CONSEJOS PARA ARCHIVAR TUS DOCUMENTOS DIGITALES

os documentos digitales en orden es igual de
importante que hacerlo con los de papel

Facilidad para encontrar lo que buscas

Si has establecido un sistema de
clasificación eficaz y necesitas una factura o un contrato en concreto, tardarás
muy poco en localizarlo

Poder compartir.

La excusa de “yo entiendo mi desorden” que le ponías a tus
padres cuando te mandaban limpiar tu habitación ya no vale. Porque sí, puede
que en el caos de tu ordenador tú sepas dónde está todo lo importante

Subtopic

Eficiencia de espacio

Si trabajamos en entornos informáticos y no en
soportes físicos, no se usa espacio como tal: no hay estanterías llenas de
papeles. Pero sí hay megabytes y gigabytes de datos

Por todas estas causas, organizar los documentos digitales es una tarea de gran
importancia

Los pasos que te ayudarán a organizar tus archivos son:

Establecer el objetivo y el proceso de trabajo

Por qué y para qué vas a
crear tu archivo digital. ¿Será solamente para uso interno en tus oficinas?
¿Darás acceso a clientes o colaboradores externos? ¿Pretendes incluir los
documentos nuevos que generes a partir de ahora o también todo el archivo
histórico?

Selección de documentos para el archivo digital

Quizás no te haga falta
digitalizar absolutamente todos los documentos. Puede que haya algunos con
poco valor, o que ya hayan quedado obsoletos. Elegir bien cuáles vas a incluir
te ayudará tanto a ahorrar costes y tiempo en el proceso como a tener después
un archivo más claro y manejable, sin materiales superfluos que te confundan.

Determinar la estructura

¿Qué criterios vas a utilizar para ordenar tus
archivos? ¿Por temática, por fecha, por tipología (textos, imágenes, etcétera)?
¿Qué le resulta más conveniente al funcionamiento de tu empresa? Saber esto
condicionará dónde guardarás después cada cosa.

Elección del paquete correcto

Una vez tengas claro cómo se va a organizar
tu archivo, busca un gestor documental adecuado

Digitalización de documentos.

Es la parte más laboriosa: el proceso de
escaneado propiamente dicho y conversión del material en papel a archivos
digitales. Algunos documentos

Adición de metadatos.

Los metadatos son etiquetas que se añaden a los
archivos digitalizados y que aportan información extra sobre aspectos como el
origen de los documentos

Destrucción del archivo físico

Este paso es opcional, porque, si no tienes
problemas de espacio, quizás quieras conservarlo como copia de seguridad.

Estas nociones pueden ayudarte a que tu sistema de organización de documentos
digitales sea más claro y fácil de usar:

Crea subcarpetas.

Huye de la tentación de meterlo todo en el mismo sitio,
porque es la garantía de que ese documento concreto que estás buscando se
te perderá en medio del caos

Usa nombres de archivo descriptivos

Pon la fecha, el tema, las personas o
empresas implicadas… todo lo que te ayude a saber de qué va sin necesidad
de perder el tiempo en abrirlo

Escribe las fechas de manera inversa

Primero el año, luego el mes y
finalmente el día. No es lo natural en nuestro idioma, pero de esta manera el
listado saldrá ordenado automáticamente.

Usa colores y marcas visuales.

Habrá quien piense que queda “poco serio”,
pero es una ayuda muy eficaz para encontrar más rápido lo que estés
buscando.

Asegúrate de que todo el equipo de trabajo conoce y está familiarizado con
las pautas que establezcas.

El mayor enemigo del orden es que varias
personas accedan al mismo sistema y cada uno haga la guerra por su cuenta.
Debe Haber un método común.