Antes de la ejecución del conteo físico, debe realizarse la planeación del inventario, con el objeto de obviar dificultades que puedan incidir en la exactitud de los resultados obtenidos. Las dificultades comprenden, entre otras cosas, la posibilidad de: • Excluir mercancías. • Incluir mercancías en consignación, • Excluir mercancías en tránsito, • Contabilizar varias veces algunas mercancías. • Incurrir en errores cuantitativos.
1. Dividir el personal en grupos de dos personas bajo la coordinación de un supervisor por grupo. En Cada grupo, una persona cuenta las mercancías por referencia y dicta los resultados al otro miembro del equipo. Esta persona recibe la información, la cual registra en la hoja del inventario por descripción y cantidades y firma la hoja
Cualquier diferencia entre las hojas de inventario del primer y segundo conteo deberá ser verificada por el supervisor. Ahora, independientemente de que el conteo sea único o doble, su exactitud debe comprobarse mediante reconteos por muestreo aleatorio que realiza el supervisor en hojas de reconteo
Otra labor de importancia es la de preparar los listados de existencias a la fecha de corte que figuren en libros, tanto contables como de control de inventarios, los cuales deben coincidir adecuadamente. - Asegurarse que se encuentren registrados en libros todas las operaciones que afectan directa e indirectamente el inventario
. RECURSO HUMANO - Se deben designar las personas que van a participar en el proceso de inventario, dentro de los cuales debe participar como mínimo un funcionario del departamento de contabilidad, uno de la gerencia de producción y uno del área administrativa a cargo del control y custodia de los bienes del ente económico, entre otros (personal de conteo, anotadores, coordinadores, jefe de inventario, etc.) conformando como mínimo dos grupos de conteo para la toma física
Prevenir posibles interrupciones del personal que va a participar en el proceso de inventario, de tal manera que no haya conflicto en el desempeño de las actividades propias de sus cargos dentro de la empresa, planificando previamente para que permita dedicación exclusiva a la realización del inventario, dando mayor agilidad al proceso. Debe prohibirse para esta actividad el uso de teléfonos celulares, no pasar llamadas, ni dejar utilizar elementos electrónicos que distraigan al personal de sus labores,
AREA A INVENTARIAR - Ordenar previa y adecuadamente las existencias para facilitar un efectivo conteo. En la medida de lo posible, de tal manera que se encuentren en un solo sitio cada bien y no disperso por varios sitios. Esta actividad es sumamente importante, ya que del alistamiento depende la efectividad y menor tiempo en dicha actividad. o Los ítems a inventariar deberán previamente, clasificarse e identificarse claramente, mediante la colocación de etiquetas o por cualquier otro medio apropiado que permita su identificación
. PAPELERIA - Preparar planillas de toma física de inventario adecuadas, las cuales deben contener información básica, como por ejemplo; fecha en que se está practicando la toma de inventario, ubicación, participantes de la toma física, etc. - Dentro del cuerpo de la planilla se debe incluir campos que permitan identificar plenamente los bienes, dentro de los cuales podemos mencionar, según aplique para cada tipo de bien: Número de plaqueta o rótulo, código del producto, descripción del bien, estado del bien, etc. - Las planillas de toma física de inventario no deben incluir cantidades ni valores que se encuentran registrados en libros; se deja en blanco el espacio correspondiente a la cantidad, casilla dentro de la cual se debe registrar las cantidades en existencia al momento de la toma física
FUNCIONES GENERALES DE LOS PARTICIPANTES Por regla general y como medida de control interno, los funcionarios que participen en la toma física de inventario no deben ser los mismos que tienen bajo su custodia los inventarios ni el control documental sobre los mismos. Se recomienda conformar como mínimo dos grupos compuesto por una persona de conteo, un anotador y un coordinador y, el jefe de inventario, con las siguientes funciones generales: o Personal de Conteo:
Constatar que el bien posea rótulo que los identifique, dictar al anotador el número del rótulo y las demás características o información básica que identifican al bien (según aplique, descripción genérica del bien, código que los identifica, estado del bien, etc.) y, finalmente, adherir cerca del rótulo un stiker con la fecha de la verificación. Si el bien no posee rótulo, proceder a indagar para identificarlo y asignárselo.
. CONTEO FISICO - INVENTARIO - Durante la toma física se debe evitar a toda costa, el movimiento de entradas y salidas de productos, labor que debe coordinarse previamente (Ventas, Compras, Remisiones, etc.). • Es aconsejable que se practiquen dos conteos y las verificaciones pertinentes en caso de que surjan diferencias. • Debe haber una adecuada y directa supervisión a los encargados de efectuar el conteo para garantizar su efectividad y el estricto cumplimiento de las instrucciones impartidas
• El anotador por su parte, verifica que aparezca registrado el bien y traslada a la planilla el número de plaqueta o rótulo, anota en esta misma la información que no aparezca en los listados o que sea errada (marca, modelo, número de serie, descripción, etc.) y toma nota del estado del bien haciendo las observaciones que estime convenientes. Si el bien no figura, procede a relacionarlo en la planilla diligenciando todas y cada una de las casillas plasmando toda la información inherente, según aplique al tipo de bien.
Si hay lugar a correcciones en las planillas por su mal diligenciamiento, el coordinador es la única persona autorizada para anular el registro y convalidarlo correctamente en la línea siguiente o al final de la misma o en planilla separada destinada para tal fin.
• El coordinador procede a cotejar el resultado de los dos conteos y en caso de presentarse diferencias, hace las verificaciones del caso personalmente en compañía de alguno de los participantes. • A criterio del coordinador, puede efectuar las pruebas que estime convenientes para garantizar la veracidad del proceso. • Finalmente, los coordinadores consolidan la información y entregan las planillas al Jefe de Inventario
7. PROCEDIMIENTO FINAL – POST- INVENTARIO Como parte del procedimiento de la toma física de inventario, debemos tener en cuenta el “Post-inventario”, fase durante la cual se procede a hacer las conciliaciones entre el conteo físico y el kárdex y/o controles por documentos que se posea de los mismos, y entre éstos y los saldos en libros, dejando evidencia de las correspondientes conciliaciones.
* El jefe de inventario estará a cargo de recopilar, organizar y clasificar la información resultante del inventario físico. * Junto con el funcionario administrativo a cargo del control, custodia y salvaguarda de los bienes, procederán a cotejar la información obtenida en el inventario con la registrada en los controles que tengan sobre los bienes el área administrativa (Bases de Datos, Aplicativos, Hojas de Cálculo, Kárdex, etc.), teniendo en cuenta que se debe verificar y complementar el historial de cada bien para su plena identificación, según aplique en cada caso (Código del bien, proveedor, número de factura de compra, fecha de adquisición, valor de compra, etc.).
