Generar criterios de evaluación

Política de adquisición

Documentar las políticas y las principales actividades del gobierno central del Reino Unido y documentar la interacción del estado con los ciudadanos y el medioambiente

Política de descarte

Fijar el destino de los documentos de valor de custodia por largos periodos, y que conviene derivarlos a otros archivos fuera del Archivo Nacional.

REFERENCIA: Schenkolewski-Kroll, S. (2009). Macro evaluación de documento. Anuario Escuela de Archivología, (1), 076-109.

PRESENTADO POR: Laura León

MACROEVALUACIÓN

Teoría y práctica archivistica que permite seleccionar material de archivo partiendo de las funciones y relaciones internas y externas.

PRINCIPALES EXPONENTES

Hans Boons

Alemania Occidental

La macroevaluación se centra en los valores sociales.

ARCHIVO TOTAL

Creación de documentos

Macro funciones

Funciones

Sub-funciones

Estructuras

Oficina de programas

Acciones

Transacciones

Interacciones con clientes

Sistemas de documentos

Técnicas de registro

CASOS

CANADÁ

Necesidad de cambiar los viejos enfoques del contenido de los documentos.

Guardar una versión exacta de la sociedad canadiense identificando la documentación que muestra la interacción.

Sociedad

Instituciones gubernamentales

Forma estructural y concretización de sus programas.

Ciudadanos

PROPÓSITO

Identificar la interacción de los programas oficiales, la estructura gubernamental y los
ciudadanos aislados o asociados para eligir
los documentos de ese plano para conservarlos a perpetuidad.

MYDPs

Establecer reglas para los documentos activos que deben descartarse y cuales archivarse, además de la fijación de fechas de traslado al Archivo Nacional así como las
condiciones de mantenimientos para materiales especiales como documentos
electrónicos.

PAÍSES BAJOS

Necesidad de solucionar el problema de la acumulación de documentos y su evaluación.

Creación de un proyecto de implementación del nuevo período de transferencia

FACTORES

Volumen documental

Nueva legislación

Decadencia en la calidad de la gestión de documentos

Reorganización de los procedimientos

Nuevas tecnologías
de la información

PIVOT

Reducir el tiempo que la documentación
creada en un ente oficial queda sin decidirse si se fija un período de retención o
si se la conserva a perpetuidad.

El proyecto reducirá el 95% de volumen de los archivos y solo una minoría de los documentos de gobierno se conserva a perpetuidad.

REINO UNIDO

Prestación de servicios al público
(investigadores) y permitir el acceso a documentos conservados a perpetuidad.

OBJETIVO

AUSTRALIA

Se evalúa cada ente por separado y se da prioridad a las necesidades del ente y no a la interacción con la sociedad.

OBJETIVO

Balancear la macro-evaluación con la evaluación funcional de la gestión de documentos.

METODOLOGÍA

investigación del significado comparativo de las funciones de gobierno.

Aprobación y/o reajuste de los resultados de investigación consultando a clientes y público.

ESTADOS UNIDOS

Abogar por la documentación de la sociedad, siendo el archivero miembro de un equipo de especialistas que cooperan en un proceso multidisciplinario.

Evaluar los documentos de acuerdo con su valor

Administrativo

Jurídico

Investigación

EXPONENTE

Helen Samuels

Los documentos son parte de un todo que debe examinarse no sólo desde el prisma del contexto institucional sino en el contexto y las relaciones inter institucionales

Ian Wilson

Canadá

La macroevaluación como valoración de acuerdo al contexto social de producción y uso de la información.