LEY 594 DE 2000
PYME 4
TITULO I DEFINICIONES Y PRINCIPIOS
Objeto: establecer reglas y principios.
Ámbito de aplicación: comprende la administración
publica en sus diferentes niveles.
Definiciones: Se definen conceptos como, archivo,
archivo publico, archivo total y archivo privado.
Principios generales: disponer de la documentación
organizada, importancia de los archivos, dirección y
coordinación, administración y acceso, racionalidad, modernización.
TITULO II
SISTEMA NACIONAL
DE ARCHIVOS
Planes y programas: desarrollaran
acciones de asistencia, técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación.
Conjunto de instituciones archivísticas que promueven el desarrollo de información. Integran el SNA y el AGN, archivo de las entidades del estado en sus diferentes niveles.
TITULO III
CATEGORIZACION DE LOS
ARCHIVOS PUBLICOS
Según la organización del estado: archivos de la rama
ejecutiva, legislativa, judicial, órganos de control y organismos autónomos.
Archivos territoriales: entidades de orden nacional, orden
departamental, orden distrital, orden metropolitano, orden municipal, orden local.
Archivo general de la nación: del departamento, del municipio, del distrito.
TITULO VIII
CONTROL Y VIGILANCIA
El estado atraves del AGN ejerce control y vigilancia sobre los documentos.
El AGN podrá adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del estado
TITULO IV
ADMINISTRACION DE
ARCHIVOS
Obligación de los archivos públicos: creación,
organización, preservación, y control de los archivos.
Instalaciones para los archivos: deberá garantizar
los espacios y las instalaciones necesarias.
los documentos que poseen valor histórico no podrán
ser destruidos.
Se podrá contratar los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de los documentos de archivo.
Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios.
Soporte documental: podrán incorporar tecnologías avanzadas en la administración y conservación de los documentos.
TITULO V
GESTION DE
DOCUMENTOS
Deberán elaborar programas de gestión de documentos.
Las entidades tienen la obligación de elaborar tablas de retención documental.
Procesos archivísticos: comprende procesos como la distribución´´´´´´´´´´, la producción, recuperación y disposición final de los documentos.
Los archivos se clasifican en: Archivo de gestión, Archivo central y Archivo histórico.
ACCESO Y CONSULTA
DE LOS DOCUMENTOS
Todas la personas tienen derecho a consultar los
documentos de archivo.
Cuando los documentos presenten deterioro se debe suministrar la información en sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento.
TITULO VII
SALIDA DE
DOCUMENTOS
Documentos administrativos: solo por motivos legales.
Documentos históricos: solo de manera excepcional.
Solo el AGN autorizara por motivos legales, procesos técnicos, exposiciones culturales de la salida de los documentos.