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DESARROLLO DEL EVENTO

Elaborar informe

Finalmente, el coordinador del evento debe elaborar un informe donde se consignarán todos los inconvenientes o cambios sucedidos durante el desarrollo del evento; aunque no haya sucedido nada diferente, se debe elaborar el informe.

Remontar salón

Ya sea que haya otro evento o no, el salón o áreas utilizadas deben quedar organizadas.

Desarrollo de las actividades del evento

Servicio de canapés o pasabocas.

Hay dos formas de servicio:

Montando mostradores distribuidos por el salón

Distribuidos por el personal de servicio en bandejas.

Servicio de refrigerio (Coffee breack):

Es el servicio más común durante la realización de eventos no sociales; los refrigerios han sido seleccionados previamente y se deben servir a la hora fijada.

Servicio de alimento

Hay tres opciones de servicios de alimentos en eventos:

Servicio de desayuno, almuerzos o cenas

Clases de servicio

Servicio de guardón o mesa auxiliar

Servicio inglés

Modificación del servicio americano o servicio americano modificado

Servicio americano o a la americana

Tradicionalmente se preparan menús fijos pre-establecidos o con buffets.

Pasos a tener en cuenta

Ubicación de asistentes:

Existen tres procedimientos para ubicar asistentes a un evento:

Ubicación mixta

Ubicación prefijada

Ubicación libre

Recepción de los asistentes e invitados:

Se supervisa el control de entrada de los invitados se controlarán las áreas de acceso y el manejo de la información y si se presta servicio de guardarropa y/o de paquetes.

Revisión previa

Esto lo realizar la coordinacion por lo menos 1 hora antes de que inicie el evento,

Despedida

Se debe revisar la cuenta, controlando que corresponda a lo contratado (precio, cantidades), se deben legalizar los extras o sea los consumos que no estaban previstos, y adicionarlos a la cuenta.

Terminación del evento

Se debe tratar de que los eventos terminen a la hora acordada, ya que su prolongación puede ocasionar mayores costos sobre todo en personal (horas extras); también es corriente que el salón esté comprometido para otro evento y necesite su reorganización.

Servicio de bebidas

Existen dos modalidades para servir bebidas:

Open bar Es cuando los invitados pueden solicitar cualquier tipo de bebida y en la forma que quieran. Es una modalidad muy poco usada por lo difícil de implementar y lo costosa.

Selección previa Es cuando se han seleccionado previamente con los anfitriones los tipos de bebidas (whisky, vodka, etc.) , las marcas y las cantidades a servir, así como el momento y la forma (por tragos, por botellas). Es la modalidad más utilizada.

Aquí veremos los pasos para realizar un evento, resaltando los puntos que se deben tener en cuenta.