Nómina

En contabilidad, la nómina son los pagos quincenales o mensuales que el empleador realiza a los trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo.

Estos pagos comprenden salario, comisiones, horas extra, recargos, prestaciones sociales, vacaciones, auxilios, entre otros conceptos.

El salario es la contraprestación que debe recibir un trabajador vinculado mediante contrato de trabajo, a cambio de poner su capacidad operativa y/o intelectual al servicio de un empleador.

El salario puede ser otorgado a los trabajadores bajo distintas modalidades, para lo que debe partirse siempre de una base mínima dispuesta por el Gobierno nacional, esto es, del salario mínimo mensual legal vigente –smmlv–, que debe ser actualizado cada año.

Se encuentra regulado a través del artículo 145 del Código Sustantivo del Trabajo –CST–.

Se define como aquel monto mínimo al que todo trabajador tiene derecho para sufragar sus necesidades y las de su familia.

Esta modalidad representa el valor mínimo que todo empleador debe reconocer a un trabajador dependiente que cumpla con la jornada máxima laboral vigente en Colombia (8 horas diarias y 48 a la semana).

El smmlv debe ser decretado por el Gobierno nacional cada año.

salario minimo 2021

$908.526 en 2021

un día de trabajo vale $30.284

Se encuentra estipulado a través del artículo 132 del CST. Se conforma por un factor salarial equivalente a diez (10) smmlv que constituyen el 70 % del total de la remuneración, más uno prestacional de tres (3) smmlv que equivalen al 30 % de la misma.

El factor salarial comprende el valor que debe utilizarse como base para la liquidación de aportes al sistema de seguridad social, parafiscales, vacaciones, licencias e incapacidades.

Por su parte, el factor prestacional comprende el pago de prima de servicios, cesantías e intereses a las cesantías.

El salario integral para los colombianos en 2021 será de $11.810. 838. Este monto lo compone la suma de 10 salarios mínimos legales vigente y un 30% de carga prestacional de tres salarios.

Esta modalidad de salario constituye toda retribución material distinta al dinero que recibe el trabajador como parte de su remuneración salarial y contraprestación directa del servicio. Se encuentra regulada a través del artículo 129 del CST.

Este salario debe ser pactado de la siguiente manera:

1 smmlv

Más de 1 smmlv

Hasta el 30 %

Hasta el 50 %

Porcentaje máximo de salario en especie

El salario variable no está predeterminado en un monto fijo respecto a los períodos de tiempo laborados, ya que cambia según los criterios acordados en el contrato de trabajo; generalmente, depende del alcance de objetivos o cumplimiento de metas por parte de los trabajadores.

El salario a destajo se encuentra previsto en el artículo 132 del CST. Es una modalidad de salario variable, que consiste en pagar al trabajador una cantidad fija por cada unidad de trabajo terminado, indistintamente del tiempo que emplee para culminar su labor.

Además de la remuneración salarial fija que percibe el trabajador de manera quincenal o mensual, pueden presentarse a lo largo de la relación laboral determinados pagos por la prestación de servicios fuera de la jornada laboral o en días de descanso obligatorio, como son los domingos y festivos.

Dichos pagos se denominan horas extra o trabajo suplementario y recargos dominicales o festivos, los cuales constituyen salario y deben remunerarse bajo los porcentajes que presentamos a continuación:

Recargos y horas extra

Nocturno

Dominical o festivo

Hora extra diurna

Hora dominical o festiva nocturna

Hora extra diurna dominical o festiva

Hora extra nocturna dominical o festiva

Porcentaje

35 %

75 %

25 %

110 % (75 % + 35 %)

100 % (75 % + 25 %)

150 % (75 % + 75 %)

A propósito, deben tenerse en cuenta lo siguientes conceptos:

Recargos: son los valores reconocidos al trabajador que labora en jornada nocturna (desde las 9:00 p. m. hasta las 6:00 a. m.) o en días que en términos generales no son laborables, como los domingos y festivos.

Asimismo, existen otros pagos que constituyen salario según lo previsto en el artículo 127 del CST, como son las primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, porcentajes sobre ventas y comisiones.

Horas extra: son aquellas que se deben reconocer al trabajador cuando exceda de la jornada máxima legal (8 horas diarias y 48 a la semana) o la pactada con el empleador.

El auxilio de transporte es una prestación económica que tiene la finalidad de subsidiar parte del costo de la movilización del trabajador desde su hogar hasta el lugar de trabajo.

Este auxilio no constituye salario, debido a que no se concibe como ingreso para el trabajador, razón por la que no se incluye para el cálculo de aportes a seguridad social, vacaciones, parafiscales y otros conceptos; no obstante, debe tenerse en cuenta para la liquidación de prestaciones sociales (prima de servicios, cesantías e intereses a las cesantías).

El auxilio de transporte puede encuadrarse en dos categorías: auxilio de transporte legal y extralegal.

El Decreto 1785 de 2020 expedido por el Ministerio de Trabajo que contempla que el nuevo Salario Mínimo Legal Vigente para el año 2021 será de $908.526; de igual forma el Decreto 1786 de 2020 que establece que el auxilio de transporte será de $106.454.

Todo empleador tiene la obligación de realizar, en conjunto y a favor de sus trabajadores dependientes, desde el inicio y durante la vigencia de la relación laboral, aportes al sistema de seguridad social integral, esto es, salud, pensión y riesgos laborales, aplicando los siguientes porcentajes:

Aporte

Salud

Pensión

Riesgos laborales

Porcentaje total

12,5 %

16 %

0,522 %
(Nivel de riesgo I)

Aporte del trabajador

4 %

4 %

No aplica

Aporte del empleador

8,5 %

12 %

0,522 %

Nota: el artículo 114 del ET establece una exoneración de aportes al sistema general de salud y aportes parafiscales para aquellos empleadores personas naturales o jurídicas que tengan a su cargo trabajadores con una remuneración salarial individual inferior a diez (10) smmlv.

El sistema de seguridad social en salud –SG-SSS– es aquel a través del cual se brindan las condiciones para la atención en salud a los habitantes del territorio nacional.

De acuerdo con el artículo 204 de la Ley 100 de 1993, modificado por el artículo 10 de la Ley 1122 de 2007, el valor total de aportes al régimen contributivo en salud es del 12,5 % del ingreso base de cotización –IBC–.

El sistema general de pensiones, regulado por la Ley 100 de 1993, tiene como finalidad garantizar a la población una protección contra las contingencias derivadas de la vejez, invalidez o la muerte, a través del reconocimiento de una pensión y determinadas prestaciones consagradas en la ley.

Este sistema se encuentra conformado por dos regímenes, denominados régimen de prima media con prestación definida –RPM– y régimen de ahorro individual con solidaridad –RAIS–

Este aporte se encuentra a cargo, únicamente, del empleador, es decir que no debe realizar ningún descuento al salario del trabajador. La administradora de riesgos laborales –ARL– debe ser elegida por el empleador.

En el siguiente video podrás escuchar de primera mano a la abogada Natalia Jaimes Lúquez, quien explica en qué consiste la afiliación a la ARL y cuáles son las clases de riesgo para hacer la cotización:

La afiliación y pago de aportes a este sistema es obligatorio, so pena de que el empleador deba responder por el pago de todos los gastos médicos y las respectivas indemnizaciones en el evento en que un trabajador sufra un accidente de origen laboral.

Nivel de riesgo

I

II

III

IV

V

Porcentaje de cotización

0,522 %

1,044 %

2,436 %

4,350 %

6,960 %

Actividad

Sector financiero, trabajos de oficina, administrativos, centros educativos, restaurantes, etc.

Procesos de manufactura como fabricación de tapetes, tejidos, confecciones, flores artificiales, almacenes por departamentos, labores agrícolas, entre otros.

Procesos de manufactura como fabricación de agujas, alcohol y artículos de cuero.

Procesos de manufactura como fabricación de aceites, cerveza, vidrios, procesos de galvanización, transporte y servicios de vigilancia privada.

Manejo de arenas, asbestos, bomberos, explosivos, construcción y explotación petrolera.

El Fondo de Solidaridad Pensional –FSP– es una cuenta de la nación en la que se recauda un porcentaje determinado del salario del trabajador, siempre que cumpla con la condición para encontrarse obligado a realizar este aporte.

Esto con el objeto de contribuir a cierto grupo de personas que no cuentan con acceso a los beneficios de pensión, sea por sus características o porque sus ingresos mensuales son inferiores a un (1) smmlv.

El artículo 27 de la Ley 100 de 1993 señala los porcentajes que deben aportar dichos trabajadores, dependiendo del monto de su salario mensual.

Salario

Entre 4 y 16 smmlv

Entre 16 y 17 smmlv

Entre 17 y 18 smmlv

Entre 18 y 19 smmlv

Entre 19 y 20 smmlv

Superior a 20 smmlv

Porcentaje

1,0 %

1,2 %

1,4 %

1,6 %

1,8 %

2,0 %

Los aportes parafiscales son contribuciones obligatorias por parte de los empleadores a las cajas de compensación familiar –CCF–, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar –ICBF– y al Servicio Nacional de Aprendizaje –Sena–.

El monto de estos aportes corresponde al 9 % del costo mensual de la nómina, y se divide en los siguientes porcentajes, según la institución a la que se encuentre dirigida la contribución:

Concepto

CCF

ICBF

Sena

Porcentaje

4 %

3 %

2 %

Las prestaciones sociales son los pagos adicionales, aparte del salario, que el trabajador recibe en determinadas épocas del año, y que, a su vez, le representan beneficios.

Prima de servicios

La prima de servicios es una prestación social que debe ser otorgada por los empleadores a los trabajadores como una compensación, dados los beneficios que generan en la prestación del servicio, y como un reconocimiento del valor social y económico que representa el trabajo.

El artículo 306 del CST establece que la prima de servicios comprende dos períodos de pago, a saber:

Primer período: comprendido entre el 1 de enero y el 30 de junio de cada año. Esto supone que el empleador tiene plazo hasta esta última fecha para realizar el pago de esta prestación.

Segundo período: el comprendido entre el 1 de julio y el 20 de diciembre. Esto supone, también, que el empleador debe realizar el pago máximo hasta esta última fecha.

La liquidación de la prima de servicios debe realizarse por el semestre laborado (6 meses o 180 días) o proporcionalmente al tiempo trabajado, mediante el uso de las siguientes fórmulas:

Por semestre laborado:

Salario x 6 meses/12 meses o

Salario x 180 días/360

Cesantías

Las cesantías son una prestación social que constituyen un ahorro para el trabajador, de tal manera que si queda desempleado pueda contar con un dinero que contribuya a cubrir sus necesidades básicas, mientras es nuevamente vinculado a una empresa.

A su vez, las cesantías también son un ahorro que el trabajador podrá invertir en el pago de sus estudios, los de su cónyuge o los de sus hijos. De igual manera, podrá emplearlas cuando desee comprar o mejorar su vivienda o la de su cónyuge o compañero(a) permanente.

El Ministerio del Trabajo reguló, recientemente, algunas de las disposiciones respecto a dichos eventos, a través del Decreto 1562 de 2019; lo siguiente fue lo comentado respecto al retiro para la financiación de vivienda

El empleador se encuentra obligado a pagar o consignar esta prestación social a los trabajadores cada año. Al respecto, cabe recordar que el monto de las cesantías es equivalente a un mes de salario por cada año de servicios o de manera proporcional por fracción de año trabajado.

Nota: el artículo 7 de la Ley 1 de 1963 establece que el valor del auxilio de transporte debe ser incluido para la liquidación de las prestaciones sociales.

Las cesantías deben liquidarse mediante las siguientes fórmulas:

Salario mensual x días trabajados/360 o
Salario mensual x meses trabajados/12

Intereses a las cesantías

Los intereses a las cesantías se encuentran regulados a través del artículo 1 de la Ley 52 de 1975 y el Decreto Reglamentario 116 de 1976.

Por medio de estas normas se establece que deberán pagarse los intereses sobre las cesantías, equivalentes al 12 % anual sobre los saldos que posea el trabajador a su favor por concepto de cesantías, a más tardar el 31 enero del siguiente año, o en la fecha de retiro del trabajador en caso de que este evento ocurra primero.

La fórmula para calcular el interés a las cesantías es:

Valor de las cesantías x días laborados x 12 % (o 0,12)/360 o

Valor de las cesantías x meses laborados x 12 % (o 0,12)/12

Dotación

Los empleadores se encuentran en la obligación de suministrar a sus trabajadores que devenguen como remuneración salarial un monto igual o inferior a dos (2) smmlv un vestido de labor y un par de zapatos cada cuatro (4) meses, tres (3) veces al año y en determinadas fechas, según lo establece el artículo 230 del CST. Esta entrega se realiza de manera gratuita.

Las vacaciones son un descanso obligatorio remunerado de 15 días hábiles, al cual tiene derecho todo trabajador después de que haya cumplido un año de labor ante el mismo empleador, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 186 del CST.

La fórmula establecida para calcular dicha remuneración es la siguiente:

Salario x número de días trabajados/720

Las licencias de trabajo son los permisos que debe otorgar el empleador al trabajador para que se ausente por determinado tiempo de sus funciones. Estas licencias se dividen en reglamentarias y no reglamentarias:

Reglamentarias: son aquellos permisos regulados por la ley, no negociables y de obligatorio otorgamiento cuando el trabajador los solicita.

No reglamentarias: son los permisos otorgados por el libre albedrío del empleador, y pueden ser o no remunerados.

Durante la vigencia de la relación laboral pueden presentarse circunstancias que afecten la salud del trabajador, como enfermedades o accidentes que, dependiendo de las condiciones en que se generen, pueden tener un origen común o laboral.

Incapacidad de origen común

Una incapacidad de origen común es aquella contingencia que se presenta fuera del ámbito laboral.

Esta debe ser asumida, según su tiempo de duración, por diferentes actores del sistema de seguridad social y en distintos porcentajes (ver artículo 277 del CST)

Incapacidad de origen laboral

Una incapacidad de origen laboral es aquella que se presenta a causa de una enfermedad o accidente derivados de las actividades laborales

El pago de este tipo de incapacidad debe ser asumida por la administradora de riesgos laborales –ARL– en la que se encuentre afiliado el trabajador, sobre el 100 % del salario devengado.

La planilla integrada de liquidación de aportes –Pila– es un mecanismo virtual por medio del cual los empleadores, personas naturales o jurídicas, deben realizar el pago de aportes a seguridad social (salud, pensión, riegos laborales y fondo de solidaridad pensional) y de las obligaciones parafiscales (caja de compensación familiar, Sena e ICBF) de sus trabajadores.

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