(estudo) Questões - Arquivologia

tabela de temporalidade

tipologia documental

plano de classificação

Codigo de Classificação

instrumentos de pesquisa.

O cidadão brasileiro tem o direito de receber dos órgãos públicosinformações relativas a seus direitos e deveres, exclusivamenteparticulares, contidas em documentos de arquivo, quandoautorizado pelo judiciário. Outras informações sãooriginariamente consideradas sigilosas, a fim de garantir asegurança do Estado e a inviolabilidade da intimidade, da honrae da imagem de outras pessoas.

A gestão da informação é o conjunto de procedimentosautomatizados por meio dos quais é feita a indexação e oarmazenamento dos documentos eletrônicos, obedecendo aprincípios específicos, uma vez que tais documentos não sãoregidos pela legislação arquivística.

A legislação brasileira define arquivo como sendo o conjuntoformado exclusivamente por documentos textuais oficiais,produzidos e recebidos por órgãos públicos de âmbito federal,estadual, do Distrito Federal e municipal, em suas funçõesadministrativas, legislativas e judiciárias, ou por instituições decaráter público, ou ainda por entidades privadas, encarregadas dagestão de serviços públicos.

Chama-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos eoperações técnicas realizados na fase corrente e na intermediáriae que abrangem produção, tramitação, uso, avaliação earquivamento de documentos, estabelecendo sua destinação, istoé, determinando a eliminação ou recolhimento para guardapermanente.

arranjo estrutural funcional.

Arranjo de ARquivos

respeito à proveniência.

Proveniencia

agrupar arquivos provenientes de uma admin. - estabeleci/to - pessoa física ou moral

respeito à pertinência territorial.

Territorialidade

destino dos arquivos públicos = destino do territorio

gestão de documentos.

A limpeza do depósito do arquivo deve ser rigorosa para evitar aproliferação de fungos e insetos; o chão deve ser limpo com panoumidecido em uma mistura de água, solventes, cera e substânciasbactericidas. Uma vez por mês, pelo menos, as estantes devem serlimpas com a mesma mistura.

A luz natural e o calor são prejudiciais aos documentos.Recomenda-se, para o local de armazenamento, a utilização delâmpadas fluorescentes, por não produzirem calor nem radiaçãoultravioleta (UV), e o uso de condicionadores de ar para mantera temperatura abaixo de 5 graus durante o dia. Durante a noite, osaparelhos podem ser desligados, para reduzir os custos e o riscode incêndio.

Preservação é o nome dado ao processo de exposição de uma peçadocumental a vapores químicos, dentro de câmaras especiais avácuo, para destruição de insetos e fungos, resultando napolimerização do documento.

Denomina-se conservação o conjunto de atividades que visam àpreservação dos documentos, isto é, ações realizadas com oobjetivo de desacelerar os processos de degradação por meio decontrole ambiental e de tratamentos específicos, comohigienização, acondicionamento, reparos e outros.

A teoria das três idades é aquela que afirma que osdocumentos passam por diferentes fases, determinadas,por um lado, pela frequência de uso dos documentospela entidade produtora ou acumuladora e, por outrolado, pela identificação dos valores primário esecundário presentes ou não nos documentos.

A legislação determina que todos os documentosproduzidos e acumulados por órgãos públicos einstituições de caráter público devem ser identificadoscomo correntes, intermediários ou permanentes e devemreceber tratamento adequado.

Os documentos considerados correntes sãocaracterizados por estarem ativos, ou em curso; emmuitos casos, mesmo quando não há mais amovimentação dos documentos, eles são alvo deconsultas frequentes.

Chama-se ciclo vital o sistema de registro dedocumentos que permite controlar a produção e atramitação na fase corrente e a passagem para aintermediária por meio de listagens, repertórios, índicese planos de arquivamento.

Ciclo Vital

Sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guardapermanente ou eliminação. (teoria das três idades)

do arquivocorrente para o intermediário

Transferência

do arquivointermediário para o permanente

Recolhimento

As atividades a seguir são rotinas de protocolo: receberdocumentos enviados por outras instituições; despachardocumentos enviados por setores do órgão; armazenar osdocumentos em fase corrente; emprestar os documentos aossetores que os solicitarem; fazer o controle de retirada; controlaro prazo para devolução do documento; prestar informaçõescontidas nos documentos; estabelecer procedimentos de condutados arquivistas com relação à prática e à ética profissional.

Fazem parte das rotinas para destinação de documentos na fasecorrente as seguintes atividades: verificar se os documentos aserem destinados estão organizados de acordo com os conjuntosdefinidos na tabela de temporalidade; verificar se cumpriram oprazo de guarda estabelecido; registrar os documentos a seremeliminados; proceder à eliminação; elaborar termo de eliminação;elaborar lista de documentos destinados à fase intermediária;operacionalizar a passagem ao arquivo intermediário.

As atividades que compõem as rotinas de classificação são asseguintes: receber o documento; ler o conteúdo do documentoidentificando a data, o(s) responsável(is) pela assinatura e oassunto; localizar o(s) assunto(s) no Índice de classificaçãobibliográfica; anotar o código no verso do documento; preenchera(s) folha(s) de identificação com a data e o(s) nome(s) do(s)responsável(is).

As rotinas de arquivamento consistem em: inspeção do documentopara verificar se está assinado e se é original; formação de dossiê,agrupando os documentos emitidos na mesma data, que devem seracondicionados em pasta suspensa com prendedor; na pasta, deve-se registrar o dia ou o mês em que foram emitidos os documentose os números de protocolo, para facilitar sua localização; dentrodo dossiê, os documentos devem ser ordenados alfabeticamentepelo nome das pessoas que os assinam.

A eliminação de documentos produzidos por instituições públicase de caráter público somente será realizada após autorização dapresidência do órgão, e sancionada em instância superior: sefederal, pela Casa Civil da Presidência da República; se estadual,pelo Gabinete do Governador.

O instrumento resultante da atividade de avaliação é o catálogoseletivo, que indica os documentos selecionados para a guardapermanente ostensiva ou sigilosa, indicando os níveis legais deacesso a cada documento ou informação.

A pessoa que desfigurar ou destruir documentos de valorpermanente ou considerados como de interesse público e socialficará sujeita à responsabilidade penal, civil e administrativa, naforma da legislação em vigor.

Avaliação é a atividade que, por meio da análise do conteúdo dodocumento, a fim de verificar a importância e a veracidade dasinformações nele contidas, deve atribuir graus de sigilo, segundolegislação específica. É nessa etapa que se identificam quais osdocumentos originais e autênticos, de acordo com as normas devalidação, sendo responsável por determinar a eliminação dosdemais documentos.

Qualquer documento produzido ou recebido por pessoa física oujurídica, acumulado naturalmente ao longo das atividades epreservado como prova de tais atividades.

A informação textual gerada oficialmente no decurso de açãoadministrativa ou judicial de órgão público, fixada ou não emsuporte.

Toda informação gerada por atividades de órgãos públicos, fixadaem suportes e reunida intencionalmente por características culturaiscomuns.

Qualquer documento considerado autêntico e preservado em velinopor causa dos fatos sociais ou históricos registrados por seuconteúdo.

As vantagens da alteração do suporte de documentos de arquivo,incluem: agilizar o arquivamento das informações por tornardesnecessária a organização dos documentos; facilitar ointercâmbio com outras entidades; proporcionar acesso àsinformações em redes; reduzir a ocupação e melhorar oaproveitamento do espaço; reduzir custos de manutenção.

Apesar de ser um processo de reprodução de documentostradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem não deve serrealizada quando houver intenção de eliminar os originais, pois talprocesso não pode, em circunstância alguma, ter validade em juízo.

A atual legislação somente autoriza a eliminação de documentospermanentes após sua reprodução por meio dos processos demicrofilmagem ou digitalização, desde que garantida aautenticidade da cópia.

Qualquer proposta de alteração de suporte das informaçõesarquivísticas deve levar em consideração as questões legais,garantias jurídicas, normalização de procedimentos, padrões dequalidade estabelecidos pela legislação brasileira. É necessárioconsiderar, ainda, as peculiaridades de cada órgão, além de realizarestudos de viabilidade econômica.