Современные проблемы сохранности документов

Цель:

1. Рассказать студентам о проблемах сохранности документов

2. Целевая аудитория: студенты 1-2 курса профиля подготовки «Управление документами в условиях цифровой экономики»

Уровни регламентации деятельности службы делопроизводства: Государственный и Локальный

Перечень локальных нормативно-методических документов:

1. Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526

2. Приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71

3. ГОСТ Р 7.0.97-2016

4. ГОСТ 7.0.8-2013

5. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. СИБИД

Перечень локальных нормативно-методических документов:

1. Положение о структурном подразделении

2. Инструкция по ДОУ

3. Локальные нормативно-методические документы по организации архивного хранения документов

Сроки хранения документов:

1. Временное хранения

2. Долговременное хранения

3. Постоянное хранения

Принципы сохранности документов:

1. Условия хранения документов

2. Степень важности

3. Целостность

4. Сохранность

Правила оперативного хранения документов:

1. Папки могут находиться на рабочем столе. В конце рабочего дня – в сейфах и шкафах

2. Исполненные документы подшиваются сначала в папки

3. Папки с документами должны содержать индекс

4. Вертикальное расположение папок в шкафах, сейфах

5. Шкаф – обычное дело, сейф – гриф секретности

Электронные документы

1. Электронные документы хранятся в течение тех же сроков и по тем же правилам, что и бумажные дела

2. Собираются в одну папку, но электронную (файл)

3. В папку также могут входить файлы электронных подписей, метаданные электронного документа

4. Результат архивируют

Методы защиты Электронного документооборота:

1. Технический

2. Организационный

3. Правовой