Planeación y Organización de Eventos

1. m. Acontecimiento.
2. m. Eventualidad, hecho imprevisto o que puede acaecer
3. m. Cuba, El Salv., Méx., Perú, Ur. y Ven. Suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva.

Uso y Definiciones

Es decir, algo que ocurre en un momento y un lugar determinado.

Sin embargo, la raíz de la palabra viene del latín Eventus, suceso relevante que no deviene de improviso sino que se trata de un acontecimiento programado.

El hecho de que implique una planificación distingue claramente el concepto de evento del de eventual o eventualidad, que es algo improvisado.

Según sus naturaleza

Eventos Culturales
Eventos Sociales
Eventos Musicales
Eventos Deportivos
Eventos Corporativos

Evento es cualquier acto que tenga planificación al menos en cuanto a espacio y tiempo (lugar y fechas-horas), y que es aconsejable especificar el tipo de evento añadiendo al término la palabra que define su naturaleza.

En Conclusión

De acuerdo a lo anterior definiremos la organización de eventos (event planning) como el proceso de diseño, planificación y producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades. Dando un paso más, hablaremos de gestión de eventos (event management) cuando se aplican los principios de gestión y dirección estratégica a un evento para la toma de decisiones.

En cuanto a fechas, escenarios, temáticas, decoraciones, asistentes… Dos eventos nunca serán iguales, a pesar de que sean ediciones consecutivas del mismo.

Están sujetos a una variable de tiempo que hace que caduquen.

Se ajustan a un calendario detallado al máximo. La planificación de un buen calendario (planning/timeline) es básico para que todos los involucrados en la puesta en escena del evento puedan llegar a tiempo con sus tareas y todo esté preparado para el gran día, sin sorpresas.

Hablamos de servicios. Son vivenciales, experienciales pero no tangibles.

Aunque el evento sea informal, siempre habrá un orden del día, una escaleta o unos pasos definidos.

Para que un evento salga bien, muchos departamentos de la empresa que lo pone en marcha deben interactuar (marketing, comercial, financiero, dirección…). Además, también son interdependientes en la medida en que involucra a muchos proveedores y, por tanto, empresas diferentes para su puesta en escena.

Los eventos se planifican con meses, incluso años de antelación. La labor de un buen gestor de eventos es, en parte, controlar todos los proveedores que se subcontratan para dar los distintos servicios que el evento requiere. En el evento convivirán muchas personas con distintas funciones.

Se habla del espacio físico (país, ciudad, sede), pero también se refiere a las fechas y horarios de apertura, al aforo, a las facilidades en cuanto a recursos materiales y humanos, etc.