Acuerdo 056 del 2000

Toda persona interesada en obtener la información que reposa en los archivos, deberá identificarse y cumplir lo establecido en el respectivo reglamento, para tener acceso a la misma.

La consulta de expedientes o documentos que reposan en las oficinas públicas se permitirá en día s y horas laborales, con la presencia del funcionario o servidor responsable de aquellos.

Para la consulta de los documentos históricos se debe obtener carnet de investigador, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:

1.Carta de presentación, preferiblemente institucional o, en su defecto, de carácter personal, indicando el interés específico en el campo de la investigación.
2.Fotocopia simple del documento de identidad.
3.Diligenciamiento del formato de registro, el cual será suministrado gratuitamente, por el archivo respectivo.
4.Dos fotografías tamaño cédula (una para el formato de registro y otra para el carnet).

Toda persona tiene derecho a que se le expidan copias de los documentos que reposan en los archivos, siempre y cuando la reproducción no afecte al documento original. En todo caso el solicitante pagará los costos de reproducción de acuerdo a las tarifas señaladas por cada entidad.

PARÁGRAFO: No habrá restricción a la información contenida en los documentos ç, salvo los casos que establezca la ley.

En los archivos históricos se llevará un Registro con los datos del investigador y deberá mantenerse actualizado en bases de datos , en formato CDS/Isis (de dominio público), soporte que será suministrado por el Archivo General de la Nación con el fin de garantizar el intercambio de información entre los diferentes archivos históricos del país.

Los datos que debe contener este formato registro, serán los siguientes:

Nombre y Apellidos
Nacionalidad
Documento de Identidad
Profesión
Entidad para la cual trabaja
Domicilio permanente
Dirección Temporal
Teléfono, Fax E-mail
Ciudad/ País
Descripción breve del Proyecto de Investigación
Señalamiento de las obligaciones del Investigador en lo referente a:
Cumplir las normas y reglamentos de la institución
Responder por el buen tratamiento de los documentos y elementos que se le suministren.
Entregar al Archivo una copia de la publicación.
Dar los créditos correspondientes y/o responder por los derechos que se deriven de la reproducción de materiales gráficos con fines comerciales.
En las publicaciones que resulten de la consulta de los documentos del archivo, el investigador deberá citar la fuente exacta de la cual fue extraía la información
Fecha de diligenciamiento del formato registro
Firma