El capítulo III. Organización y Manejo del Archivo de Historias Clínica

Concepto: Es un proceso en la cual se llevan un conteo, cuidado, un orden que reflejan las necesidades de los estudios y procedimientos que se encuentran hay descritos.

ARTÍCULO 12.- OBLIGATORIEDAD DEL ARCHIVO

Toda institución prestadora de salud debe poseer un archivo de historias clínicas, todo un historial de cada paciente el cual debe estar bien conservado para la cual fue diseñado en el acuerdo 07 de 1994

ARTÍCULO 13.- CUSTODIA DE LA HISTORIA CLÍNICA.

. Esta historia clínica debe estar guardada por la entidad la cual presto el servicio. Cumpliendo todos los derechos y deberes que le fueron impuestos por la lay encargada.

PARÁGRAFO PRIMERO. Para el traslado entre entidades debe quedar por escrito un acta para su entrega y devolución de la historia clínica del paciente.

PARÁGRAFO SEGUNDO. En caso de que existan varias historias de un solo paciente y se requiera la información por un prestador esta debe ser autorizada por el gerente o representante legal de la institución

PARÁGRAFO TERCERO. En caso de liquidación de la empresa esta historia clínica deberá ser entregada al usuario o al representante legal para su debido proceso legal.

ARTÍCULO 14.- ACCESO A LA HISTORIA CLÍNICA.

. Para el acceso a la información que se encuentra en la historia clínica en los términos previstos por la ley.

1) El usuario

2) El Equipo de Salud.

3) Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley.

4) Las demás personas determinadas en la ley

PARAGRAFO. El acceso a la historia clínica solo debe ser usado única y exclusivamente para fines por los estatutos dispuestos por ley.

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ARTÍCULO 18.- DE LOS MEDIOS TÉCNICOS DE REGISTRO Y CONSERVACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA

. Las entidades prestadoras deben manejar medios físicos y medios magnéticos para su conservación, las instituciones deben suministrar la identificación al personal responsable mediante los indicadores u otros medios que remplacen las firmas y sellos.

ARTÍCULO 17.- CONDICIONES FÍSICAS DE CONSERVACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA

. Los archivos para su conservación deben estar muy bien establecidos para tal fin. Por los acuerdos del 07 del 1994, 11 del 1996 y 05 del 1997.

ARTÍCULO 16.- SEGURIDAD DEL ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS

Los funcionarios de la salud deben reservar las historias clínicas en un lugar restringidos dichos documentos para que no sean manipulados por otras personas, las entidades prestadoras deben responder por su cuidado.

ARTÍCULO 15.- RETENCIÓN Y TIEMPO DE CONSERVACIÓN

La historia clínica se debe guardar por mínimo de 20 años, 5 años en archivo de gestión y 15 años en archivo central.