Manual de procesos y procedimientos
El manual de procedimientos es un documento que contiene las reglas y pautas sobre cómo deben ejecutarse ciertos procesos en una empresa. Estos escritos permiten a las organizaciones administrar y guiar sus operaciones, estrategias y flujos de trabajo hacia resultados óptimos, así como mantener estándares de calidad y eficiencia.
¿Cuál es la importancia de un manual de procedimientos?
Contar con un flujo de trabajo óptimo es indispensable para asegurar la eficacia en los resultados operativos de las organizaciones. Por lo tanto, si quieres mantener una comunicación eficiente y continuar con el crecimiento de tu negocio es imprescindible contar con un manual de procedimientos.
¿Para qué sirve un manual de procedimientos?
El manual de procedimientos es una herramienta clave para cualquier organización. Si se diseña de manera correcta, proporciona muchos beneficios en el cumplimiento de los estándares, la seguridad de los empleados y la comunicación interna.
Características de los manuales de procedimientos
Un manual de procedimientos no es un simple instructivo que da indicaciones sobre cómo completar un proyecto. Tampoco cumple la función de un inventario que solo informa qué recursos posee alguien para llevar a cabo una actividad. Por el contrario, este documento ofrece más información sobre el procedimiento a realizar. Algunas de sus características particulares son:
Tiene como fin estandarizar acciones, por lo que debe ser un documento de consulta disponible para todos los involucrados en un proceso.
Debe incluir un análisis comprensivo del procedimiento, que ofrezca soluciones a diversas situaciones y provea a quien lo consulta de información integral sobre la actividad a realizar.
No puede ser solamente descriptivo, sino prescriptivo, por lo que debe exponer lineamientos y no solo sugerencias de acción.
Debe establecer los límites de acción de los colaboradores y las responsabilidades en el seguimiento de sus protocolos.
Son documentos escritos para quienes desempeñan sus funciones en la empresa, por tanto, deben estar adaptados para sus conocimientos técnicos, lenguaje y niveles de comprensión analítica.
Estructura de un manual de procedimientos
Existen diferentes elementos que componen un manual de procedimientos y varían de una empresa a otra. No obstante, todos los documentos de este tipo deben contener estos elementos básicos:
Titulo
Es lo primero que aparece
en el documento. Elige el título
que mejor se ajuste a los
procesos que vas a redactar.
Por ejemplo, puede ser un manual
de procedimientos comerciales
o de recursos humanos.
Marco normativo
En este espacio, es
importante mencionar
cuáles son las normas
de tu organización,
establecidas con
base en sus valores,
la misión y visión.
Con esto, alinearas
el enfoque empresarial
de tu organización.
Objetivo
Este apartado representa
el motivo por el cual estás
redactando este documento,
por lo que debe proporcionar
una visión integral de los procesos
que lo componen.
Revisiones y responsables
El manual de procedimientos es un escrito que se actualiza constantemente, por lo tanto es importante mencionar cuándo fue redactado y cuáles han sido las últimas revisiones. Asimismo, debes indicar quiénes son las personas responsables de actualizar este documento.
Descripción de procesos
Esta es la sección más importante del
manual, ya que contiene la descripción
de lo que se hace y cómo es que hay
que hacerlo, así como dónde y con qué
frecuencia. Además, incluye los puestos
de los responsables de cada operación
que están involucrados en el proceso.
Diagrama de flujo
Glosario de términos de SGC
Muchas veces hay términos que
no son comprensibles para todas
las personas que van a consultar
el manual de procedimientos.
Por eso, es recomendable agregar
una sección, al final, con un glosario
de términos que amplíe el conocimiento
sobre los conceptos implicados en los
procesos (sobre todos los más complejos),
además de abreviaturas, acrónimos, etc.
Con esto, evitarás confusiones.