594 DE 2000 LEY

POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES EL CONGRESO DE COLOMBIA DECRETA

Titulo I

OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES.

ARTICULO 1.

Establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

ARTICULO 2

La Administración Pública en sus diferentes niveles.

ARTICULO 3.

los efectos de esta Ley se definen los siguientes
conceptos, así:

Archivo

Conjunto de documentos, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información.

ARCHIVO TOTAL

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

ARCHIVO PUBLICO

Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PUBLICO

Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público.

DOCUMENTO DE ARCHIVO:

Registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA

Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivístico.

GESTIÓN DOCUMENTAL

Conjunto de actividades administrativas

PATRIMONIO DOCUMENTAL

Conjunto de documentos conservados por su valor
histórico o cultural.

SOPORTE DOCUMENTAL:

Medios en los cuales se contiene la información,

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Es la fuente primaria de información con todos los
rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

DOCUMENTO ORIGINAL

Es la fuente primaria de información con todos los
rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

ARTICULO 4

Principios Generales que rigen la función
archivística

-Fines de los archivos. -Importancia de los archivos. -Instrumentalidad. - Importancia de los archivos. -Responsabilidad. –Dirección y coordinación de la función del archivista. –Modernización. –Función de los archivos. –Manejo y aprovechamiento de los archivos. –Interpretación.

TITULO II

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
ÓRGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES

ARTICULO 5

El Sistema Nacional de Archivos

Conjunto de instituciones archivística articuladas entre sí, que promueven el desarrollo de estos centros de información.

El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad
normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación,
concurrencia y subsidiariedad.

ARTICULO 6

Las entidades integrantes del Sistema
Nacional de Archivos.

La planeación y programación

las instituciones archivística de
acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del
respectivo ministerio y de las entidades territoriales.

La asistencia técnica

A cargo del Archivo General de la Nación, los Consejos territoriales de archivos, los Comités Técnicos, las entidades de
formación del recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y
privadas que presten este servicio.

La ejecución, seguimiento y control

Será responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las
entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado.

La coordinación

Corresponde al Archivo General de la Nación.

TITULO III

CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

ARTICULO 7

Archivos desde jurisdicción y competencia

Archivo General de la Nación

Archivo General del Departamento

Archivo General del Municipio

Archivo General del Distrito

ARTICULO 8

Archivos Territoriales.

Archivos de Entidades del Orden Nacional

Archivos de Entidades del Orden Departamental

Archivos de Entidades del Orden Distrital

Archivos de Entidades del Orden Metropolitano

Archivos de Entidades del Orden Municipal

Archivos de Entidades de Orden Local

Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley.

Archivos de los territorios indígenas.

ARTICULO 9

Archivos de los territorios indígenas

Archivos de la Rama Ejecutiva

Archivos de la Rama Legislativa

Archivos de la Rama Judicial

Archivos de los Organismos de Control

Archivos de los Organismos Autónomos

ARTICULO 10

Obligatoriedad de la creación de archivos 8 y 9.

TITULO IV

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

ARTICULO 11

Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos.

ARTICULO 12

La Administración Pública será responsable de la
gestión de documentos y de la administración de sus archivos.

ARTICULO 13

La administración pública deberá
garantizar los espacios y las instalaciones necesarias

ARTICULO 14

Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos.

ARTICULO 15

Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos.

TITULO V

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

ARTICULO 21

Las entidades públicas deberán
elaborar programas de gestión de documentos,

ARTICULO 22

Comprende procesos tales como la producción o recepción, la
distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los
documentos.

ARTICULO 23

Clasificacion de archivos

ARCHIVO DE GESTIÓN

Documentos de continua actualizacion.

ARCHIVO CENTRAL

documentos archivados pero siguen siendo vigentes.

ARCHIVO HISTÓRICO

Documentacion de conservacion permanente

ARTICULO 24

Obligatoriedad de las tablas de retención.

ARTICULO 25

Reglamentarán lo relacionado con los
tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias de las entidades privadas que presten servicios públicos.

ARTICULO 26

Es obligación de las entidades de la
Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan

TITULO VI

ARTICULO 27

Todas las personas tienen
derecho a consultar los documentos de archivos públicos, excepto si tiene alguna restricción.

ARTICULO 28

La reserva legal sobre
cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el
documento por este sólo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser
consultado por cualquier ciudadano.

TITULO VII

SALIDA DE DOCUMENTOS

ARTICULO 30

Sólo por motivos legales las entidades del
Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.

ARTICULO 31

Documentos Históricos.

Procesos técnicos

Exposiciones Culturales

ARTICULO VIII

CONTROL Y VIGILANCIA

ARTICULO 32

Visitas de Inspección.

ARTICULO 33

El Estado, a través del Archivo General de la
Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés
cultural

ARTICULO 34

El Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas
técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia,
conservación y servicios de los archivos públicos.

ARTICULO 35

El Gobierno Nacional, a través del Archivo
General de la Nación, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y
sancionar el incumplimiento

TITULO IX

ARCHIVOS PRIVADOS

ARTICULO 36

Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.

ARTICULO 37

El Estado estimulará la organización,
conservación y consulta de los archivos históricos

ARTICULO 38

Registro de Archivos.

ARTICULO 43

Los protocolos notariales pertenecen a la Nación. Los que tengan más de treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del respectivo círculo.

TITULO X

DONACIÓN, ADQUISICIÓN Y EXPROPIACIÓN

ARTICULO 44

El Archivo General de la Nación y los archivos históricos
públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.

ARTICULO 45

Los archivos privados de carácter
histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando
el propietario los ofreciere en venta.

ARTICULO XI

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

ARTICULO 46

Los archivos de la Administración Pública
deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las
fases del ciclo vital de los documentos.

ARTICULO 47

Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad,

ARTICULO 49

"En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán
ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".

ARTICULO 48

El Archivo General
de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de
archivos.

TITULO XII

ESTÍMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSIÓN O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIÓN

El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no
tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos
técnicos, culturales o científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento
del patrimonio documental del país.

TITULO XIII

DISPOSICIONES FINALES

ARTICULO 51

La Procuraduría General de la
Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General del Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta Ley.

ARTICULO 52

Esta Ley rige a partir de la fecha de su
publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.