RESOLUCIÓN 839 DE 2017
CAPÍTULO I
OBJETO
Establecer
Manejo, custodia, tiempos de retención, conservación y disposición final de los expedientes de HC.
Reglamentar
Procedimiento de las entidades de SGSSS para el manejo de estas en caso de liquidación.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Aplica a todas las entidades que integran el SGSSS.
CAPÍTULO II
RETENCIÓN Y TIEMPOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL DEL ESPEDIENTEDE LA HC
Por el responsable
15 años: a partir de la fecha última de atención.
5 primeros años: ARCHIVO DE GESTIÓN.
10 años siguientes: ARCHIV CENTRAL.
Se duplica el tiempo por violaciones de derechos o infracciones graves.
DISPOSICIÓN FINAL DEL EXPEDIENTE DE HC
Procederá por el responsable de su custodia en las siguientes condiciones
Que se haya cumplido el tiempo de retención y conservación.
Que se adelante el procedimiento de publicación
Que se adelante la valoración correspondiente, determinación de la HC a eliminar, posee o no valor secundario.
PROCEDIMIENTO DE ELIMINACIÓN DE HC
LAS ENTIDADES PÚBLICAS
Procedimiento contemplado acuerdo 004 de 2013 por CDAGN
LAS ENTIDADES PRIVADAS
"ACTA DE ELIMINACIÓN" con fecha y número de expedientes a eliminar, anexar análisis, valor secundario de la HC.
Inventario documental, FUID publicar en medio de amplia difusión o página de internet.
La eliminación de HC debe ser respaldada en las tablas de retención o tablas de valoración documental.
LOS PROFESIONALES INDEPENDIENTES
"ACTA DE ELIMINACIÓN" con fecha y número de expedientes a eliminar, anexar análisis, valor secundario de la HC.
Inventario documental, FUID publicar en medio de amplia difusión o página de internet.
ENTIDADES EN LIQUIDACIÓN O A LIQUIDAR Y OTRAS ENTIDADES
"ACTA DE ELIMINACIÓN" con fecha y número de expedientes a eliminar, anexar análisis, valor secundario de la HC.
Inventario documental, FUID publicar en medio de amplia difusión o página de internet.
La eliminación de HC debe ser respaldada en las tablas de retención o tablas de valoración documental.
Entidades que no dispongan de tablas deberán elaborarlas, aprobarlas y obtener convalidación.
CAPÍTULO III
MANEJO DE EXPEDIENTES DE LAS HC CON EL PROCESO DE LIQUIDACIÓN DE UNA ENTIDAD O ANTE EL CIERRE DEFINITIVO DEL SEVICIO
Deberán entregarlas a los respectivos usuarios, representantes legales o apoderados de aquellos, antes del cierre de liquidación dejando constancia.
EXPEDIENTES DE HC DE PERSONAS SIN AFILIACIÓN
Éstas serán entregadas a la entidad departamental o distrital de domicilio y sede donde se les haya prestado el servicio por parte de la entidad liquidada o en liquidación.
EXPEDIENTES DE HC EN CUSTODIA DE PROFESIONALES INDEPENDIENTES QUE FALLEZCAN
Cuando esto suceda, sus herederos entregarán HC a la entidad departamental o distrital de salud donde venían sus servicios al momento de su fallecimiento.
MANEJO DE HC POR PARTDE LA ENTIDAD DISTRITAL O DEPARTAMENTAL DE SALUD PARA LOS DOS ARTÍCULOS ANTERIORES
Adelantar procedimiento establecido en el inciso 2 del artículo 6 de la persente resolución.
CONTINUIDAD ENLA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD
Deberá recibir las HC dela entidad de liquidación, en el estado en que se encuentren, custodiarlas y llevar a cabo procesos de gestión documental que requiera.
CAPÍTULO IV
PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
El uso, manejo, recolección y disposición final de las HC, protección de los datos personales; Ley 1581 de 2012.
NORMATIVA APLICABLE EN CASO DE PERSONAS NATURALES O JURÍDICAS QUE CUSTODIAN Y MANEJAN HC.
Las personas naturales o jurídicas que pase a no tener la calidad de prestadores de salud, se sujetaran a lo dispuesto en la presente resolución.
SANCIONES
Los prestadores y demás que incumplan lo establecido en esta resolución, sanciones aplicables con las disposiciones legales vigentes.
VIGENCIA Y DEROGATORIAS
La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y modifica en lo pertinente la Resolución 1995 de 1999.