PROCESO DE ADQUISICIÓN

Es el conjunto de actividades que realiza la institución o establecimiento farmacéutico que permite adquirir los medicamentos y dispositivos médicos que han sido incluidos en el plan de compras, con el fin de tenerlos disponibles para la satisfacción de las necesidades de sus usuarios, beneficiarios o destinatarios

En este proceso es necesario establecer cual es el momento de la compra, esto
se puede mediante cálculos que nos indiquen cual es el nivel mínimo de
existencias, el nivel máximo y el punto de reposición.

NME = Nivel máximo de existencias
PR = Punto de reposición
Nme = Nivel mínimo de existencias

COMITÉ DE COMPRAS

Este es un grupo encargado en las compras de los medicamentos y dispositivos médicos, el director del servicio farmacéutico (Químico Farmacéutico o Tecnólogo en Regencia de Farmacia) debe dar su concepto técnico acerca de productos a comprar, de esta manera se tiene un grupo de personas expertas en la materia de compras (tipo de compra, criterios para la selección de proveedores, normatividad para contratación, etc.) complementado con los conceptos científico de los medicamentos y dispositivos médicos

Procedimiento para la adquisición

• Programación de necesidades

• Decisión de adquisición

• Prevalencia del conocimiento técnico

• Envió de información

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Esta etapa es critica dentro de el proceso de adquisición de medicamentos, porque de acuerdo al proveedor depende la calidad del medicamento, se debe seleccionar un proveedor que cumpla con la normatividad.

Criterios para los proveedores

• Cumplimiento de especificaciones administrativas

• Oportunidad de la entrega

• Informe de la situación del pedido

• Atención del servicio

• Manejo de devoluciones

• Cumplimiento de especificaciones técnicas

• Cumplimiento de características fisicoquímicas y microbiológicas

ORDEN DE COMPRA

Después de conocer al proveedor y tener claro las especificaciones técnicas, la forma de pago, entre otras actividades administrativas se procede a realizar la orden de compra.

La cual debe tener al menos los siguientes datos:

• Nombre del producto
• Forma Farmacéutica
• Cantidad
• Valor Unitario
• Valor Total
• Plazos de entrega
• Condiciones de pago (plazos con descuento financiero y/ó de pago neto).
• Condiciones especiales (marcación, entregas parciales, etc.)

METODOLOGÍA DE LA COMPRA

La institución de acuerdo a sus políticas define el tipo de compra que desea realizar ya sea por concurso público abierto, restringido, compra directa, etc.

Existen diversos métodos para el correcto manejo de la adquisición de los medicamentos y dispositivos médicos, a continuación se mostraran algunos que le pueden ser útiles y fáciles de implementar

MOMENTO DE COMPRA
A continuación observaremos algunos tipos de cálculos que nos pueden resultar efectivos en la adquisición de medicamentos y dispositivos médicos.

Consumo Promedio (CP)
Para este calculo se deben tener referencias de un tiempo de adquisición, el cual puede ser días, semanas o meses sin embargo para que este calculo pueda ser mas asertivo se deben tener varios datos como por ejemplo 6 meses.

CP = Promedio Consumo por periodo (mes) / Cantidad de periodos (meses)

Nivel Mínimo de Existencias (NmE)
Este cálculo nos permite detectar la cantidad de medicamento suficiente mientras llega el nuevo pedido de los medicamentos y dispositivos médicos. O sea nos permite mantener una cantidad equilibrada de medicamento constantemente para suministrar a los pacientes.
Para esto se utilizan diversas formulas entre estas están las siguientes.

- NmE = CP x Fracción de tiempo de reposición respecto a un mes
- NmE = CP x 12/360 x dias de inventario
- NmE = (desviación estándar de X) x 1.25 x tiempo de reposición

Tiempo de reposición

Es el tiempo durante el cual se realizan todas las actividades propias de la compra y varían en función de la modalidad de compra seleccionada y los proveedores seleccionados.

Nivel máximo de existencias (NME)

A diferencia del nivel mínimo de existencias, este cálculo busca obtener el número máximo de medicamento o dispositivo medico de acuerdo con las políticas de compra con que dispone la organización.

NME = NmE + CP x meses para los cuales se compra

Punto de reposición (PR)

Es el punto en el cual se debe realizar el proceso de adquisición de medicamentos y dispositivos médicos de tal manera que no se sufra de agotamiento después de consumirse el nivel mínimo de existencias.

PR = NmE + consumo durante un periodo de reposición (NmE) = 2NmE

Cantidad a Pedir (CAP)

Es la cantidad de medicamentos y dispositivos médicos que se deben comprar para el periodo necesario, este cálculo se debe hacer con el objetivo de tener cantidad suficiente para atender a los pacientes, pero cuidándose de adquirir mas cantidad de la necesaria, recuerde que esto puede aumentar los costos de las perdidas evitables, costos de almacenamiento y de inventario.

CAP = (PR + CP x meses para los cuales se compra) – existencias

Justo a tiempo (JAT):

este consiste en el abastecimiento cuando inmediatamente el nivel mínimo de existencias es 0, de esta manera se evitan algunos inconvenientes con las existencias, fechas de vencimiento y manejo de inventario; pero su implementación requiere de una logística eficiente de tal manera que se pueda garantizar siempre con medicamentos disponibles.

PRESUPUESTO DE COMPRAS

En algunas ocasiones no es posible adquirir todos los medicamentos que se necesita en el establecimiento , por lo que es necesario entonces establecer prioridades al momento de la compra, de tal manera que se obtengan los medicamentos más necesarios

Se clasifica en:

Clasificación VEN:
Esta clasificación se realiza de acuerdo a la “urgencia” en que se necesita el medicamento, asegurándose siempre tener disponibles aquellos medicamentos necesarios para la vida del paciente

V : Medicamentos indispensables o vitales

E: Medicamentos menos esenciales

N: Medicamentos con baja frecuencia de uso

Clasificación ABC o PARETO:
Este puede considerar se carácter más administrativo ya que consiste en la separación de los medicamentos por grupos de acuerdo a su costo anual, con el fin disminuir costos y aumentar la rentabilidad. De esta mera se busca tener un porcentaje determinado para los medicamentos costosos, menos costosos y económicos

% de medicamento / % de presupuesto / clasificación Entre el 15% - 25% 80 A Entre el 25% - 35% 15 B
Entre el 5% - 60% 5 C

CONTROL DURANTE EL PROCESO DE ADQUISICIÓN

Se debe contar con la gestión necesaria para tener controles en los procesos del servicio farmacéutico para este caso específico se debe contar con las medidas necesarias para el manejo de los tiempos de compra y mantener los medicamentos en la cantidad y de la calidad necesaria para los pacientes