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Documentos organizacionales

Memorandos

- Impugnar una situación o corregirla.

- Regular, o aclarar una situación.

- Hacer llamados de atención.

- Expresar necesidades.

- Informar sobre un hecho en forma breve.

Como hacer

- Asunto: El motivo del documento.

- De: Quien lo envía.

- Para: El nombre en cuestión.

- Lugar y fecha.

Subtopic

- Fecha.

- Bodigo

- Se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada.

- Denominación del documento.

- Encabezado.

- Lleva como título: Memorando.

- No puede sobrepasar una cuartilla.

- Su redacción es lo más simple posible y se suprimen las palabras de cortesía.

- Los memorandos llevan membrete.

- Su uso es interno en la organización.

- Su texto es corto y trata sobre un único asunto.

- Es una carta simplificada. Su función es comunicativa y busca recordar acciones, actividades o establecer sanciones.

Qué es

Es un escrito que se encuentra en las oficinas y otros contextos laborales. Se emplea para informar algo o dar instrucciones a miembros concretos de una organización.

Informes

c) Informe extenso, de 11 páginas en adelante.

El esquema de portada que se presenta a continuación es propio para este tipo de informe, porque identifica la organización o el área que lo genera.

-Líneas especiales y otros elementos esenciales para la documentación organizacional.

-Rúbric.a

-Elementos finales.

-Generalidades.

b) Informe corto, que consta de una a 10 páginas.

Se recomienda que este informe no tenga portada, sino encabezamiento.

-Firmas, nombres y cargos.

-Conclusiones.

-Capítulo.

-Objetivo.

-Autoría del informe.

-Encabezamiento

a) Resumen ejecutivo, que tiene de una a tres páginas

Puede tener o no portada. En caso de no tenerla se remplaza por un encabezamiento. Se recomienda que el resumen incluya:

-Líneas especiales y otros documentos esenciales para la documentación organizacional.

-Rúbricas.

-Nombres, cargos y firmas

-Conclusiones y recomendaciones

-Páginas subsiguientes.

-Numerales o temas.

-Objetivos.

-Autoría del resumen ejecutivo.

-Encabezamiento.

Título.

Dependencia.

Razón social.

Elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo (maquinaria), grupo de personas o de un individuo.

Presentar resumen de un proceso de evaluación y certificación.

Dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de verificación.

Reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunión.

Dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificación de asuntos administrativos.

Informar sobre el desarrollo de un evento organizacional.

Presentar detalles sobre un aspecto determinado.

Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.

Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.

Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos.

Elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.

Disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas.

Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización.

Redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió).

Usar tratamiento respetuoso y cortés.

Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.

Tratar un solo tema por informe.

La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados.

Cuando existan anexos en un informe, se recomienda hacer su identificación, descripción o aclaración dentro del texto

Si es necesario, se recomienda elaborar documento remisorio al presentar los informes administrativos,

Los informes se elaboran en papel con logosímbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización.

Topic principal

Certificados y constancias

Remitente y firmas responsables

Se utiliza de igual forma que en la elaboración de la carta.

Texto

Cada párrafo del texto se inicia con la conjunción que, escrita en mayúscula inicial, a dos interlíneas libres de la identificación.

Los párrafos se separan entre sí, por una o dos interlíneas, según la extensión del texto.

En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación o la constancia y de preferencia se incluye el destinatario.

En los siguientes párrafos, al referirse al solicitante, se debe hacer por el tratamiento y el apellido.

En el primer párrafo debe incluirse el tratamiento, nombre completo del solicitante, en mayúscula sostenida y el número del documento de identidad.

Identificación del documento

Las expresiones certifica o hace constar, según sea el caso, se escriben seguidas de dos puntos (:).

Se ubican a cuatro o cinco interlíneas libres del cargo, centradas y en mayúscula sostenida.

Cargo

El cargo de la persona responsable, se escribe en mayúscula sostenida.

Lugar de origen y fecha de elaboración

Puede ir al comienzo del documento, después del código o al final del texto.

- Cuando la fecha se ubica al final

- Cuando la fecha se ubica al comienzo

Código

Es opcional; se escribe entre cero y una interlínea libre del margen superior para los tres casos:

- del encabezado dado por el procesador de texto.

- de la zona 1 sí tiene membrete, o

- En el papel sin membrete,

La constancia y la certificación tienen como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter personal.

g) expedir siempre en original.

f) suministrar la información en forma personalizada,

e) distribuir el texto de acuerdo con su extensión;

d) utilizar los formatos establecidos en cada organización;

c) emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;

b) usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés;

a) redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa

La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal.

Según el hecho o el acto, se clasifican en constancias para

-Comportamiento del trabajador, entre otros.

-Cumplimiento de comisiones

-Jornada laboral

- Clases de trabajo

- Salarios u honorarios

-Experiencia

-Tiempo de servicio

El certificado es un ocumento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho

Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de

-Becas, donaciones, exenciones, etc.

-Registro civil.

-Calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos

Cartas

Usos

Hacer llamados de atención, entre otros.

Felicitar, invitar o convocar.

Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias.

Solicitar o remitir información, documentos u objetos.

Confirmar eventos ocurridos o pendientes.

Impugnar o corregir una situación.

Solicitar detalles sobre un asunto determinado.

Reiterar una información.

Dar respuesta a una comunicación recibida.

Tramitar un asunto.

Regular o aclarar una situación.

Se informa un hecho.

Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

Usar los formatos normalizados de cada organización.

Usar estilo gramatical sencillo.

Redactar en primera persona del plural y usar la expresión de usted en plural o singular.

Usar expresión respetuosa.

Páginas subsiguientes.

Lineas especiales.

Identificación del transcriptor.

Copias.

Anexos.

Despedida.

Destinatario.

País.

Nombre del lugar de origen.

Dirección.

Organización.

Cargo.

Nombre del destinatario.

Denominación o título acádemico.

Lo redactan los funcionarios o empleados.

Recomendaciones para elaborarlas

Membrete.

Pie de página.

Formato carta, oficio u A4

Logo

Organizacionales.

Personales.

Oficiales.

Circulares

Partes

Identificación de paginas subsiguientes.

Líneas especiales.

Remitente y firmas responsables.

Despedida

Texto.

Saludo.

Asunto.

Encabezamiento y destinatarios.

Lugar de origen y fecha de elaboración.

Código.

Encabezado.

Tipos

Circular general.

Se dirige a un grupo especifico de personas.

Son comunicaciones escritas

Características

Distribuir el texto de acuerdo con su extension.

Usar los formatos normalizados de cada organizacion.

Emplear un estilo gramatical sencillo.

Usar un tratamiento respetuoso.

Redactar en forma concreta.

Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía.

Tratar un solo tema.

La circular externa se usa para dar a conocer reglas de negocios, nuevos productos o servicios, entre otros.

La circular interna se usa para informar disposiciones, normas, lineamientos y políticas.

Dar a conocer información de carácter general.