y una pública
Firma electrónica
Involucra aplicación
Elementos tecnológicos y de seguridad
La producción de los documentos electronico
desarrollo tecnico de la valoracion de los documentos de archivo
La valoracion documental
los dos tiipos de archivos
se deben ver de manera integral
en una organizacion
Subtopic
seleccion documental en peru 1985
proceso archivistico que consiste en identificar analizar y evaluar todas las series documentales de una entidad
uno de los procesos mas
comprometidos y riesgosos
selección electrónica:
demanda que los archivistas se situen a la cabeza de la gestion de la informacion
archivos fisicos
se siguen creando pero
con la facilidad de los
documentos electronicos
valoracion o seleccion documental
términos que ha pesar de los tiempos se han discutido
valoracion docuental, termino impuesto en los ultimos tiempos por razones fundamentales
valoración para
la selección documental
expurgo
evaluacion
descarte
Leyes
Evolución de la Tecnología Informática en la producción de Documentos
Manuales
Producción de documentos en la actividad privada
Aplicación de los documentos Electrónicos en las tramitaciones en la Administración Pública
Documentos reguladores o formales en la Aedministración pública
Resoluciones
Entidades Públicas
Rendición de cuentas
Informes a entidades de control
Auditorías Externas
SIRECI
Documento electrónico
Subtopic
Producción de documentos Electrónicos en las entidades Públicas