unidad de correspondencia

en un solo lugar debe radicarse y registrarse toda la correspondencia que entra y sale de la empresa , a ambas se les colocara un numero que cada año comienza desde 01

se puede usar para imprimir el numero de radicado , sello automático o manuales

se debe llevar una planilla de registro de correspondencia recibida y otra de enviada

se debe llevar una correspondencia del consecutivo de correspondencia

se debe llevar una carpeta con todas guías de mensajería por meses

recepción de documentos

identificación de medios de recepción : mensajería , fax,correo tradicional, correo electrónico,pagina web

recibo de documentos oficiales

verificación de folios , copias , anexos y firmas

constancia de recibido (sello , reloj radicado)

radicacion de documentos

asignación de un numero consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el articulo 2 del acuerdo AGN060 de 2001

impresión de rotulo de la radiación

registro impreso de plantillas de radiación y control

registro de documentos

recibo de documentos oficiales

verificación y confrontación de folios copias , anexos y firmas

constancia de recibido

asignación de datos confirme al articulo 2 del acuerdo AGN060 del 2001, tales como el nombre de la persona y o identidad remitente o destinataria , nombre y código de dependencias , competentes ,numero de tradicional, nombre de funcionarios responsables del tramite , anexos y tiempos de respuesta

conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas

establecimiento de controles de respuestas a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados

¿para que sirve el proceso de documentación recibida?

* quedara una constancia del documento recibido y distribuido atraves de un archivo central

* se ejercerá un control sobre las comunicaciones que se reciben , cuando posteriormente haya que realizar un búsqueda puntual del documento ya sea por reclamaciones o información

*darle información a los directivos día a día sobre las comunicaciones que llega hasta la empresa

actividad del proceso de distribución de documentos

tiende a garantizar que los documentos lleguen a su destino

la distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y exterior de la entidad

distribución de documentos internos

identificación de documento

enrutamiento de documentos a dependencia competente

registro de control de entrega de documentos

distribución de documentos externos

identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia

clasificación de las comunicaciones

organización de documentos en buzones y casilleros

enrutamiento de documentos de dependencia competentes

reasignacion de documentos mal direccionados

registro de control de entrega de documentos recibidos

distribución de documentos enviados

definir los medios de ditribucion . fax , correo electrónico ,tradicional

control del cumplimiento de requisitos del documento

métodos de empaque y embalajes

peso y porteo del documento

control y firma de guías plantilla y entrega

control de devoluciones

organización de mensajería externa

proceso tramite de documentos

cursi de documentos desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa

recepción de solicitud o tramites

confrontación y diligencia miento de plantillas de control y rutas del tramite

identificacion del tramite

determinación de competencias según funciones de la competencia

definición de los periodos de vigencia y tiempo de respuestas

respuestas

análisis de antecedentes y compilación de información

proyección y preparación de respuesta

tramite a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto

proceso de consulta y préstamo

formulario de consultas

determinación de la necesidad y precisión de la consulta

determinación de competencias de la consulta

condiciones de acceso

disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación

reglamento de consulta

estrategia de búsqueda

disponibilidad de expediente

disponibilidad de fuentes de información

establecimiento de herramientas de consulta

ubicación de documentos

respuesta a consulta

atención y servicio al usuario

infraestructura de servicios de archivo

sistema de registros y control de préstamo

uso de testigo y formatos para el control de devolución

implantación de medios manuales o automáticos para localización de información