Gala

Externes à l'école

Prestataires liés à la salle

Prestataires independants

Internes à l'école

Ecole

Administration

Professeurs

Intervenants

Invités

Etudiants

Adhérents

Non-adhérents

Famille

BDE

Responsable communication

Responsable logistique

Responsable trésorerie

Responsable communication (échange avec les invités, prestataires)

Responsable évent (Audrey)

Acteurs

Budget

Covid

Distanciation

Masque

Nourriture

Couvre feu

Confinement

Nuissance sonore

Horaire maximum

Logistique

Espace fumeur

Localisation

Parking

Financières

Prix de l'entrée fixe

Prix de location de la salle

Budget pris en charge par l'école ou Bordeaux INP

Montant des subventions

Image de l'école

En amont

Réunion avec l'équipe organisatrice pour fixer les objetifs

Faire un planning avec les échéances (tâches, paiement, etc)

Création d'un drive

Fixer la date

Prévoir le nombre d'invités

Présenter un standard pour gérer les questionnements des invités et des prestataires

Ecrire les informations importantes pour éviter tous malentendus

Assigner un rôle pour chaque personne du BDE qui organise

Faire un organigramme et le communiquer pour que tout le monde sache a qui s'adresser

Insister sur la communication (présente mais pertinente)

Trouver une salle

Determiner les prestataires

Faire une liste des prestataires nécessaires

DJ

Traiteur

Sécurité civile

Lumières

Navette

Barman

Nettoyage

Croix-Blanche

Activités

Groupe de musique

Cirque

Spectacle

Obtenir un devis pour les prestataires

Choisir les prestataires determinés

Choisir des prestataires secondaires

Payer les prestataires

Communiquer sur l'évenement

Etat des lieux de la salle

Pendant

Gérer l'arrivée des invités

Répondre aux questions si nécessaire

S'assurer qu'il n'y a pas de problèmes

En aval

Nettoyer la salle

Ranger la salle

Etat des lieux de sortie de la salle

Communiquer un questionnaire de satisfaction pour amélioration

Faire le point trésorerie

Ecrire un rapport d'organisation

Météo

Annulation de la part de la salle

Prestataire(s) indisponible(s)

Organisateur(s) indisponible(s)

Accident grave pendant la soirée