Elementer i saksgang blir liggende
Problem type
Fix something broken
What do you know?
Over 90 dager gamle saker per 14.08.20:
Timelister: 6 i status registrering
Ferie: 133
2 anvisning
28 attestering
48 registrering
55 returnert
Fravær: 517
Status
108 Registrering
3 ukjent
206 Returnert
200 Attestering
Type med status
attestering og registrering
48 Avspasere
3 behandlingsdager
130 egenmelding
2 eksamen perm m/lønn
1 Kr. sykt barn over 12
1 permisjon ved fødsel 14 dager
25 Perm. uten lønn
6 Seniorfri
17 Sykemelding
32 Sykt barn/barnepassers
2 Tillitsvalgt lønnet perm
3 utdanningspermisjon m/lønn
38 velferdsperm m/lønn
Personalmeldinger: 4
1 Registrert
3 returnert
Ansatte får ikke beskjed når noe blir returnert eller godkjent
What don't you know?
Hvordan ansatte får opplæring på Visma enterprise
Unknowns
What assumptions are you making?
At ansatte ikke kan systemet og vet derfor ikke at de ikke har sendt noe eller at noe er returnert
At ting er blitt registrert på annen måte og derfor ikke sendt på nytt/godkjent
At det ikke er noe sletterutine for ansatte som får returnert en forespørsel
Solution criteria
At ved kjøring av "ubehandlede saker i saksgang" er det ingen saker over 90 dager gamle(unntatt ferie, hvor ledere kan la disse ligge i påvente av felles beslutning).
Root cause analysis
Mangel på attesterer
Ny leder ikke satt inn
Ikke tiltrådt enda
Cause
Cause
Glemt
Ikke gode nok rutiner
Cause
Ansatt gjør ikke noe med returnert melding
Får ikke beskjed om at den er returnert
Ikke mulighet for varsel fra Visma
Leder varsler ikke ansatt om avslag
Leder tenker ansatt bør få det med seg
Vet ikke hva de skal gjøre med returnert melding
Ingen rutiner på det eller info til ansatte om det
Cause
Cause
Ansatt lagrer, men sender ikke
Har ombestemt seg og sletter ikke
Vet ikke at de skal slette
Ikke informert
Ingen rutiner rundt dette
Impact analysis
Lønn
Fravær mangler til refusjoner
Ledere
Feil fraværsstatistikk
Ansatte
Feil informasjon i Visma Enterprise meg selv
Timer blir ikke utbetalt
Six serving men
What?
At ingen godkjenner
At ansatt ikke slette eller resender returnert forespørsel
At ansatte ikke sender registrert forespørsel
What not?
What not?
Why?
feil fraværsstatistikk
Ansatte får ikke oppdatert sitt fravær
Varslinger blir feil for ikke alt er registrert
Mangel på refusjoner i mangel på registrering
Ansatte blir ikke trekt for lønn ved perm uten lønn
Why not?
Ansatte avtaler med leder utenom. De vet om de har fått godkjent forespørselen.
Tidsregistrering skjer i et annet system
Ved timelister vil ansatt ha betaling og har en egeninteresse for registrering
hvis personalmeldinger stopper vil det oppdages nå ansatte ikke får det som er lovet eller leder ikke ser oppdatering på ansattinfo
When?
When?
When not?
When not?
How?
Ser at poster blir liggende i rapporten "ubehandlede saker i saksgang"
How not?
Mange av postene kan være avklart at de ikke skal gjøre noe med fordi de har ordnet det på annen måte.
Where?
5 virksomheter står for 156 tilfeller på fravær
Where not?
Where not?
Who?
Who?
Who not?
Who not?
Analogies
What is it like?
Be the problem
Insight