Sistema para organización de documentos.
Consiste en la ordenación de datos mediante el establecimiento de secuencias que se pueden realizar por orden alfabético o numérico, para cada una de las categorías o grupos previamente clasificados según definición constituida.
NUmericos
Los simples u ordinales:
Consisten en la colocación de los documentos en forma consecutiva y de forma progresiva.
Cronológicos
Consisten en colocar un documento detrás del otro de forma secuencial de acuerdo con la fecha en que se haya tramitado el documento, teniendo en cuenta primero el año luego el mes y por último el día.
Alfabéticos
Onomásticos
Se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos de largo tiempo. Ejemplo las Historias Laborales, las Historias Clínicas, los Expedientes Académicos de Estudiantes o alumnos.
Toponímicos o Geográficos
Se ordena la serie documental de manera alfabética, según los nombres de lugares.
Ejemplo: Arauca - Boyacá - Cauca
Temáticos
Se ordenan las series alfabéticamente por el contenido temático o nombres de las series.
Ejemplo: Actas - Informes - Resoluciones
Mixtos
Alfanuméricos
se ordena las series documentales utilizando los dos, alfabético y numérico cronológico. Ejemplo:
100 GARCIA LOPEZ, Laura
101 BUITRAGO DEVIA, Luis
Cronológico
Se utiliza para las series documentales que son numéricas y a su vez cronológicas. Ejemplo:
Resolución 001 2016-01-10
Resolución 002 2016-01-15
La Preservación y Conservación de los Documentos
La protección de de los materiales contenidos en archivos y bibliotecas, requiere de la definición de estrategias y técnicas específicas, basadas tanto en medidas preventivas como correctivas, con el fin de asegurar la integridad de los documentos y la garantía de su funcionalidad. Las medidas de conservación de documentos comprende tanto aquellos impresos como a los digitales; se pretende con esta acción de preservación prolongar la posibilidad de utilización en buenas condiciones y durante el mayor tiempo posible
Los servicios de depósito y custodia de documentos de archivo considera los
siguientes aspectos:
Ubicación
El terreno donde se ubique el depósito no debe esta afectado por problemas de humedad subterránea o con posibilidad de inundaciones, además de ofrecer gran estabilidad
En lo posible debe estar situado lejos de industrias contaminantes o de peligros por atentados, debido a objetivos bélicos cercanos.
Prever el área suficiente para albergar la documentación en condiciones de seguridad, regulación de condiciones ambientales y de ventilación.
Aspectos estructurales
La resistencia de las placas y pisos deberán estar dimensionadas para soportar una carga mínima de 1200 kgm/m2 en el caso de utilizar estantería de 2,20 mts de alto; esta cifra se deberá incrementar si se va a emplear estantería compacta o de mayor tamaño al señalado.
Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignífugo —que rechaza la combustión— de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
Las pinturas utilizadas también deben poseer propiedades ignífugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentación.
Capacidad de almacenamiento
El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a partir de las
características tecnológicas de los soportes documentales y considera aspectos
como: estantería, mobiliario para documentos de gran formato y en otros soportes y las unidades de conservación.
El ACUERDO No. 037 del (Archivo General de la Nación, 2002) considera los
siguientes aspectos sobre la capacidad de almacenamiento:
Estantería
Diseño acorde con la dimensión de las unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños
sobre los documentos.
Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable.
Cada bandeja deberá soportar un peso mínimo de 100 kg./mt lineal. Si se dispone de módulos
compuestos por dos cuerpos de estantería, se deben utilizar parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad.
Mobiliario para documentos de gran
formato y en otros soportes:
El diseño del mobiliario estará sujeto a las condiciones propias de los documentos atendiendo sus diferencias tecnológicas, dimensiones, volumen y peso.
El mobiliario utilizado debe contar con las características de resistencia, solidez estructural, recubrimientos, aislamiento,
seguridad y distribución consignadas
en este acuerdo en el apartado referido
a Estantería.
Se debe tener en cuenta que el mobiliario empleado no debe generar factores de alteración que incidan en la estabilidad del soporte, ni en la alteración de la información en ellos contenida.
Condiciones ambientales y técnicas de conservación para el material
documental en distintos soportes (Archivo General de la Nación, 2002):
Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación.
Áreas de depósito o de almacenamiento de documentos
Deben garantizar el desplazamiento seguro y la adecuada manipulación de la
documentación.
Poseer adecuación climática ajustada a las normas establecidas para la conservación del material documental. Contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos documentales.
Distribución de áreas
Las zonas de trabajo archivístico, de consulta y prestación de servicios, estarán fuera de las áreas de almacenamiento, tanto por razones de seguridad como de regulación y mantenimiento de condiciones ambientales.
Las áreas técnicas tendrán relación con el de depósito, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así como, las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los documentos.