PAUTAS Y LINEAMIENTOS PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN ELECTRONICA

ARCHIVOS ELECTRÓNICOS EN DISQUETE

El Disquette es una herramienta de trabajo que permite llevar la información, pero existen unos lineamientos que son recomendables para que la información contenida en estos dispositivos sea de mayor duración.

CONSIDERACIONES IMPORTANTES

No son un medio de conservación permanente, pues son muy frágiles y propensos al daño

Factores que propician su daño

Alimentos o bebidas que pueden caer encima

Sobrecalentamiento por la exposición prolongada a fuertes climas

Exposición a campos magnéticos

Medidas Preventivas

Revise periódicamente la información con el fin de determinar el estado de los documentos

Siempre debe identificar los disquettes por el contenido

Conservar los Disquetes en cajas especiales para su conservación

Utilice etiquetas para separar los Disquettes, resulte útil

Como ordenar los datos dentro del Disquete

Si maneja tipos documentales como actas, informes, entre otros, clasifique la información siguiendo el esquema para la determinación de series y subseries. Las carpetas y sub carpetas permiten la ágil búsqueda y recuperación de la información

Cuando los documentos tienen el mismo asunto, se pueden agrupar y formar un expediente por el proceso que se este llevando

El correcto nombramiento de los documentos, haciendo alusión a su asunto, pues su mala identificación puede perder el documento

Los disquetes tienen se tienen que tener datos que nos permitan identificar y tener facilidad de ordenación

Utilizar etiquetas de colores ne los Disquetes para dividir las series y las subseries

LINEAMIENTOS PARA EL DISEÑO DE UN PROGRAMA DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Primero: Se debe identificar el nivel tecnológico de la empresa

Segundo: Identificar los problemas existentes en relación con el manejo de la información en formato electrónico

Reingenieria de los flujos documentales

Es necesario revisar los proceso y flujos documentales actuales para reducir el volumen de documentación fisica

Soluciones

Las imágenes facilitan la integración de sistemas

Correo electrónico con el fin de reemplazar los sistemas de mensajería tradicional

Flujo de trabajo, permite la distribución estructurada de trabajos

Que no se recomienda

Contratar un desarrollo personalizado, pues no logran integrar todos los sistemas

Imitar los otros modelos diseñados

Esperar la ultima tecnología

Esperar a que otros lo intenten

Metas y objetivos en un programa de documentos electrónicos

Amigable y fácil de usar

Arquitectura abierta e interfaz gráfica

De fácil mantenimiento

Actualizable

Personalizable y con herramientas para integración

Generar cultura organizacional

Redefinición y conceptualización del manejo documental

Seguridad

Valor legal o probatorio