Metodolología de la AA

La metodología de la auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios y se delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.También cumple la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y seguimiento.

La planeación se refiere los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoría administrativa para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de información, investigación preliminar, proyecto de auditoría y diagnóstico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante.

En esta etapa es necesario seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría, la selección de instrumentos de medición que se emplearán, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión necesaria para mantener una coordinación eficaz.

Establecer lineamientos generales, acciones específicas y criterios para la ejecución de auditorías de seguimiento para garantizar que las observaciones formuladas por el auditorse atiendan e implementen de manera puntual.

Al finalizar el examen de la organización, de acuerdo con el procedimiento correspondiente, y una vez que se han seleccionado los enfoques de análisis organizacional ycuantitativos y formulado el diagnóstico administrativo, es necesario preparar un informe, en el cual se consignen los resultados de la auditoría e identifique claramente el área, sistema, programa, proyecto, etc. auditado, el objeto de la revisión, la duración, alcance, recursos y métodos empleados.Los resultados, conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, deberán reunir atributos tales como:• Objetividad Visión imparcial de los hechos.• Oportunidad Disponibilidad de la información en tiempo y lugar.• Claridad Fácil comprensión del contenido.• Utilidad Provecho que puede obtenerse de la información.• Calidad Apego a las normas de administración de la calidad y elementos del sistema de gestión de la calidad.• Lógica Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.

Antes de presentar la versión definitiva del informe, es necesario revisarlo en términos prácticos, con base en las premisas que se acordaron para orientar las acciones que se llevaron a cabo en forma operativa.Para abordar este aspecto, es recomendable seguir el orden siguiente:01. Introducción Criterios considerados para emprender y ejecutar la auditoría.02. Antecedentes Información que enmarca la génesis y situación actual de la organización.03. Justificación Elementos que hicieron necesaria su aplicación.04. Objetivos de la auditoría Razones por las que se efectuó la auditoría y los fines que se persiguen con el informe.05. Estrategia Cursos de acción seguidos y recursos ejercidos en cada uno de ellos.06. Recursos Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos empleados.07. Costo Recursos financieros utilizados en su desarrollo.08. Alcance Ámbito, profundidad y cobertura del trabajo.09. Acciones Pasos o actividades realizados en cada etapa.10. Metodología Marco de trabajo, técnicas e indicadores en que se sustentó la auditoría.11. Resultados Hallazgos significativos y evidencia suficiente que la soporte.12. Conclusiones Inferencias basadas en las pruebas obtenidas.13. Recomendaciones Señalamientos para mejorar el desempeño.14. Alternativas de implantación Programa y métodos viables.15. Desviaciones significativas Grado de cumplimiento de las normas aceptadas parala auditoría.16. Opiniones de los responsables de las áreas auditadas Puntos de vista expuestos acerca de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.17. Asuntos especiales Toda clase de aspectos que requieran de un estudio másprofundo.

Para que el informe tenga verdadero efecto en el desempeño de una organización, es necesario presentarlo en forma puntual, esto es, prestar especial atención a la formulación de criterios, si bien susceptibles de llevarse a la práctica, también con una visión estratégica, para lo cual deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos:a. No perder de vista el objeto de la auditoría cuando se llegue a las conclusiones yrecomendaciones finales.b. Ponderar las soluciones que se propongan para determinar practicidad y viabilidad.c. Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos inherentes a los hallazgos, para traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas, según sea el caso.d. Homogeneizar la integración y presentación de los resultados para que exista coherencia entre los hallazgos y los criterios para su atención.e. Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar sólidamente los resultados.f. Allegar a los niveles de decisión los elementos idóneos para una toma de decisiones objetiva y congruente.g. Establecer las bases para constituir un mecanismo de información permanente.h. Crear conciencia en los niveles de decisión de la importancia que reviste el incumplimiento (o hacerlo extemporáneamente) de las medidas recomendadas.i. Establecer la forma y contenido que deberán observar los reportes y seguimiento de las acciones.j. Tomar en cuenta los resultados de auditorías realizadas con anterioridad, para evaluar el tratamiento y cursos de acción tomados en la implementación de resultados

La variedad de opciones para presentar los informes depende del destino y propósito que se les quiera dar, además del efecto que se pretende con su presentación. En atención a estos criterios, los informes más representativos son:• Informe general• Informe ejecutivo• Informe de aspectos relevantes

La implementación de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave para afectar en forma efectiva a la organización, ya que representa el momento de transformar las propuestas en acciones específicas para cumplir con el propósito de la auditoría.

Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de la auditoría debe convocar al grupo auditor para efectuar una revisión de su contenido.En caso de que se detecte algún aspecto susceptible de enriquecer o clarificar, se deben realizar los ajustes necesarios para depurarlo. El informe final aprobado se hará del conocimiento de:• Titular de la organización• Órgano de gobierno• Órgano de control interno• Niveles directivos• Mandos medios y nivel operativo• Grupo(s) de filiación, corporativo(s) o sectorial(es)• Dependencia globalizadora (en el caso de instituciones públicas)

El propósito del examen es aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen y las circunstancias específicas del trabajo a fin de reunir los elementos de decisión óptimos.

Fundamentalmente, el examen sirve para clasificar e interpretar hechos, diagnosticar problemas que se deben evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:Conocer el hecho que se analiza.Describir ese hecho.Descomponerlo en sus partes integrantes para estudiar todos sus aspectos y detalles.Revisarlo de manera crítica para comprender mejor cada elemento.Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación seleccionado mediantecomparaciones y búsqueda de analogías o discrepancias.Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado individualmente y en conjunto.Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atención

Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis preguntas:

Los enfoque del análisis administrativo constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus observaciones. Estas importantes herramientas de trabajo le posibilitan:• Comprobar si la ejecución de las etapas del proceso administrativo se apega a lo previamente planeado.• Dar soporte a la evaluación cualitativa y cuantitativa de los indicadores establecidos.• Fortalecer el examen de los resultados de la organización.• Considerar elementos o circunstancias que inciden en los resultados.• Tener un perfil más claro de los niveles de eficacia.• Asociar el uso de los recursos con las técnicas de trabajo.• Determinar el grado de consistencia de cada uno de los procesos.Entre los enfoques que se utilizan para realizar el análisis y que representan un apoyo valioso para el auditor se encuentran los siguientes:

Una auditoría administrativa permite precisar el comportamiento histórico de una organización, pero es también un elemento de decisión que representa un mecanismo de cambio. Es allí donde reside su capacidad sustantiva de perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y convertirla en una ventaja competitiva sustentable.

El diagnóstico es un mecanismo de estudio y aprendizaje toda vez que fundamenta y transforma las experiencias y los hechos en conocimiento administrativo, que permite evaluar tendencias y situaciones para formular una propuesta interpretativa, o modelo analítico de la realidad de la organización.

Una vez que se ha planeado e instrumentado la auditoría, se dispone de una base de información con la perspectiva de la génesis, infraestructura administrativa, forma de operación y posición competitiva, lo que permite establecer las bases de actuación con la certeza de que enmarca las variables y estrategias fundamentales.

• Fisonomía de la organización de acuerdo con su situación actual y su trayectoria histórica• Mecánica para generar bienes, servicios, capital y conocimiento• Esfera de acción• Posición en el mercado• Ciclo de vida de la organización

• Gestión de funciones, procesos y proyectos• Coordinación de las acciones• Administración de la tecnología de la información• Análisis de la interacción, planeación, organización, dirección y control

• Manejo de indicadores financieros y de gestión• Comportamiento organizacional• Resultados alcanzados• Margen de efectividad

• Propósito estratégico• Enfoque estratégico• Procesos estratégicos• Habilidades distintivas

• Cultura organizacional• Valores• Trabajo en equipo• Calidad de vida de la organización

• Estructura• Oportunidades de negocio• Administración del cambio• Potencial de innovación• Control estratégico