Vorlage für fortgeschrittene Geschäftsprojekte

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Posteingang

Ein Posteingangsthema ist für jede Art von Map nützlich. Verwenden Sie es, um neue Ideen und Informationen schnell zu erfassen, bevor Sie sie in die Map integrieren.

Überprüfen Sie regelmäßig den Inhalt des Posteingangs und leeren Sie ihn, indem Sie Zweige entweder an die richtige Stelle in der Hauptkarte verschieben oder sie verwerfen.

Karte für fortgeschrittene Unternehmensprojekte

Diese Vorlage enthält Tipps und Anleitungen im Pop-up-Dialog der Vorlage. Anstatt Schritt für Schritt vorzugehen, können Sie auch in der Karte herumklicken, um die Hinweise zu lesen. Sie können die Karte in beliebiger Reihenfolge bearbeiten, obwohl es sinnvoll ist, die meisten Schritte 1 und vor der Auslieferung zu erledigen.

Dieser Projektplan soll Ihnen helfen, alle Informationen zu erfassen, die Sie für die Verwaltung eines kleinen bis mittelgroßen Projekts benötigen. Wenn sie auf dem neuesten Stand gehalten wird, bietet sie ein 'Dashboard' für den gesamten Lebenszyklus des Projekts und ist ein unschätzbares Dokument, das Ihnen bei zukünftigen Projekten helfen wird.

6. Schließen Sie

Kein Projekt dauert ewig. Manche Projekte werden abgebrochen, manche werden unter Zwang abgeschlossen, und manche sind erfolgreich. In allen Fällen können Sie aus den Ergebnissen lernen.

'Projekt-Post-Mortems' sind eine beliebte Aktivität, führen aber für sich genommen nur zu sehr wenig Lernen. Niemand liest sich die Berichte früherer Projekte durch, bevor er sein nächstes Projekt angeht. Sie müssen die Erkenntnisse in Prozessänderungen oder Aktualisierungen einer Wissensdatenbank einfließen lassen, die außerhalb des Projektkontexts zugänglich ist.

Zusätzliche Informationen

Schreiben Sie hier zusätzliche Informationen über die Abschlussphase.

Gewonnene Erkenntnisse

Welche Erkenntnisse aus Ihrem Projekt können in Ihrem Wissensmanagementsystem auf andere übertragen werden?

Geben Sie eine Idee für Ihr Wissensmanagementsystem ein.

Prozesshaftes Lernen

Welche Änderungen an Prozessen und Checklisten sind erforderlich, um Probleme, die bei Ihrem Projekt aufgetreten sind, zu vermeiden?

Wie hätten unliebsame Entscheidungen reduziert oder vermieden werden können, wenn Sie sich Ihr Projektprotokoll ansehen?

Geben Sie ein, was Sie geändert haben sollten.

5. Überprüfung

Überprüfen Sie die letzte Iteration des Projekts und nehmen Sie Änderungen vor.

Berichterstattung

Erstellung der erforderlichen Berichte für andere Beteiligte, z. B. eines monatlichen Finanzstatusberichts.

Welche Informationen möchten Sie den Beteiligten mitteilen?

Aktualisieren Sie das Projektprotokoll mit wichtigen Entscheidungen, die das Projekt betreffen.

Wichtige Entscheidung

Was ist eine wichtige Entscheidung, die das Projekt beeinflusst?

Plan aktualisieren

Vornahme notwendiger Änderungen am Lieferplan als Reaktion auf aufgetretene Probleme oder Änderungen.

Änderung der Lieferung

Welche Änderungen sind für den Lieferplan erforderlich?

Technische Schulden

Überprüfen Sie, ob sich in Ihrem Projekt technische Schulden (notwendiges Redesign oder Refactoring) ansammeln und welche Auswirkungen dies hat.
Einige technische Schulden können toleriert werden, aber wenn sie beginnen, die zukünftige Arbeit zu behindern, sollten sie als Problem angesprochen und gelöst werden.

Erforderliche Neugestaltung

Was sollten Sie neu gestalten oder überarbeiten?

Kapazitäten

Ergreifen Sie Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die Kapazitäten den Budget- und Zeitvorgaben entsprechen.

Geben Sie einen Schritt ein, um sicherzustellen, dass die Kapazität den Budget- und Zeitvorgaben entspricht.

Fähigkeiten

Ergreifung von Maßnahmen zur Bereitstellung der erforderlichen Fähigkeiten, z. B. Ausbildung zusätzlicher Ressourcen.

Schritt

Geben Sie einen Schritt ein, um die erforderlichen Fähigkeiten bereitzustellen.

Änderungen an den Projektprozessen als Reaktion auf aufgetretene Probleme vornehmen.

Ändern Sie

Was würden Sie gerne an den Projektabläufen ändern?

4. Verwalten Sie

Verwalten der aktuellen Iteration (Lieferphase oder Sprint). Diese Aktivität findet parallel zu den Lieferaktivitäten statt.

Annahme der Ergebnisse

Stellen Sie sicher, dass die Ergebnisse am Ende dieser Phase oder Iteration vom Kunden formell abgenommen werden.

Ihr Projektvertrag kann eine gestaffelte Rechnungsstellung bei der Abnahme von Meilensteinen erlauben.

Akzeptanzstatus

Pflegen und aktualisieren Sie den Entwurf, falls erforderlich, um Probleme zu lösen und Änderungen zu berücksichtigen.

Design-Update

Geben Sie ein Design-Update ein.

Pflege und Aktualisierung der Spezifikationen. Es ist üblich, dass Spezifikationen zu dem Zeitpunkt, zu dem sie implementiert werden, einer Klärung bedürfen, auch wenn sie vorher völlig klar erschienen. Es ist auch üblich, dass der Kunde die Spezifikationen aktualisiert und verfeinert.

Aktualisierung der Spezifikation

Geben Sie eine Aktualisierung der Spezifikation ein.

Überprüfung und Aktualisierung des Risikoregisters. Überlegen Sie, ob:

• ob sich die Wahrscheinlichkeit oder die Auswirkungen der Risiken außerhalb der Risikobereitschaft geändert haben,
• neue wesentliche Risiken aufgetreten sind, oder
• Risiken, von denen angenommen wird, dass sie innerhalb der Risikobereitschaft liegen, werden durch den Prozess nicht angemessen kontrolliert. Verbessern Sie entweder den Prozess oder ergreifen Sie Maßnahmen zur Beherrschung des Risikos.

Risiko-Update

Geben Sie eine Aktualisierung des Risikoregisters ein.

Ausgaben

Lösen Sie Probleme, die während dieser Lieferiteration auftreten und das Projekt blockieren.

Führen Sie das Fehlerprotokoll und verfolgen Sie die Probleme, die in der nächsten Projektiteration gelöst werden müssen.

Achten Sie auf Anzeichen für bevorstehende Probleme, damit diese behoben werden können, bevor sie kritisch werden.

Ausgabe

Geben Sie ein Problem ein, auf das Sie gestoßen sind.

Priorität

Legen Sie die Priorität für die Lösung dieses Problems fest:

3. Liefern Sie

Liefern Sie die nächste Iteration des Projekts.

Handelt es sich um ein Wasserfallprojekt, kann die Lieferung in Phasen aufgeteilt werden.

Handelt es sich um ein agiles Projekt, wird die Lieferung in Sprints aufgeteilt, wobei jeder Sprint die Anforderungen verfeinert.

Refaktorierung

Ein Teil der Arbeit in einer Iteration kann 'Refactoring' sein, also das Aufräumen früherer Arbeiten als Grundlage für künftige Arbeiten. Man kann keine Zeit sparen, indem man dies unterlässt oder zulässt, dass sich technische Schulden aufbauen. Wenn Sie dies zu einem späten Zeitpunkt im Projekt tun, wird die Aufgabe nur noch komplexer, oder Sie riskieren, dass das Projekt nicht mehr gewartet werden kann.

Idee zur Umstrukturierung

Geben Sie eine Refactoring-Idee ein.

Abnahmetests

Benutzer, Kunden oder andere autorisierte Stellen führen diesen Test durch, um den Bedarf an Anwendungen/Software und Geschäftsprozessen zu ermitteln.

Geschäftsprozesse

Finden Sie einige Geschäftsprozesse.

Geschäftsprozess

Geben Sie einen Geschäftsprozess ein.

Anwendungsbedarf

Finden Sie einige Anwendungsbedürfnisse.

Anmeldung erforderlich

Geben Sie einen Anwendungsbedarf ein.

Vorbereitung der Ergebnisse für diese Iteration auf der Grundlage des Plans und der Spezifikation.

Besprechen Sie Probleme, die während der Arbeit auftreten.

Lieferbar unter

Geben Sie einen Liefergegenstand ein.

+

Beginnen Sie parallel mit den Liefer- und Verwaltungsaktivitäten.

2. Bereiten Sie vor.

Sammeln und organisieren Sie die grundlegenden Informationen, die Sie für Ihr Projekt benötigen.

Themen, die nicht relevant sind, können Sie gerne streichen.

Projekt-Logbuch

Führen Sie ein Protokoll über wichtige Entscheidungen, die Sie während des Projekts getroffen haben. So können Sie Änderungen an Ihren Projektprozessen vornehmen, wenn Sie feststellen, dass Sie Entscheidungen treffen, die Sie früher hätten treffen können und die weniger Auswirkungen gehabt hätten.

Entscheidung

Geben Sie eine wichtige Entscheidung ein, die im Rahmen des Projekts getroffen wurde.

Plans

Finanzplan

Planung des Projektbudgets und der Kontrollen.

Haushalt

Wie hoch ist das Budget für Ihr Projekt?

Lieferplan

Der Plan für die termingerechte Erstellung der Projektleistungen.

Wenn Ihr Projekt ein Wasserfallprojekt ist, müssen Sie bis zum Ende des Projekts planen.

Handelt es sich um ein agiles Projekt, müssen Sie den nächsten Sprint detailliert planen, während weiter entfernte Sprints je nach den Ergebnissen der vorangegangenen Sprints eine gewisse Flexibilität aufweisen können.

Projekttyp

Welche Art von Projekt planen Sie?

Kommunikation Plan

Planen Sie die Kommunikation mit den Stakeholdern, um sicherzustellen, dass sie auf dem Laufenden gehalten und informiert werden. Ihr Plan wird wahrscheinlich Methoden (wie Dashboards oder Intranetseiten) und Veranstaltungen wie regelmäßige Treffen beinhalten.

Die verschiedenen Interessengruppen benötigen unterschiedlich viele und unterschiedlich häufig Informationen. Sie können ein RACI-Raster verwenden, wenn Sie eine komplexe Gruppe von Stakeholdern haben.

Risiken

Erstellen Sie einen Risikokatalog für Ihr Projekt.

Risikokatalog

Führen Sie die Risiken auf, die außerhalb Ihrer Risikobereitschaft liegen, und was Sie tun, um deren Wahrscheinlichkeit oder Auswirkungen zu verringern.

Der Vollständigkeit halber können Sie auch die Risiken aufführen, die innerhalb der Risikobereitschaft liegen, für die aber keine Abhilfemaßnahmen erforderlich sind, es sei denn, Ihre Prozesse versagen bei ihrer Bewältigung.

Im Rahmen Ihrer Risikobereitschaft

Fügen Sie ein Risiko hinzu, das im Rahmen Ihrer Risikobereitschaft liegt.

Über Ihre Risikobereitschaft hinaus

Fügen Sie ein Risiko hinzu, das außerhalb Ihrer Risikobereitschaft liegt.

Risiko

Risikobereitschaft

Legen Sie Ihre 'Risikobereitschaft' für Ihr Projekt fest.

• Risiken, die innerhalb Ihrer Risikobereitschaft liegen, sind solche, die als normaler Teil der Projektarbeit auftreten, z. B. auftretende Probleme, Verzögerungen und Planungsfehler. Diese werden in der Regel 'akzeptiert' und im Rahmen der routinemäßigen Projektmanagementprozesse behandelt. Per Definition sind Projekte eine Übung in Risikotransfer und Risikoübernahme.
• Risiken, die über Ihre Risikobereitschaft hinausgehen, sind in der Regel einzelne Fehlerquellen, die das Projekt oder sogar die Organisation zerstören können, wie z. B. der Verlust einer wichtigen Ressource, radikale Änderungen der Anforderungen oder der Abbruch der Beziehungen zum Kunden. Sie sollten Maßnahmen ergreifen, um die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen dieser Risiken auf ein Maß zu reduzieren, das Sie akzeptieren können.

Definieren Sie Ihre Risikobereitschaft.

Prozess-Katalog

Bereiten Sie eine Liste von Prozessen oder Checklisten vor, die Sie für die Durchführung des Projekts benötigen.

Checklisten

Checklisten sind für Routineverfahren nützlich. Wenn Sie keine Checklisten verwenden, sollten Sie diese erstellen, um Konsistenz zu gewährleisten und Zeit zu sparen. Beispiele hierfür sind:

• Checkliste für die Teamübergabe (z. B. Vertrieb an Technik)
• Checkliste für die Überprüfung von Anforderungen
• Checkliste für die Genehmigung von Dokumenten
• Checklisten für den Einkauf und die Rechnungsstellung
• Checklisten für die Genehmigung von Arbeitszetteln
• Checklisten für die Einhaltung von Qualitätsstandards
• Checklisten für die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften
• Checkliste für Projektbesprechungen
• Checkliste für die Projektberichterstattung

Checkliste

Geben Sie den Namen der Checkliste ein.

Aufgabe

Geben Sie eine Aufgabe aus der Checkliste ein.

Prozesse

Fügen Sie Links zu den Prozessen hinzu, die Sie für die Durchführung Ihres Projekts benötigen, oder definieren Sie diese. Beispiele hierfür sind:

• Bearbeitung von Änderungen
• Behandlung von Problemen
• Abnahme der Arbeitsergebnisse
• Risikomanagement

Prozess

Link zum Prozess hinzufügen

Ressourcen

Dies sind die Ressourcen, die Sie für die Durchführung Ihres Projekts benötigen.

Informationen

Welche Recherchen und Informationen sind für Ihr Projekt erforderlich?

Werkzeuge und Ausrüstung

Werkzeuge und Ausrüstung, die für Ihr Projekt benötigt werden.

Werkzeug

Geben Sie ein Werkzeug ein, das für Ihr Projekt benötigt wird.

Kenntnisse und Fähigkeiten

Die Kenntnisse und Fähigkeiten, die für die Durchführung Ihres Projekts erforderlich sind.

Kenntnisse oder Fähigkeiten

Geben Sie eine Fähigkeit oder ein Wissen ein, das zum Ausfüllen der Vorlage benötigt wird.

Menschen

• Ihr Projektteam, seine Fähigkeiten und seine Verfügbarkeit
• Fachexperten, die Sie eventuell benötigen

Experte

Wer ist Ihr Experte?

Teammitglied

Geben Sie den Namen und die Rolle Ihres Teammitglieds ein.

Gestaltung

Erstellung eines Entwurfs, der die zu erbringenden Leistungen und grundlegenden Anforderungen umsetzt.

Idea

Geben Sie eine Idee für das Design ein.

Anforderungen

Sammeln Sie die Anforderungen für das Projekt.

Die Anforderungen können als User Stories für die Benutzer ausgedrückt werden.

Die Anforderungen sollten wie folgt gekennzeichnet werden

• Wesentlich
• Optional
• Potenzielle Ideen für die Zukunft

Liefergegenstände

Erstellen Sie eine Liste der Leistungen, die der Kunde erhalten wird.

Diese Leistungen werden wahrscheinlich die Grundlage für Projektphasen oder Sprints bilden und können sich auch auf Abschlagszahlungen beziehen.

Die Abnahme der Ergebnisse durch den Kunden ist ein Meilenstein des Projekts.

Ausschlüsse

Um Klarheit zu schaffen, sollten Sie Ausnahmen von den Anforderungen und Leistungen ausdrücklich angeben.

Nicht-funktional

Zu den nicht-funktionalen Anforderungen gehören in der Regel:

• Einhaltung von Rechtsvorschriften
• Einhaltung von Richtlinien, z. B. der Qualitäts- und Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens
• Einhaltung der geltenden Normen oder Protokolle Dritter
• Faktoren, die die Leistung beeinflussen
• Faktoren, die sich auf zukünftige Erweiterungen oder Veränderungen auswirken
• Strategische Ergebnisse, z. B. neues Lernen, die Einführung oder Entwicklung neuer Technologien oder die Entwicklung strategischer Beziehungen

Geben Sie den Namen der Anforderung ein.

Funktionell

Anforderungen, die spezifische Artefakte, Merkmale und Funktionen beschreiben, die das Projekt liefert.

Diese Anforderungen sollten messbar und überprüfbar sein.

Anforderung

Geben Sie den Namen einer Anforderung ein.

Wörterbuch

Erstellen Sie ein Projektwörterbuch, um die in Ihrem Projekt verwendeten Fachbegriffe und den Jargon zu definieren. Gehen Sie nicht davon aus, dass die gleichen Begriffe für alle das Gleiche bedeuten.

Dieses Wörterbuch untermauert die Anforderungen und verringert die Mehrdeutigkeit.

Begriff

Geben Sie den Begriff ein.

Benutzer

Das Projektwörterbuch sollte Beschreibungen der Nutzer und ihrer Hauptaufgaben in Bezug auf das Projektergebnis enthalten.

Geben Sie den Namen eines Benutzers ein.

1. Start

Der grundlegende Projektablauf besteht aus 6 Schritten:

• Starten Ihres Projekts
• Sammeln und Organisieren der grundlegenden Informationen für Ihr Projekt. Dieses Referenzmaterial wird während der gesamten Laufzeit des Projekts aktualisiert.
• Durchführen und Verwalten des Projekts. Diese beiden Aktivitäten finden parallel statt und werden für jede Phase oder Iteration des Projekts wiederholt.
• Überprüfen in jeder Phase oder Iteration, um sicherzustellen, dass Ihre Projektprozesse effektiv funktionieren.
• Abschließen des Projekts und Lernen daraus.

Interessierte Kreise

Identifizieren Sie alle Projektbeteiligten, einschließlich:

• der Projektsponsor in der Geschäftsleitung
• der Kunde
• die Benutzer
• Ihr Projektteam
• Administrative Rollen
• Rollen in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften (z. B. Recht, Qualität und Sicherheit)
• Interne und externe Fachleute
• Rollen der technischen Unterstützung

Das Verständnis der Dynamik und der Beziehungen zwischen den Beteiligten ist der Schlüssel zur Vorhersage größerer Risiken, die in Ihrem Projekt auftreten können. Beteiligte mit widersprüchlichen Interessen müssen eingebunden werden.

Geben Sie den Namen und die Rolle der Person ein, die an dem Projekt beteiligt ist.

Rechtliches

Stellen Sie sicher, dass Projektverträge und -bestellungen vorhanden sind und ordnungsgemäß geprüft und akzeptiert werden. Fügen Sie Links zu diesen Dokumenten als Referenz hinzu.

Dokument

Link zum Dokument als Referenz hinzufügen

Projekt-Vision

Was ist die Vision und Strategie für das Projekt? Diese werden die Beteiligten und das Projektteam beschäftigen, nicht der Projektplan. Es ist wichtig, dem Team sowohl die Vision als auch die Strategie zu vermitteln.

Ein Plan ist das, was Sie tun werden, während Sie die Kontrolle haben. Eine Strategie ist Ihr Entscheidungsrahmen, wenn Sie nicht mehr die Kontrolle haben und externe Faktoren oder zufällige Ereignisse die Oberhand gewinnen.

Projekte beginnen immer unter Kontrolle, aber viele von ihnen werden schnell von 'unerwarteten' Ereignissen heimgesucht. Sie brauchen eine Vision, eine Strategie, die diese Vision umsetzt, und einen Arbeitsplan.

Vision

Geben Sie die Projektvision ein.