ACUERDO 004 15 de Marzo 2013
Creado por el concejo directivo general de la nacion, el 15 de marzo de 2013
De este articlo se despliegan 20 Articulos
Disposiciones legales Articulo 1° Ambito de aplicacion
- El primer Articulo rige que todas las entidades privadas que cumplen funciones publicas deberán elaborar, Evaluar, Aprobar, Implementar y Actualizar Sus Tablas de retención y valoración documental. -Los Organismos regulados por la ley 594 2000
Articulo 4° Cuadro de clasificacion Documental
La elaboración de las TRD Debe estar basada en el cuadro de clasificación siguiendo la estructura orgánico, funcional de la empresa el principio de procedencia y el proceso de gestión documental.
Articulo 7° Firmas Responsables
Las tablas deben ser suscritas por el secretario general o un funcionario administrativo de igual o superior jerarquía.
Articulo 10° Presentación, revisión y ajustes.
Debe hacerse dentro de los 30 dias el organismo nacional, departamental, distrital o municipal presentaran las TRD Para evaluarse por el secretario general.
Articulo 13° Implementacion y actualizacion
Una vez Aprobada y convalidada las entidades deberan proceder a su implementación es obligatorio que se haga de esta forma.
Articulo 16°DISPOSICIONES FINALES
Inspección y vigilancia.
El AGN podrá revisar las tablas en cualquier momento así hayan sido aprobadas por el comité interno de archivo y convalidadas por el consejo departamental o Distrital de archivos. Si existen errores que puedan afectar el patrimonio documental del país se solicitará ajustes y así mismo se realizara una inspección sobre su plan de implementación.
Por el cual se reglamenta los decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementacion para las tablas de retencion documental y valoración documental.
Articulo 2° Alcance
- Las tablas de retención se deben aplicar en los documentos con soporte de papel o electrónico. -Las Tablas de valoración se deben aplicar a fondos documentales acumulados.
Articulo 5° Elaboracion y aprobacion de la TRD.TVD
La elaboracion e TRD y las TVD Se deben regir por el instructivo para la elaboracion de las tablas de TRD y TVD Aprobado, Por el archivo general de la nacion.
Articulo 8° Apropiacion
La Apropiacion debe hacerse mediante un acto administrativo expedido por el representante legal de la entidad
Articulo 11° Evaluación, Técnica y ajustes.
En cuanto a la evaluación Técnica y solicitud de ajustes el AGN Tendrá luego de la recepción de las tablas para evaluarlas con el pin de confiabilidad que dichos instrumentos archivísticos hayan sido elaborados y aprobados conforme a las normas expedida por AGN Emitir el concepto correspondiente.
Articulo 14°ACTUALIZACIÓN
La actualización de las tablas deben hacerse para los siguientes casos.
CASOS.
- existan cambios en la estructura orgánica de la entidad.
-existan cambios en las funciones .
-se produzcan cambios en el Marco normativo del país.
-se generen nuevas series y tipos documentales
Articulo 17°SANCIONES
si no se siguen las normas del acuerdo se harán sanciones de acuerdo con el artículo 35° de la ley 594 de 2000.
ARTICULO 20°TRANSITORIO
las entidades públicas del orden nacional departamental, Distrital y municipal así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas, que cuenten con sus (TRD)Y (TVD)debidamente aprobadas por el comité evaluador del AGN. por consejos territoriales de archivo ante la expedición del decreto 2578del 2012 contarán con un plazo de (180 dias) para su inscripción en el registro único, de series documentales del AGN.
Conferidas por la ley 80 de 1989, Los decretos 2126 y 2578 de 2012, el acuerdo 09 de 2012
Articulo 3° Equipo interdisciplinario.
Esta a cargo de un equipo interdisciplinario conformado por profesionales como archivistas, Historia, derecho, administración, ingeniería, industrial, entre otros.
Articulo 6° Criterios para la elaboración.
En la elaboración se deben reflejar criterios como la idoneidad análisis contextual y control para que la aplicación se haga de la forma mas transparente posible.
Articulo 9° Publicacion y presentacion
Las publicaciones de las TRD-TVD No solo se deben hacer internamente tambien deben publicarlas en la pagina web de la entidad.
Articulo 12° Publicacion y presentacion
Articulo 15° Eliminación de documentos
La eliminacion de documentos de archivo, Tanto fisicos como electronicos debera estar basada en las tablas de retencion documental o en las tablas de valoración documental y debera ser aprobada por el comité corresponiente , comite de desarrollo administrativo o el comite interno.
Articulo 18°Uso de tecnologías
La entidades deberán implementar mecanismos tecnológicos que permitan automatización, de la elaboración, consultas y actualización de sus (TRD).
Articulo 19° OBLIGATORIEDAD DE LAS ENTIDADES PRIVADAS.