CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Archivo Activo

Es el que satisface las necesidades de conservación y consulta permanente

Esta compuesto por documentos del año actual o años anteriores que están en tramitación. Documentos de consulta permanente.

Archivo Semiactivo

Comprende el cambio de los documentos en intervalos determinados para su conservación y consulta menos frecuente.

Archivo Inactivo

Comprende el traspaso definitivo de los documentos para su conservación perpetua, de acuerdo con disposiciones legales, dfiscales, comerciales o históricas.

Archivo Público

Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Archivo Privado de Interés Público

Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

Archivo Privado

Conjunto de documentos pertenencientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.

Archivo Centralizado

Cuando existe una sola dependencia destinada al archivo que controla y maneja toda la documentación de la empresa.

Archivo Descentralizado con control descentralizado

Este archivo se lleva en cada dependencia y la responsabilidad recae sobre el jefe de cada oficina.

Archivo Descentralizado con control centralizado

Según las necesidades de algunas dependencias se lleva un archivo descentralizado para cubrir sus necesidades, pero depende y esta controlado por el archivo central.

Archivo de Gestión

Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que lo soliciten.

Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

Archivo Intermedio

En este se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

Archivo Histórico

Es al que se trasnfieren desde el archivo central los documentos de conservación permanente.