ETAPAS DE PROCESO ADMINISTRATIVOS

Es la etapa inicial del proceso administrativo .

PASOS DE LA PLANEACÓN

FIJAR OBJETIVOS

Determinar el camino a seguir la acción

Son directrices precisas

Se constituyen en parámetros de medición de alcances.

Se logra la mayor aprovechamiento de los recursos.

HACER LOS DIAGNOSTICOS ADMINISTRATIVOS

ELABORAR PLANES Y PROGRAMAS

HERRAMIENTAS QUE UTILIZA PARA LA PLANEACIÓN.

PRESUPUESTOS

Elaborar un plan se requiere con un presupuesto que permita ejecutarlo.

FUNCIÓN

Es programar la distribución de los ingresos e egresos financieros.

IMPORTANCIA

Depende alcanzar los objetivos organizacionales.

REQUISITOS DEL PRESUPUESTO

Elaboración por partidas

Fijar egresos

Fijar controles

ELABORACIÓN

Debe estar integrado por dirigentes , patrocinadores administradores, y jefes de departamento.

TIPOS DE PRESUPUESTOS

PRESUPUESTOS DE EGRESO

PRESUPUESTOS COSTOS FIJOS

PRESUPUESTOS COSTOS VARIABLES

PRESUPUESTO POR PROGRAMA

PRESUPUESTOS FINANCIEROS.

PROGRAMAS

Son planes específicos de acción .

FUNCIÓN

Alcanzar todos los objetivos de la organización

CLASIFICACIÓN

GENERALES

SE DESPRENDE DE LOS PLANES DE NIVEL ESTRATÉGICO

ESPECÍFICOS

SON DEPARTAMENTALES

LARGO PLAZO

SE DIVIDEN EN DISTANTES Y REMOTOS.

CORTO PLAZO

INMEDIATOS Y MEDIATOS.

ASPECTOS DE PROGRAMA

DATOS GENERALES

INTRODUCCIÓN

ÍNDICE

DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO

JUSTIFICACIÓN

OBJETIVOS

ORGANIZACIÓN

PRESUPUESTOS

ACTIVIDADES

EVALUACIÓN

Define la administración de funciones y actividades inherentes al plan

Establece las relaciones funcionales de la dirección.

Son unidades que requieren implantar controles apropiados para un mejor funcionamiento.

ORGANIZACIÓN INFORMAL

Relacionarse con un grupo Específico.

Es importante lograr el equilibrio y armonizar los intereses , tarea ,

Los movimientos de personal,los periodos de descanso , el ambiente físicas y psicológicas.

ORGANIZACIÓN FORMAL

Reyes Ponce 1981

Define a la organización como la estructuración técnica de las relaciones que debe haber entre las funciones niveles y actividades de los elementos actividades.

George Terry 1978

Es el conjunto de funciones que se estimen necesarias para lograr los objetivos.

Elmone Peterson

Proceso y una estructura ideada para especializar y realizar un trabajo.

kicks

Un proceso estructurado en el que interactúar personas para alcanzar objetivos.

Chiavenato

Interrelaciones entre los órganos o cargos .

ELEMENTOS DE ORGANIZACIÓN FORMAL

División de trabajo

Definición de funciones y actividades

Establecer jerarquías

Establecer los sistemas de comunicación

TIPOS DE ORGANIZACIÓN FORMAL

ORGANIZACIÓN LINEAL

Se conoce cuando:

Se inicia una organización

Son pocos los miembros de la organización .

Cuando las funciones y actividades son rutinarias.

Cuando el objetivo y la cantidad y no calidad.

ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

Busca eliminar la centralización en la toma de decisiones y apoyar la especialización.

Busca simplificar el trabajo

Busca establecer líneas directas de comunicación.

ORGANIZACIÓN LINEO-FUNCIONAL

Se producen jerarquías lineales.

Establecer la comunicación.

ORGANIZACIÓN POR COMITÉS

Son formas administrativas .

Tienen meta especificas por alcanzar.

HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN

ORGANIGRAMAS

Son las representaciones gráficas de la estructura de la organización interna.

FUNCIONES

Establecer los niveles jerárquicos.

NIVEL DE UN ORNANIGRAMA

ESTRATÉGICO

INTERMEDIO

OPERATIVO

REQUISITOS DE UN ORGANIGRAMA

La claridad es importante para comprenderlo

Debe representar estructuras real dela organización .

Subtema

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

ORGANIGRAMA LINEAL

Es un diagrama fácil de elaborar , sencillo, comprensible.

ORGANIGRAMA FUNCIONAL

Es evitar la centralización e impedir que varias personas den órdenes a un mismo subordinado.

ORGANIGRAMA CON POSICIÓN DEL GRUPO DE DIRECCIÓN

Es la posición en la que no se tiene mando.

ORGANIGRAMA HORIZONTAL

La autoridad fluye de izquierda a derecha.

ORGANIGRAMA ESCALAR

Se asemeja a una escalera invertida.

PROCEDIMIENTOS

DEFINICIÓN

Los procedimientos se concentran en manuales o instructivos.

FUNCIÓN

Se utiliza para orientar la acción del personal en el nivel de aplicación.

IMPORTANCIA

Se señala la secuencia cronológica más adecuada para tener resultados positivos.

REQUISITOS

EXPRESAR POR ESCRITO

EVITAR DUPLICIDAD

TENER SECUENCIA Y COHERENCIA

NORMAS

DEFINICIÓN

Son indicaciones de observancia general .

FUNCIÓN

Es establecer señalamiento generales .

IMPORTANCIA

Señalar lineas generales y requisitos para ejecutar las actividades.

REQUISITOS PARA ELABORAR NORMAS

Fijar escrito.

Darse a conocer.

REGLAS

DEFINICIÓN

Son señalamientos imperativos.

FUNCIÓN

Ordenar y fijar requisitos para el funcionamiento adecuado.

REQUISITOS PARA ELABORAR

Implantar la disciplina en el personal.

Asegurar su cumplimiento

MANUALES

MANUALES DE ORGANIZACIÓN

Contienen elementos administrativos

Manual de objetivos

Manual de programas

Manual de políticas

Manual de reglamentos

Manual de descripciones

ASPECTOS

Datos generales

Contenido

Introducción

Base Legal

Estructura y organización

Organigramas

Otros manuales.

MANUALIDADES DE PROCEDIMIENTOS

Datos generales

La fecha y el directorio.

Contenido

Lista que contiene.

Introducción

Se señala las razones por las cuales se elaboro.

Procedimiento

Se describe la manera de describir paso a paso.

Bibliografía

MANUALIDADES MULTIPLES

Abordan procedimientos generales.

Seguir el orden que se describe en el Manual.

ANÁLISIS DE PUESTOS

DEFINICIÓN

Es el estudio científico y la exposición de todas las circunstancias que ocurre en el puesto.

OBJETIVOS

MEJORAR EL SISTEMA DE TRABAJO

SELECCIÓN DEL PERSONAL

DELIMITAR FUNCIONES

ELABORACIÓN

Un supervisor, un jefe, y un miembro del personal .

VENTAJAS

Delimitar funciones y responsabilidades

Permite una remuneración más justa

Asegura un mejor planeación

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

DEFINICIÓN

Es el documento en el que se condigna funciones, relaciones, jerarquías, requisitos. percepciones.

OBJETIVOS

Delimitar funciones

Orientar al personal

Facilitar la supervisión

Apoyar las evaluaciones de puestos.

Mejorar la administración del personal.

ASPECTOS NECESARIOS PARA DESCRIBIR UN PUESTO

Titulo del puesto

Ubicación

Especificación

Jerarquias de puestos

Requisitos para ocupar el puesto

Habilidades y destrezas necesaria.

VALUACIÓN DE PUESTOS

DEFINICIÓN

Determinar el valor de cada puesto para diferenciar en las percepciones.

OBJETIVOS

Equidad en los salarios

Percepción de control con las funciones

Delimitar funciones.

FUNCIÓN

El manejo racional de los recursos financieros de la organización.

DESVENTAJAS

Depende de las posibilidades económicas de la empresa.

ELABORACIÓN

Un miembro del personal ocupa el puesto de que se trata.

Subtema

MÉTODOS

Grado de complejidad.

Preparación y experiencia para el puesto.

Esfuerzos necesarios.

Riesgos de trabajo.

Es la evaluación del resultado en cuanto al logro objetivo organizacionales.

Evaluar el logro de los objetivos

Optimizar la utilización de recursos

Proponer y sugerir opciones administrativos.

SISTEMA DE CONTROL

El control se define como la etapa final del proceso administrativo.

SUPERVISICIÓN

Es un sistema importante del control de las organizaciones

OBJETIVOS

Desarrollo del personal subordinado.

Promover la calidad del servicio para los usuarios

Proteger y apoyar el logro de objetivo.

PRINCIPIOS DE SUPERVISIÓN

PRINCIPIOS DE PLANEACIÓN

Alcanza los objetivos que establecen.

PRINCIPIOS DE LIDERAZGO

Conocer las motivaciones conductuales facilita la supervición.

PRINCIPOS DE COMUNICACIÓN

La comunicación adecuada simplifica la supervisión

LA EVALUACIÓN

Proceso sistemático de medición y comparación de resultados

TIPOS DE EVALUACIÓN

DIRECTA

Los métodos que se utilizan son :

Entrevistas

Reuniones

Observación

INDIRECTA

Se aplica por medio de investigación.

Toma de decisiones

proporcionar información

Presentar las oportunidades de resultado.

MÉTODOS DE CONTROL

EL ARCHIVO

Es el conjunto de documento clasificados y de manera apropiada.

TIPOS DE ARCHIVO

SEGÚN EL DESTINO

Pasivo

Activo

SEGÚN EL SISTEMA DE ACCESO

Privado

Público

Secreto

AUDITORÍA

Es un procedimiento técnico que sirve para evaluar el curso de un trabajo.

TIPOS

Fiscal

Administración

TÉCNICAS DE CONTROL MAS EMPLEADAS

TIPOS DE INFORMES

INFORME PROVOCADO

Es hacer notar la necesidad de entregar resultados .

INFORME SOLICITADO

Elabora solicitud del nivel jerárgico.

INFORME RUTINA

Se realiza en forma regular por un periodo determinado.

PASOS

MEDICIÓN POR SISTEMAS

COMPARACIÓN

MEJORAS Y CORRECCIONES.

Cierra el proceso del ciclo administrativo

TEORIA DE LOS RASGOS DE LA PERSONALIDAD

Energía

Agresividad

Autoconfianza

Cooperación

TEORÍA DE LOS ESTILOS DE LIDERAZGO

El estilo autocrático

QUIEN INDICA LAS ORDENES

El estilo democrático

El líder es un miembro mas del grupo .

El estilo liberal

La participación del líder es limitada.

TEORÍA SITUACIONALES DE LIDERAZGO

El líder

El grupo

La situación

TEORÍAS DE LA MOTIVACIÓN HUMANA

Contar con conocimientos acerca del comportamiento humano

Conocer los factores que motivan a las personas a desempeñar correcto su trabajo.

Los principales fueron Maslow y Herzberg que propuso las necesidades humanas a difernetes conductas.

TEORÍAS DE COMPORTAMENTO

TEORÍA X

El nombre es perezoso por la naturaleza

Le gusta ser dirigido.

TEORÍA Y

Individuo dinamico.

Sensible a los cambios.

El estilo de dirección es democrático o liberal.

TEORÍAS D SISTEMAS DIRECTIVOS

La autoridad se conserva en el líder.

COMUNICACIÓN

Propósito de la comunicación

Retroalimentar el sistema administrativo.

Promover conductas

Lograr eficiencia

Ejercer la dirección.

Elementos de la comunicación

Emisor, transmisor, receptor, respuesta.

Concepto de la comunicación

Es un proceso en el interior de la persona interpersonal.

El mensaje produce un efecto en el receptor y se produce una respuesta.

Se le considera el intercambio de información.

Métodos de comunicación

El oral

La palabra escrita

El lenguaje corporal

Tipos de comunicación administrativas

Comunicación ascendente

Informar

Sugerir

Coordinar.

Barrera de comunicación

Es la incongruencia entre el contenido y el mensaje y la intención que no se emite.

Principios de comunicación

DEL DINAMISMO

Asegura la respuesta

DE LA CONGRUENCIA

Si durante la comunicación se espera una respuesta adecuada.

DE LA FORMA

Elegir el método y el tipo de comunicación adecuados.

Medios de comunicación

Oficios

Memorándums

Circulares

Boletines

Periódicos.

TÉCNICAS DE INTEGRACIÓN

PRINCIPIOS DE LA INTEGRACIÓN

DE LA CALIDAD

Depende de la selección apropiada de los recursos

DE INFORMACIÓN

Información veraz y previa

DE SELECCIÓN

No adecuar al puesto de la persona.

DEL CONOCIMIENTO

El individuo es capaz de realizar cualquier función

DE LOS RECURSOS MATERIALES

Permite un mejor aprovechamiento.

INTRODUCCIÓN Y DESARROLLO

ADIESTRAMIENTO

PERSONAL DE NUEVO INGRESO

DESARROLLO DE LIDERAZGO

CONTRATACIÓN

Se entiende por trabajo cualquiera que sea el acto que le de origen .

EL CONTRATO

La prestación de un trabajo y el contrato producen los mismos efectos.

CONTENIDO DE LOS CONTRATOS

Nombre

lugar

Duración

Forma

Día, lugar

RECLUTAMIENTO

Significa reunir , recabar, ordenar, y obtener la información necesaria sobre los recursos útiles de organización.

El reclutamiento se realiza en los centro que produce los recursos atravéz de los trabajadores de la empresa.

Los programas de reclutamiento son función de los departamentos de personal.

SELECCIÓN

Consiste en escoger decidir aceptar , el recurso que mas conviene alcanzar.

LA PRUEBA DE ADMISIÓN

Consiste en la aplicación del cuestionario

El establecimiento de parámetros para la selección es un aspecto importante y previo a la selección.

EL EXPEDIENTE

Se integra con la solicitud del empleo

las pruebas de admisión y sus resultados

El curriculo vitae

Las cartas de referencia.

Los resultados de la entrevista

LA ENTREVISTAS

Se realiza con guias y objetivos.

Es muy importante crear un ambiente agradable.

Escuchar con atención.

PERIODOS DE PRUEBA

Constituyen una excelente oportunidad para valorar las habilidades y aptitudes del trabajador.