Que es la gestión documental?

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Que es la gestión documental?

Procesos asociados

• Disposición final de los documentos: Conjunto de actividades orientadas a la selección de los documentos en los archivos de gestión y/o central, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.

• Transferencia de documentos: Proceso de traspaso periódico de la documentación de un archivo a otro del sistema o fuera de éste, de acuerdo a plazos de permanencia establecidos para la documentación en cada uno de ellos. También incluye las actividades para transferir documentación con valoración histórica al Archivo Nacional.

• Consulta de documentos: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. • Consulta de documentos: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

• Almacenamiento: Acciones orientadas a gestionar los depósitos documentales junto con el conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

• Organización: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, en miras de garantizar su oportuna recuperación.

• Incorporación: Conjunto de operaciones de verificación y control que se deben realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por las unidades productoras de documentos hacia el sistema de gestión de archivos.

Edades de los documentos

• Tercera edad: Los documentos tienen un valor histórico y su consulta se lleva a cabo por los investigadores preferentemente. Estos documentos forman el archivo histórico.

• Archivo Histórico: “El archivo histórico es la unidad responsable de organizar, describir, administrar y conservar a perpetuidad los documentos archivísticos

• Segunda edad: Los documentos carecen de valor administrativo, pero su conservación es necesaria ya que tienen un valor [para la institución] y son consultados con mucha frecuencia por la administración o los ciudadanos. Forman el archivo Intermedio.

• Archivo Central: “El archivo central es la unidad responsable de la gestión de documentos archivísticos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas, y que permanecen en él hasta su destino final.

• Primera edad: en la que los documentos circulan y se tramitan. Su uso es frecuente, y reunidos y organizados forman el archivo de oficina.

• Archivo de Gestión: “Archivo de oficinas que reúnen documentación con vigencia administrativa y jurídica, de uso continuo.

Dominio de la gestión administrativa general con vistas a asegurar la economía y la eficacia de las operaciones desde la creación, mantenimiento y utilización, hasta la afectación final de los documentos.