Bases de datos.

La exactitud es restrictiva y se refiere al uso de datos.

La integridad es la información confiable de la empresa misma en función de sus propios datos. Se define como el nivel de confianza que le merecen al usuario.

Se admite cierta redundancia con el objeto de reducir los tiempos de acceso o simplificar los métodos de direccionamiento, entonces de habla de redundancia controlada o mínima.

La redundancia no controlada puede acarrear problemas como el espacio utilizado innecesariamente para almacenar varias copias de los mismos datos y recurrir a diversas operaciones de actualización por lo cual el mantenimiento resulta más dificultoso.

CAMPO: es la mínima unidad de información o dato simplemente, una característica, un adjetivo de un objeto.

Nombre: identificación única del mismo. Es conveniente que el nombre del campo haga referencia al contenido.

Tipo: es lo que se identifica como las características de los datos almacenados dentro de cada campo.

Existe un alto riesgo de pérdida de los datos almacenados cuando los mismos no sean compatibles.

Longitud: es la longitud particular o cantidad de posiciones habilitada de cada campo.

REGISTRO: es el conjunto de características de un objeto, un conjunto de campos referidos a un mismo objeto o entidad.

ARCHIVO: en base de datos, la definición más utilizada es "el archivo es un conjunto de registros", pero la definición tradicional es "conjunto de datos o información almacenados en forma permanente bajo un nombre determinado.

Diccionario de datos

Información por parte del diseñador o programador de la forma en que procedió al diseño de la o las bases como así también las explicaciones particulares de cada caso.

Manual del usuario

En conjunto con el diccionario de datos son las explicaciones sobre la metodología y utilización de las diferentes bases de datos o programas utilizados en este sistema.

Administrador de base de datos.

Persona física, encargada y responsable de la gestión y administración de los datos almacenados en un gestor de base de datos.

Es el único capaz de ejecutar la necesaria auditoria y conciliación de los datos. La creación física de la base de datos no desbarata ni perturba, pero sí produce un desgaste de recursos y señala dónde se hallan deficiencias de información.

Es fundamental la independencia física y lógica de los datos, a los fines de evitar impactos negativos ante la modificación de la estructura de base de datos o de los datos propiamente dichos.

Análisis

Es la etapa de mayor importancia, ya que a partir de ella tomaremos conocimiento de las necesidades del usuario y la organización

Herramientas para la recopilación de datos

La entrevista

Planeamiento de la entrevista.

Lectura de antecedentes.

Consultar y comprender el mayor número de antecedentes y de la organización, lo cual se obtiene solicitando un informe o comunicación que le de características a la organización y a partir de ésto elaborar las preguntas de la entrevista con un vocabulario conocido por ellos.

Establecimiento de los objetivos de la entrevista

Debe basarse en los antecedentes consultados y en la experiencia particular del analista. Debe haber aspectos referentes al procesamiento de la información.

Selección del entrevistado.

-Debe incluirse gente clave de todos los niveles del sistema.
-Haga lo posible por mantener el equilibrio de tal manera que se cubran tantas necesidades de los usuarios como sea posible.
-El contacto con la organización dará una idea clara sobre quiénes deben ser entrevistados.

Preparación del entrevistado

-Avisar con suficiente antelación para que pueda pensar en la entrevista.
-Las entrevistas deben fluctuar entre 45 minutos y una hora.
-Es importante recordad cuando ellos disponen de tiempo para atender al entrevistador ya que están dejando de lado sus actividades.
-Si la entrevista dura más de una hora es muy probable que el entrevistado lamente la visita del entrevistador.

Selección del tipo y estructura de las preguntas

Preguntas abiertas

Ventajas

-Simplifican las cosas para el entrevistado.
-Permiten al entrevistador seleccionar el vocabulario del entrevistado.
-Proporcionan una gran riqueza de detalle.
-Revelan nuevas alternativas sobre preguntas no consideradas.
-Hacen más interesante la entrevista.
-Permiten mayor grado de espontaneidad.
-Se usan como una alternativa cuando el entrevistado no es encuentra preparado.

Desventajas

-Permiten preguntas que pueden generar demasiada información irrelevante.
-La posible pérdida del control de la entrevista.
-Permiten respuestas que pueden llevar demasiado tiempo para la cantidad de información que aportan.
-Puede dar la pauta que el entrevistador no se preparó.
-La apariencia que el entrevistador se encuentra en una expedición sin objetivos reales de la entrevista.

Preguntas cerradas

Ventajas

-Ahorran tiempo.
-Facilitan la comparación entre entrevistas.
-Llegan al punto de interés.
-Mantienen el control de la entrevista.
-Cubren rápidamente diversos aspectos.
-Obtienen datos de relevancia.

Desventajas

Aburren al entrevistado.
-Pierden la riqueza del detalle (le plantean al entrevistado un marco de referencia)
-Se pueden perder ideas centrales.
-No favorecen un clima de armonía entre el entrevistado y el entrevistador.

Sondeos

El sondeo más sólido y más simple es la pregunta "¿Por qué?" Su propósito es ir más allá de la respuesta inicial para obtener un mayor significado y aclarar o ampliar los puntos del entrevistado, puede utilizarse tanto en preguntas abiertas como en cerradas.

Errores en las preguntas

Evitar las preguntas tendenciosas.

Evitar las preguntas dobles.

Orden de las preguntas

Estructura piramidal (inductivo)

Se basa en una pirámide. Va desde las preguntas más detalladas, de tipo cerradas, y el entrevistador ampliará los temas con preguntas abiertas.

Estructura de embudo (deductivo)

Se comienza con preguntas generales del tipo abiertas y más adelante se reduce las respuestas con preguntas cerradas

Estructura de diamante (mixta)

El entrevistador comienza con preguntas del tipo cerradas, después le pide al entrevistado una ampliación de los temas generales, y al final dará una conclusión más específica.

Registro de la entrevista

Independientemente del método que se utilice para el registro de la entrevista (grabador de voz o tomar notas), es fundamental que se lleve un registro permanente.

Redacción del informe de la entrevista

Es importante que se escriba el informe tan pronto ha concluido la entrevista ya que cuánto más tiempo transcurra para redactarlo, aparecen cada vez más sospechas sobre la certidumbre de la información. Cuando redacte el informe mantenga una secuencia de los acontecimientos.

Cuestionarios

Tipo de información buscada

Constituyen una técnica de recopilación de información que permite a los analistas recoger opiniones, conductas y características de las diversas personas claves de una organización.

Mediante el uso de cuestionarios el analista puede cuantificar los resultados de las entrevistas.

Sirven para sondear una gran muestra de usuarios de sistemas con el fin de detectar problemas, o bien para tener en cuenta aspectos importantes antes de la programación de las entrevistas.

Planificación para el uso de cuestionarios

Las personas a las que necesita interrogar se encuentran muy dispersas

Existe una gran cantidad de personas involucradas en el proyecto de sistemas y es conveniente saber qué porcentaje de ese grupo aprueba o no alguna característica del sistema propuesto.

Se desea medir la opinión general antes de que el proyecto de sistemas tome una dirección particular.

Desea sondear los problemas que presenta el sistema actual para identificarlos y darle seguimiento por medio de entrevistas.

Redacción de preguntas

Preguntas abiertas

Las preguntas abiertas son muy útiles cuando uno tiene que recabar información, teniendo en cuenta las observaciones particulares del usuario, como así también las percepciones de cada uno.

Preguntas cerradas

Las preguntas cerradas se utilizan cuando el analista puede definir la totalidad de las posibles respuestas. Son fácilmente analizables, dado que el usuario no se extiende en las respuestas. Sólo se limita a las opciones propuestas.

Elección del vocabulario

1 Use lenguaje sencillo, mantenga una redacción sencilla.
2. Use preguntas cortas
3. No sea condescendiente con los que contestan.
4. Evite la parcialidad en la redacción. Evite las preguntas censurables.
5. Dirija las preguntas a las personas indicadas, (dirigidas a quienes puede responder). No suponga un conocimiento muy profundo.
6. Asegúrese que las preguntas sean técnicamente precisas antes de incluirlas en el cuestionario.

Diseño

Debemos establecer en primera instancia la cantidad de bases de datos a generar, en virtud del relevamiento realizado.

Debemos tener en cuenta que es preferible tener una mayor cantidad de bases de datos de menor tamaño que una única base de datos de gran tamaño, lo que imposibilitaría el manejo de la misma.

Los datos serán agrupados por afinidad y teniendo en cuenta que podrán ser utilizados por diferentes áreas, lo que debe permitir un fácil acceso a los datos.

Se deberán definir el nombre de los campos a utilizar, se aconseja que el nombre sea representativo del contenido del mismo.

Debemos establecer las características de los datos que el mismo va a contener; en virtud de esto es el tipo de campo que vamos a definir.

Por ultimo debemos definir la longitud del campo, que mantiene una relación directa con el tipo de campo.

Una vez diseñado la o las estructuras de las bases de datos, se presentaran a observación del usuario, previa explicación del diseñador, a fin de su aprobación.

Utilizaremos cualquier programa administrador de Bases de Datos para la generación física de las mismas, que según el programa seleccionado, tendrá características particulares a tener en cuenta.

Implementación

Podríamos definir la presente etapa como la puesta en marcha de todo el proceso, donde se harán los ajustes necesarios para el eficiente funcionamiento de todo el sistema de bases de datos, a partir de esta etapa se evaluaran las falencias de la misma y necesidades de rediseño, en caso de ser necesario.

Se procederá a realizar el entrenamiento al personal, la carga inicial de los datos, el contralor de los datos ingresados, y verificación de la consistencia de los mismos.

Control

Esta etapa convive con las tres restantes durante todas las etapas, e inclusive se extiende en el tiempo en forma constante, implementando diferentes características de control a partir que el sistema se encuentra implementado.

Debemos tener en cuenta que esta esquematización de las etapas del proceso de generación de bases de datos es referencial, ya que podemos implementar algún paso intermedio con el fin de asegurar una eficiente creación del sistema de bases de datos.