Éxito y fracaso de los sistemas de información

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Sistemas que no tienen el desempeño esperado, que no está funsionando en el plazo específico.

Puede considerase que hasta el 75% de los sistemas constituye fracasos operativos.

Muchos sistemas no se están empleando como debian hacerlo.

Áreas problemas de los Sistemas de información

Diseño

Datos

Costo

Operaciones

Medición del Éxito de los sistemas

Niveles altos del uso del sistema

Satisfacción de los usuarios con el sistema

Actitud Favorables hacia la función de IS

Logro de los objetivos del sistema

Recompensa financiera

Causas del Éxito y fracaso de los SI

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Muchos sistemas fracasaron debido a la posición del entorno, o bien, a la situación interna

Los SI tienen impactos a las conductas y la organización.

Implementación

Todas las actividades de la organización encaminadas a adoptar, administrar y hacer rutinaria una innovación.

Causas de éxito y fracaso de la implementación

El rol de los usuarios en el proces de implementación

El grado en que la administración apoya la labor de implementación

El nivel de complegidad y riesgo del proyecto de implementación

La calidad de administración del proceso de implementación

Agente de Cambio

En el contexto de la implementación, la persona que actua como catalizador durante el proceso de cambio, para asegurar el éxito en la adactación de la organización a un sistema nuevo o una innovación.

Actores en el proceso de Innovación

Conducta Innovadora

Factores para el éxito o fracaso de los SI

Participación e influencia de los usuarios

Resultados positivos

Si los usuarios participan más intensamente en el diseño, tienen más oportunidades de modelarlo.

Produce mejores soluciones

Brecha de comunicaciones usuario-diseñador

Los usuarios y especialistas en sistemas suelen tener diferentes antecedentes, intereses y prioridades que obstaculiza la comunicación y resolución de problemas.

Apoyo Administrativo

El respaldo de la administración asegurará que le apoyo del proyecto de sistemas recibirá el financiamiento y los recursos suficientes para tener éxito.

Hay ocaciones en que este se compromete demaciado con un proyecto e invierte recursos excesivos en una labor de desarrollo de sistemas.

Es menos indispensable en caso de negocios pequeños.

Nivel de Complejidad/Riesgo

Los sistemas difieren drásticamente en su tamaño, alcance, nivel de conplejidad y componentes técnicos y de organización.

Los investigadores han identificado tres dimenciones clave que influyen en el nivel de riesgo de los proyectos:

Tamaño del proyecto (a mayor tamaño, mayor riesgo)

Estrucutura del proyecto (salidas y procesos)

Experiencia del proyecto (conocimientos técnicos)

Manejo de proceso de implementación

El desarrollo de un sistema nuevo se debe manejar y orquestar con mucho cuidado

Es preciso evaluar costos, beneficios y calendarios del proyecto

Mal manejo de
proyecto

Costos Excesivos

Plazo no cumplido

Deficiencias técnicas que perjudican el desempeño

No producen los beneficios esperados

¿por qué se manejan tan mal los proyectos?

Ignorancia y optimismo

Las tecnicas para estimar el tiempo requerido no están bien desarrolladas.

El mito del mes-hombre

Unidad de medición tradicional que emplean los diseñadores de sistemas para estimas el tiempo que requiere el desarrollo de un proyecto.

El reto de la Reingeniería de Procesos de Negocio (BPR) y la Planificación de Recursos de Empresa (ERP)

El 70% de todos los proyectos de reingenieria de procesos de negocios no proporcionan los beneficios prometidos.

Los problemas tanto del BPR como de ERP forman parte del mayor conflicto de la implementación en las organizaciones y el manejo del cambio.

El proceso de implementación: Qué puede salir mal

Análisis

No se asigno tiempo, dinero ni recursos a investigar el problema

Poco o ningún tiempo a la planificación preliminar

Personal inadecuado

Promesa de resultados imposibles de entregar

Documentación insuficiente

Malas entrevistas

Diseño

Los usuarios no contribuyen a ésta

El sistema esta diseñado únicamente para satisfacer las necesidades actuales

Cambios drásticos sin un análisis de impacto

Las especificaciones funcionales no están debidamente documentadas

Programación

Se subestima el tiempo y el dinero necesario

Especificaciones incompletas a los programadores

Poco tiempo al desarrollo de la lógica de los programas

Los programadores no aprovechan plenamente las técnicas de diseño estructurados o O.O.

Los programadores no se documentan debidamente

No se programan los recursos necesarios

Pruebas

Se subestima el tiempo y dinero necesarios para realizar suficientes pruebas.

El equipo de proyecto no prepara un plan de pruebas organizados.

Los usuarios no participan lo suficiente en las pruebas.

El equipo de implementación no prepara pruebas de aceptación adecuadas.

Conversión

Poco tiempo y dinero para las actividades de conversión.

No todas las personas que usarán el sistema participan antes de iniciarse la conversión.

Para conpensar los excedentes de costos y retrasos, se pone en funsionamiento el sistema antes de que esté listo.

La documentación del sistema y los manuales de usuario son incompletos.

No se realizan evaluaciones ni se establecen normas de desempeño.

Las estipulaciones de manejo del sistema son insuficientes.

Control de factores de riesgo

tecnicas básicas de administración de proyectos

Herramientas de integración externa que enlazan la labor del equipo de implementación con la de los usuarios en todos los niveles de la organización.

Herramientas de integración interna que garantizan que el equipo de implementación como una sola unidad integrada.

Herramientas de planificación formal para estructurar y ordenar las tareas, al estimar por adelantado el tiempo, el dinero y los recursos técnicos necesarios para llevarlas a cabo.

Herramientas de control formal que ayudan a monitorear el avance hacia las metas.

Como superar la resistencia de los usuarios

Es probable que los usuarios sientan que controlan y poseen el sistema

Si se a capacitado a los usuarios para usar correctamente el sistema de información es más probable que se sientan satisfechos de él.

Los usuarios no siempre tienen participación productiva en los proyectos del sistema.

Los investigadores han explicado la resistencia de los ususarios con una de tres teorias

Teoría orientada hacia las personas.

Teoría orientada hacia los sistemas

Teoria de interacción

Diseño para la organización

El propósito de un sistema es mejorar el desempeño de la organización.

Éste debe considerar explícitamente las formas en que la organización cambia cuando se instale el nuevo sistema.

Análisis de impacto de la organización

Explica como un sistema propuesto afecta la estructura, las actitudes, la toma de decisiones y las operaciones de la organización.

Factores organizacionales en la planificación e implementación de sistemas

Participación e interés de los empleados

Diseños propuestos

Estándares y monitoreos de desempeño

Ergonomía (Incluido equipo, interfaces con el usuario y entorno de trabajo)

Procedimientos para resolver quejas de empleados

Salud y seguridad

Cumplimiento con disposiciones gubernamentales

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Consideración del factor humano

La calidad de los sistemas de información se debe evaluar en términos de los criterios de los usuarios, no de los criterios del personal de SI.

Las áreas en los que el usuario interactua con el sistema se debe diseñar con mucho cuidado y considerar aspectos de ergonomía.

Diseño Sociotécnico

Establece objetivos humanos para el sistema, que producen una mayor satisfacción en el trabajo.

Diseñar para producir sistemas de infromación que combinan eficiencia, técnica con sensibilidad, para las necesidades de la organización y de las personas.