AREAS DE CONOCIMIENTO O COMPONENTES DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Subprocesos

Adquirir y analizar la información sobre el negocio del cliente

Establecer una relación de socios con el cliente

Obtener el compromiso del cliente

Herramientas

Información de la industria y del negocio del cliente

Información del ambiente organizacional

Información del ambiente tecnológico

Criterios de éxito

Metodologías del cliente

Ventajas

Desarrollar el proyecto propicio para el tipo de negocio

Se está de cerca de los cambios que nos plantean los clientes y nos ayuda a alcanzar las metas planeadas

Inconvenientes

Que las informaciones ofrecidas por el cliente no sean exactas y pueda afectar el desarrollo del proyect

Subprocesos

Desarrollo del Plan de Proyecto

Ejecución del Plan de Proyecto

Control Integral de Cambios

Herramientas

Plan de Proyecto

Ventajas

Contar con una planificación estratégica previa de todos los procesos que conllevara el proyecto

Ajustarse a lo establecido en el calendario previamente elaborado y la Oportunidad de modificar la planeación en caso de ser necesario.

Inconvenientes

Sin una planificación estratégica previa de todos los procesos que conllevará la ejecución del proyecto, desconocerá con los recursos económicos y humanos, la estimación de tiempo, los riegos a los puede someterse el proyecto durante el proceso de desarrollo, el tiempo que conllevará cada etapa, entre otros aspectos importantes

Subprocesos

Revisión de la propuesta

Implantación del Sistema de Control Financiero

Establecer el presupuesto baseline

Herramientas

Estrategia Financiera

Sistema de Control Financiero

Presupuesto Baseline

Ventajas

Selección de la propuesta que más se ajuste a los requerimientos

Llevar control de recursos económicos disponibles y Conocer con los recursos económicos disponibles.

Inconvenientes

La falta de conocimiento de la cantidad de recursos económicos disponibles a la hora de iniciar un proyecto, a corto o largo plazo se estaría en riesgo de no finalizarlo con el éxito que se espera.

Subprocesos

Planificación de las adquisiciones y propuestas de solución

Selección de Proveedores

Elaborar Convenios de Servicios y establecer Niveles de Servicio

Seguimiento al cumplimiento de requisitos legales, fiscales y normativos

Verificar condiciones contractuales con usuarios y proveedores

Herramientas

Contrato

Convenios de Servicios y establecer Niveles de Servicio

Ventajas

Oportunidad de planificar la solicitud de propuesta

Los contratos pueden ser verificados y modificados.

Inconvenientes

Si no existen convenios legales a la hora de llevar a cabo un proyecto pueden presentarse problemas de cumplimientos de ambas partes.

Subprocesos

Desarrollar planes de comunicación

Documentar las decisiones de los proyectos

Reportar el estatus del proyecto

Cierre del proyecto

Herramientas

Mapa de comunicación

Plan de comunicación

Boletines de decisiones de negocio

Bitácora de boletines de decisiones de negocio

Minutas

Agendas

Agendas Minutas Reportes de Estatus

Ventajas

Evidenciar el desarrollo del proyecto.

Monitorear el estatus del desarrollo del proyecto y Conocer todo el desarrollo del proyecto y concluirlo con éxito.

Inconvenientes

Si entre el cliente, su equipo y el proveedor no se mantiene una comunicación activa y efectiva durante todo el desarrollo del proyecto se perderán oportunidades de mejora y al final del proyecto el éxito no será el esperado.

Subprocesos

Delimitar el alcance del proyecto Delimitar el alcance del proyecto

Desarrollar el Diagrama de Descomposición Funcional (WBS)

Administrar los cambios

Resolver los pendientes

Identificar requerimientos específicos

Herramientas

Oportunidad de Negocio

Resumen del Proyecto

Definición del Alcance

Documentación de Requerimientos

WBS

Solicitud de Cambio

Bitácora de Cambios

Forma de Pendientes

Bitácora de Pendientes

Ventajas

La empresa estima con precisión todas las etapas necesarias para el desarrollo del proyecto, y que no se presenten problemas una vez iniciado. Oportunidad de controlar el proyecto adecuadamente, identificando bien el desempeño de cada una de las partes que conforman la organización del proyecto.

Priorizar las actividades

Inconvenientes

Si no delimitamos el alcance del proyecto y no asignamos roles y responsabilidades, este puede quedar a medio terminar y de manera desorganizada

Subprocesos

Planeación de la Calidad

Definir los procesos de mejora y aseguramiento de calidad

Desarrollar y ejecutar los planes de prueba

Herramientas

Plan de Aseguramiento de Calidad

Diagnóstico del Proyecto

Criterios de Aceptación

Lista de Identificación de Defectos del Proceso

Plan de Mejora del Proceso

Plan y Casos de Pruebas

Reporte de Seguimiento del Plan de Pruebas

Ventajas

Revisión constante de todos los procesos que se llevarán a cabo en el desarrollo del proyecto

Adoptar las acciones de mejora necesarias y aplicarlos para asegurar la calidad de los procesos e Implementar planes de pruebas durante el desarrollo del proyecto

Inconvenientes

Si durante el desarrollo del proyecto no se llevan a cabo controles de inspecciones y/o revisiones no se podrán detectar las anomalías o necesidades que se presenten, además el resultado puede cada vez alejarse del propósito final del proyecto

Subprocesos

Conducir una evaluación de riesgos

Planear la administración de los riesgos

Herramientas

Evaluación de Riesgos a Alto Nivel

Lista de Identificación de Riesgos

Plan de Administración de Riesgos

Ventajas

Identificar los riesgos para elaborar y ejecutar un proyecto

Desarrollar una planificación para revolver los riesgos

Inconvenientes

De no identificarse de manera clara y detallada los riegos que puedan surgir se echa a la borda el desarrollo del proyecto, ya que no hubo una planificación previa para resolver imprevistos

Subprocesos

Desarrollar el calendario del Proyecto

Definición de Actividades

Secuenciación

Estimación

Monitorear el estatus del calendario

Herramientas

Calendario Baseline del Proyecto

Calendario Real del Proyecto

Ventajas

Establecer fechas para el inicio y fin de cada etapa

Asignar fecha a cada actividad y Medir el tiempo en que pueda realizar cada actividad

Inconvenientes

Sin un calendario fechas establecidas y detalladas para el desarrollo de todos los procesos que conlleva el proyecto no habrá mucho esfuerzo de parte del equipo de personas por cumplir con su rol, además complicará los procesos de entrega para su revisión.

Subprocesos

Conducir una evaluación de riesgos

Planear la administración de los riesgos

HerramientaS

Evaluación de Riesgos a Alto Nivel

Lista de Identificación de Riesgos

Plan de Administración de Riesgos

Ventajas

Identificar los riesgos para elaborar y ejecutar un proyecto

Desarrollar una planificación para revolver los riesgos

Inconvenientes

Si no se identifican de manera clara y detallada los riegos que puedan surgir se echa a la borda el desarrollo del proyecto, ya que no hubo una planificación previa para resolver imprevistos

RELACION CLIENTE

Alcance y escala

Con mucha frecuencia los clientes predeterminan y estrechan el alcance y la escala sin una discusión completa sobre los pros y contras con los asesores del contrato y sin un feedback de los propios proveedores de servicio

Mejora de los procesos

Optar por ofertas de gestión e integración de servicios independientes es uno de los caminos a seguir.

Niveles de servicio

Uno de los objetivos principales de las negociaciones debería ser determinar la sensibilidad de los ajustes del nivel de servicio en lo que respecta a la calidad de dicho servicio y su precio