acuerdo 027 del 2006
Artículo primero
actualizar el reglamento general de archivos.
A
Acceso a documentos de archivo
Derecho de las personas a conocer el contenido de un documento.
Acervo documental
Conjunto de documentos de un archivo
Administración de archivos
Velar por la planificación de estrategias para la organización y el control de los documentos de cada área.
Almacenamiento de documentos
Guardar de la mejor manera los documentos de un archivo.
Archivista
Profesional en archivística.
Archivística
Disciplina que trata todo lo relacionado con el archivo.
Archivo
Conjunto de documentos.
Archivo central
Coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión.
Archivo de gestión
Archivo de la oficina productora que reune la documentación.
Archivo del orden departamental
Archivos procedentes de organismos departamentales y de los que tiene en custodia.
Archivo del orden distrital
Archivos procedentes de organismos distritales y de los que tiene en custodia.
Archivo del orden municipal
Archivos procedentes de organismos municipales y de los que tiene en custodia.
Archivo del orden nacional
Archivos procedentes de organismos nacionales y de los que tiene en custodia.
Archivo electrónico
Conjunto de documentos digitales.
Archivo general de la nación
Lugar público que esta encargado de la formulación, orientación y control de la política archivística nacional.
Archivo histórico
La documentación que por decisión del Comité de Archivo merece ser guardada permanentemente.
Archivo privado
conjunto de documentos de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades
Archivo privado de interés público
por su importancia en las ciencias es solicitado constantemente.
Archivo público
Archivos pertenecientes a entidades públicas que prestan un servicio.
Archivo total
hace referencia al proceso continuo en el ciclo de vida de un documento
Asiento descriptivo
conjunto de elementos que caracterizan a un documento
Asunto
Contenido de una unidad documental.
C
D
Depósito de archivo
Depuración
Descripción documental
Descriptor
Deterioro
Digitalización
Disposición final de documentos
Distribución de documentos:
Documento activo
Documento de apoyo
Documento de archivo
Documento esencial
documento informativo y testimonial.
Documento electrónico de archivo
registro de información generada, recibida y almacenada en medios electrónicos.
Documento facilitativo
documento producido por las actividades comunes o idénticas en todas las organizaciones.
Documento histórico
documento jurídico o autográfico.
Documento inactivo
documento no utilizado ya que dio sus valores primarios.
Documento misional
documento institucional en razón de su objetivo social.
Documento original
es una fuente primaria con característica que garantiza su autenticidad.
Documento original
documento realizado por funcionario público.
Documento semiactivo
documento con valores primarios.
E
Eliminación documental
actividad de tablas de retención o valoración documental.
Empaste
técnica donde se juntan folios también llamado “legajo”
Encuadernación
técnica donde se cosen uno o varios cuadernillos llamado también “libros”.
Estantería
muebles para almacenar documentos.
Expediente
unidad documental generada por un conjunto de documentos funcionales.
F
Facsímil
Fechas extremas
fechas que indican el inicio y conclusión de un expediente.
Foliar
acción de numerar hojas, la primera cara se enumera
Folio vuelto
la segunda cara se enumera
Fondo abierto
documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente.
Fondo acumulado
documento sin ninguna organización archivística.
Fondo cerrado
documentos cuya serie o asunto no es vigente debido al cierre definitivo de las personas jurídicas o naturales que lo generaban.
Fondo documental
documento producido por una persona jurídica o natural en desarrollo de sus funciones
Fuente primaria de información
información original y auténtica.
Función archivística
comprende la elaboración del documento hasta la eliminación o conservación permanente.
G
Gestión documental
conjunto de actividades administrativas y técnicas de la organización del documento.
Guía
instrumento de consulta
I
Identificación documental
primera etapa de elaboración archivística.
Índice
instrumento de consulta de lista alfabética, numérica, cronológica, etc.
Índice cronológico
listado consecutivo de fechas.
Índice onomástico
Índice temático
Índice toponímico
Inventario documental
L
Legajo
Legislación archivística
M
Manuscrito
Marca de agua (Filigrana)
Microfilmación
Muestreo
N
Normalización archivística
O
Ordenación documental
Organigrama
Organización de archivos
Organización documental
P
Patrimonio documental
Principio de orden original
Principio de procedencia
Producción documental
Protocolo
R
Radicación de comunicaciones oficiales
Recepción de documentos
Recuperación de documentos
Registro de comunicaciones oficiales
Registro de ingreso de documentos
Reglamento de archivo
Reprografía
Retención documental
S
Sección
unidad administrativa productora de documentos.
Selección documental
Muestra de documentos
Serie documental
Conjunto de documentos. Ejemplo: historias laborales
Signatura topográfica
Ubicación de la unidad de conservación
Sistema integrado de conservación
Sistema que asegura el mantenimiento de los documentos
Sistema nacional de archivos
Instituciones archivísticas que normalizan los procesos archivísticos.
Subserie
Documentos específicos
T
Tabla de retención documental
Elemento en caso de retirar algo de su lugar
Tabla de valoración documental
Asuntos o documentos que se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central
Testigo
Elemento en caso de retirar algo de su lugar
Tipo documental
Unidad documental simple que se puede clasificar
Tomo
Trámite de documentos
Recorrido del documento (fabricación - función)
Transferencia documental
Remisión de los documentos del archivo gestión al central y al histórico
U
Unidad administrativa
Unidad operativa
Unidad de conservación
Conjunto de documentos que guían la conservación
Unidad documental
Identificación y caracterización documental
V
Valor administrativo
Cualidad de un documento administrativo
Valor científico
Cualidad de un documento que registre la creación de conocimiento
Valor contable
Documentos con movimientos económicos
Valor cultural
Documentos socioculturales
Valor fiscal
Documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.
Valor histórico
Documentos que deben conservarse por ser fuentes primarias
Valor jurídico o legal
testimonio para la ley con los derechos y obligaciones legales
Valor primario
Cualidad inmediata de los documentos
Valor técnico
Documento con un aspecto misional
Valoración documental
Labor para determinar los valores primarios y secundarias
Artículo segundo
Se rige a partir de su publicación