por pierre mongin hace 3 meses
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Carte heuristique des outils de gestion des informations d'un projet
Conception
Formulation
Analyse
Décision
Mise en œuvre
Transition à l'opérationnel
Rapport et feedback
Post-évaluation
Cette carte heuristique présente un ensemble d'outils de gestion des informations qui peuvent être utilisés à chacune des 8 phases d'un projet. Ces outils peuvent être utilisés de manière individuelle ou combinée, en fonction des besoins spécifiques du projet.
Voici quelques exemples concrets de l'utilisation de ces outils :
Il est important de choisir les outils de gestion des informations les plus adaptés aux besoins spécifiques du projet. Une bonne gestion des informations permet de garantir le succès du projet en assurant la transparence, la communication et la collaboration entre les différents acteurs impliqués.
9 janvier 2023
SOUS-DOSSIER 1 : FORMULATION DES OBJECTIFS
L’une des difficultés d’un projet est d’écrire ses objectifs pour qu’ils soient formalisés et transmis aux décideurs. Pour vous aider, nous vous proposons 5 sous-dossiers qui constitueront la base de votre dossier à défendre. Ils seront votre mémoire dans le temps jusqu’à l’achèvement et la réussite de votre projet 
IMPRIMEZ CE DOSSIER POUR VOUS AIDER A ECRIRE L’HISTOIRE DE VOTRE PROJET.
1-1 Les OBJECTIFS visés :
1-2 Qui est concerné ?
Les BENEFICIAIRES : Le MAÎTRE D’OUVRAGE : Le MAÏTRE d’OEUVRE: Le RESPONSABLE PROJET: L’équipe projet : Les comités de consultation :
1-3 Les différents scénarios :
Intitulé et brève description de chaque scénario : Identifier les acteurs concernés par le scénario : Gains et avantages pour chaque acteur : Pertes et inconvénients pour chaque acteur : Stratégie d’implantation du scénario : Effets (positifs escomptés sur la stratégie développée) :
1-4 Le scénario retenu
1-5 Les comptes rendus de réunions
SOUS-DOSSIER 2 : RESSOURCES ET SAVOIR-FAIRE
2-1 Avec qui : vous et qui d’autre ?
2-2 Les ressources financières
Votre budget ? Budget d’autres partenaires pour les engager ?
2-3 Les ressources techniques, matérielles et immobilières
2-4 Les ressources en information et savoir-faire
SOUS-DOSSIER 3 : POUVOIR ET DIVERGENCE
3-1 Appui politique
Un projet ne se verra confier des ressources que s’il existe un APPUI politique.
Repérer les forces en présence : Les alliés inconditionnels, totalement pour : Les alliés critiques « oui mais » : Les hésitants « ni pour ni contre » : Les résistants « plutôt contre » : Les opposants « totalement contre » :
La fonction de ce dossier est de repérer les alliances et les confrontations pour influencer ou contrôler les autres sous-dossiers.
SOUS-DOSSIER 4 : ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT
4-1 Les comptes rendus de réunions : histoire du projet
Cela permet de gérer le processus, les événements, d’assigner, de regrouper, allouer, coordonner et intégrer les ressources et le savoir-faire impliqués dans le projet.
SOUS-DOSSIER 5 : CULTURE
L’intention du projet doit être envisageable, acceptable par rapport au patrimoine culturel ambiant. Il faut forger, infuser et défendre le patrimoine culturel du projet et de ses acteurs en créant des processus, des outils, des activités, des croyances, des maximes, des attitudes et des comportements.
Le projet est-il actuellement acceptable ?
Sinon quelle action puis-je envisager pour faire avancer la culture ?
1-2 Qui est concerné ?
POUR OU CONTRE GO OU NO GO ?
Analyse coûts-avantages: L’analyse coûts-avantages est un outil qui permet de comparer les coûts et les avantages de différentes options.
compte d'exploitation
Matrice de décision: La matrice de décision est un outil qui permet de comparer les différentes options et de prendre une décision éclairée.
DECISION ET PLAN d'ACTIONS
RACI est un acronyme anglais pour :
DÉFINITIONLe diagramme de Pareto est certainement la technique la plus sûre et la plus efficace pour sélectionner le problème le plus important.
Il repose sur une constatation qui montre qu'en général 80% des effets sont dues à 20% des causes :
72% de la population mondiale vit sur 23% des terres émergées,
80% des erreurs proviennent de 20% des opérateurs,
en général, les entreprises font 75% de leur chiffre d'affaires avec 25% de leurs clients.
Cette répartition caractéristique se retrouve à l'échelle d'un service, pour des problèmes concernant : des rebuts, des réclamations clients, des impayés...
OBJECTIFSLa loi dite "loi de Pareto" ou "loi des 80/20" signifie qu'en s'attaquant seulement à quelques problèmes ou à quelques causes soigneusement choisies, on aura le meilleur effet. On obtient ainsi le meilleur rapport résultat/action.
Quand l'employer ?A chaque fois que cela est possible, à condition de disposer de données chiffrées fiables sur le problème.
Pour affiner l'analyse d'un problème sélectionné.
Pour vérifier ses opinions à propos des causes principales d'un problème.
Pour contrôler les résultats des divers tests réalisés lors de la recherche de solutions.
Pour comparer l'évolution d'un problème avant et après sa solution.
Pour vérifier que les remèdes apportés sont toujours efficaces.
Pour présenter à la hiérarchie, et pour informer ceux qui ne participent pas au groupe qualité.
MÉTHODETYPOLOGIE
Nous allons emprunter un exemple à un groupe de travail réunissant des dactylos. Un "service dactylographique" d'une entreprise X voulait se rendre compte de la provenance des pertes de temps constatées.1° CHOISIR LES
INFORMATIONSChoix des données à relever et des informations à recueillir.
Le recueil d'informations se fait sur le terrain.
2° PRÉSENTER
LES DONNÉESExploitation des données recueillies. On les présente à l'aide de la feuille de relevé.Feuille de relevé
TYPES
N° de la semaine
Totaux
Classes
%
16
17
18
19
fautes de frappe323210E3,0
fautes d'orthographe21238F2,5
présentation564520D2,2
changement de papier21317 6,0
ponctuation1511121250C16,0lisibilité2319221680B25,0entretien des machines21216 6,0
mise au courant après absence11215 1,6
téléphone21115 1,6
erreurs d'auteur32323125120A37,5autres31217 2,2
3° CLASSER
LES DONNÉESLa feuille de relevé va servir à construire le Pareto. Il est nécessaire d'organiser ces données, de façon à les rendre plus "parlantes". Vous les classez par fréquence décroissante. Pour travailler sur un Pareto, il ne faut pas dépasser 7 colonnes (la dernière colonne regroupe les éléments "minimes").
Commencez par tracer vos axes et reportez le classement précédent par ordre décroissant.En abscisse, c'est l'axe des paramètres ou des causes (TYPES),
En ordonnée, c'est l'axe des quantités (TOTAUX).
Le groupe se rend vite compte que sa première action portera sur les "erreurs d'auteur". A l'aide d'observations effectuées semaine après semaine, de nouveaux diagrammes de Pareto sont tracés, et de nouvelles actions sont engagées.4° TRACER
LES COURBESLes Pareto de Pareto
Ce qui est motivant pour un groupe, c'est de savoir qu'il a gagné et même de savoir combien. La courbe cumulée peut l'y aider.
* Construction de la courbe cumuléePour le rectangle A, on trace la diagonale OP.
* La comparaison de Pareto
Nous allons ainsi vérifier ce qui a été gagné. Pour cela, nous allons, à partir de la feuille de relevé n°3 (semaines 24 à 27) tracer à la même échelle le diagramme de Pareto.
La comparaison est visible et immédiatement déterminée à la précision du graphique près; on a gagné 35%. Attention à ce gain, il ne faut pas le perdre : ceci revient à dire qu'entre les autres recherches, la construction périodique de diagrammes de Pareto permet une vérification et une visualisation du suivi.
REMARQUE :
il arrive que le diagramme de Pareto ne donne rien de significatif : le Pareto est plat. Un tel Pareto n'indique aucune priorité pour l'action. Il faut alors se demander si l'on a bien choisi les critères de classement des défauts. Dans notre exemple, nous les avons classés par rapport aux semaines. On pourrait prendre d'autres critères de classement, machines, heures..., à condition qu'il soit possible de dénombrer des "types".
IDENTIFIER LES ACTEURS
Cette consiste à appréhender l’environnement humain. Le projet étant réalisé par des hommes dans ce cas il faudra développer des interactions entre tous les acteurs impliqués dans le projet.
On aura les bénéficiaires, les maîtres d’ouvrage, l’équipe de projet ainsi que les consultants externes.
Avec les acteurs stratégiques nous avons les décideurs, le top management, les comités de décisions et de pilotage.
Avec les acteurs opérationnels nous aurons, les spécialistes, la main d’œuvre,
Avec les acteurs indirectement impliqués nous aurons aussi les clients, les fournisseurs, les institutions étatiques, les investisseurs, les établissement financiers, les alliés et opposants éventuels, les organismes sociaux (IPRES, CSS), assurances.
un travail en transversalité
Un projet étant réalisé par des hommes, il faut :
connaître l'environnement humain (les acteurs, les conflits potentiels).
développer des interactions entre tous les acteurs impliqués dans le projet.
les acteurs indirectement impliqués
Les " prêteurs de ressources " : services mettant à disposition des personnes à temps partiel ou à temps plein sur le projet
Les alliés potentiels
Les opposants potentiels
Les réseaux informels
Les instances de représentation du personnel…
les acteurs opérationnels
L’équipe projet
Les experts internes à associer
Les sous-traitants et autres partenaires externes (fournisseurs)
Les secteurs concernés
Les clients et utilisateurs
Les relais internes (promoteurs)
La hiérarchie…
les acteurs stratégiques
Les instances de décision : directeur de projet (pilote stratégique), comité de décision, comité de pilotage
Les instances consultatives : comité d’orientation, groupes de consultation, comités d’usagers…
Le défenseur du projet
les acteurs d'un projet
les bénéficiaires
le maître d'ouvrage
le maître d'oeuvre
le chef de projet
l'équipe de projet
les comités de consultation
Pour mener à bien un projet, les différents acteurs doivent être rapidement déterminés et impliqués dès les premières phases du projet.
Cette phase consiste à rédiger les idées ainsi que le processus et de définir les vrais objectifs de chaque filiale.
Faire une projection en terme de faisabilité de prime abord.
Rappel : dans cette phase il est question de se pencher exclusivement sur la filiale arôme.
De ce fait, l'activité se résumera à une étude de faisabilité de l’idée faisant l’objet de projet.
· Matrice de PORTER analyse de la concurrence
Est-ce réalisable ? Le marché est-il saturé ? Qu’en est-il des consommateurs ? Leurs Habitudes ?
Les clients :
Les cœurs de cibles sont les consommateurs de boissons chaudes ou/et froides.
Pour les atteindrais nous visons les grossistes, les acteurs évoluant dans la vente de boissons, les restaurant, les coins de café ainsi que les boutiques.
Les fournisseurs :
Les producteurs locaux, les jardiniers, les revendeurs en gros, les agriculteurs et plus ou moins les importations si possibles.
Les produits de substitution :
Les produits importés, le marché local, et les autres acteurs informels et formels du marché (plus ou moins connus).
Les nouveaux intrants :
Les nouveaux entrepreneurs, les filiales multinationales
NB : afin de survivre dans un tel environnement il va falloir avoir une très grande visibilité, faire une bonne technique de veille, surveiller tous les acteurs macroéconomiques, avoir une pouvoir de négociation, être capable de fournir des bons produits adaptés et à des délais raisonnables, miser sur la proximité avec les tiers et l’environnement.
Formulation: Cette phase consiste à élaborer un plan de projet détaillé. Les outils couramment utilisés dans cette phase sont les suivants:
LES BUTS DU PROJET ET DE CHACUNE DES PARTIES PRENANTES RESPECTIVES SONT REUNIS DANS UNE CARTE MENTALE
DESSINER AU CENTRE DE LA CARTE LE NOM DU PROJET, PUIS UNE BRANCHE PAR PARTIE PRENANTE ET LEURS OBJECTIFS EN SOUS-BRANCHES ET UNE SELECTION SUPPLEMENTAIRE POUR LES INTERNES ET LES EXTERNES
POUR IDENTIFIER LES PARTIES PRENANTES INTERNES ET EXTERNES, PUIS ANALYSER LES SOURCES DE CONFLITS POTENTIELS
POUR COMPRENDRE LES BUTS DIRECTS ET INDIRECTS DES PARTIES PRENANTES DU PROJET
La classification en carte mentale est une méthode de visualisation et d'organisation des idées. Elle consiste à regrouper différentes informations ou concepts connexes en utilisant des branches et des sous-branches. Dans le contexte de la gestion d'un projet, la classification en carte mentale peut être utilisée pour organiser les différentes phases de la formulation du projet. Cela permet de mettre en évidence les liens et les dépendances entre les différentes étapes, et de faciliter la compréhension globale du processus de gestion de projet.
RESEAU SOCIAL DE L’ENTITE
Analyser les personnes clés, et leurs rôles ainsi que l’interaction.
Pour avoir un meilleur aperçu sur les relations directes et indirectes entre eux.
Pour cela il faut placer les preneurs de décision au centre ; rattachés les influenceurs autour du principal donneur d’ordre (management intermédiaire) ; rattacher ses influenceurs aux services opérationnel afin d’avoir une vraie interaction sociale. La rentabilité socio-économique est très importante !
On se fixe comme objectifs
· De la première jusqu'à la fin de la deuxième année : production et commercialisation de poudre arômes ;
· A partir de la troisième année : lancement et commercialisation de liquide arômes concentrés.
· Et en début de l'année 5 ; mise en production et commercialisation de la filiale fruit.
OBJECTIF
· En termes de part de marché et de son évolution
Nous espérons 25% du part de marché dans la première année.
(A déterminer avec les recherches ANSD, MINIST AGRI, SITE)
· D’ici 3 ans nous comptons être parmi les leadeurs dans la production et commercialisation des arômes naturels au Sénégal
·
OPPOSANTS
SUPPORTERS
ASSAUTS GAGNANTS
INFRUCTUEUSES
cccccc
outil de brainstorming en ligne
pour créer et partager virtuellement des idées. Commencez par ouvrir le modèle de Brainwriting. Étape 1 : Ajoutez les noms de vos participants à une colonne de notes autocollantes et invitez-les au tableau.
Étape 2 : Présentez le problème et utilisez le minuteur pour définir une limite de 5 minutes pour le premier tour de brainwriting.
Étape 3 : Lorsque le minuteur sonne, dites aux participants de déplacer leurs idées vers la personne de droite. Ensuite, redémarrez le chronomètre et demandez aux participants d'ajouter des autocollants sous les idées qui complètent ou améliorent les idées.
Étape 4 : Faites cela pendant quelques tours de plus, puis animez une discussion avec l'équipe sur toutes les idées que vous proposez. Vous pouvez même voter sur des idées ou les regrouper pour voir lesquelles sont les plus réalisables.
Des chercheurs ont démontré en 2010 l’existence d’un « facteur c » d’intelligence collective prédictif de la performance de groupe aux diverses tâches.
Pour qu’un groupe maximise son intelligence collective, nul besoin d’y regrouper des gens avec un fort QI. Ce qui compte, c’est la sensibilité sociale des membres, c’est-à-dire leur capacité à interagir efficacement, leur capacité à prendre la parole de manière équitable lors des discussions, ou encore la diversité des membres, notamment la proportion de femmes au sein du groupe.
Autrement dit, un groupe intelligent n’est pas un groupe formé d’individus intelligents, mais d’individus variés qui interagissent convenablement. Et les auteurs de conclure : « il semblerait plus facile d’augmenter l’intelligence d’un groupe que celle d’un individu
Le concept de fragmentation donne un nom et une image à un phénomène qui décompose quelque chose qui est potentiellement entier. La fragmentation suggère une condition dans laquelle les personnes impliquées se considèrent comme plus séparées qu'unies, et dans laquelle l'information et les connaissances sont chaotiques et dispersées. Les pièces fragmentées sont, par essence, les perspectives, les compréhensions et les intentions des collaborateurs. La fragmentation, par exemple, se produit lorsque les parties prenantes d'un projet sont toutes convaincues que leur version du problème est correcte. La fragmentation peut être cachée, comme lorsque les parties prenantes ne se rendent même pas compte qu'il existe des hypothèses tacites incompatibles sur le problème, et que chacun croit que sa compréhension est complète et partagée par tous.
L'antidote à la fragmentation est une compréhension et un engagement partagés. Ce livre traite d'une nouvelle façon de créer une compréhension partagée, et ce chapitre ouvre la voie en explorant les façons spécifiques dont les forces de fragmentation fonctionnent dans les organisations et les projets.
DE L'oeil (rétine) vers le cerveau, il y a 9 connections descendantes, pour une montante
L'oeil sert à la perception du monde extérieur. Le cerveau met plus en avant la punition . Dans la nature la punition est un risque de mort et la récompense un risque de repas. Pourquoi le lapin cours t-il plus vite que le renard ? (le lapin court pour sauver sa vie, le renard court pour un repas). Life-dinner principle.
Nous avons en nous des capacités de performance captives , aussi bien sur le plan physique que cognitif. Nous pouvons les libérer dans certaines conditions sous adrénaline et/ou en créant des cartes mentales :-)
On commence par s'inscrire sur mindomo et on partage la même carte, pour agir en unité de lieu, d'actions et de temps.
On tape sur la carte collaborative mindomo chacun autant de post it que l'on veut Avec le clic gauche et la touche ctrl enfoncée, chacun crée des post-it électroniques .
Avec la méthode des 4C on Collecte les données de chacun, avant de les Classer en arborescence , puis on les Configurent en les enrichissant d'images, de mots, de liens hypertexte vers des vidéos, des fichiers vers le cloud (vidéos, ou n'importe quelle page web du monde entier , des fichiers internes à votre disque dur , des tableurs, des fichiers audio . Bref toutes données d'entrée pour les transformer en informations de sortie , et en connaissances personnelles et professionnelles communiquables avec le 4 iéme C la communication sous forme de présentations dynamiques de cartes mentales, d'export en traitement de texte , de diaporama, d'images ...
autant il va être fastidieux de retenir 40 éléments pris séparément sur la Joconde que de souvenir du tableau comme d'un tout. C'est plus facile.
la mémoire associative nous rappelle qu'il est plus facile de retenir A et B ensemble que A tout seul
EPARPILLEMENT DES IDEES
LE DEPOT DES IDEES VIENT TRES SOUVENT PAR ASSOCIATION D'IDEES
QUAND LE TEMPS DE DEPOT EST TERMINE.ON VA RELIER ALORS LES IDEES
