ACUERDO 060 2001

Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir programas de gestión documentalk, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos

para los efectos del presente acuerdo, se definen los siguientes conceptos así:

Archivo electronico: es el conjunto de documentos electronicos , producidos y tratados archivisticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional de productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Comunicaciones oficiales: son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado,

Correspondencia: son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a titulo personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electronicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y proceso archivísticos.

Documento Original: es la fuente primaria de información con todos los rasgos y caracteristicas que permiten garantizar su autenticidad e integrida.

Documento Público: es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

Radicación de comunicaciones oficiales: es el procedimiento por medio del cual , las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Registros de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondecia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o entidad Remitente o Destinataria, Nombre o código de la (s) Dependencias, competencias , numero de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

Serie documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas.

Tabla de retención documental: listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

unidades de correspondencia

toda entidad dede establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.

los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velaran por la transparencia de la actuacion administrativa, razon por la cual, no se podran reservar números de radicación, ni habra numeros repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración sera asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregara de inmediato su copia debidamente radicada, al comenzar cada año, se iniciara la radicación consecutiva a partir d uno, utilizando sistemas manuales, mecanicos o automatizados.

Comunicaciones internas

comunicaciones oficiales vía fax

las comunicaciones recibidas y enviadas por este
medio, se tramitaran teniendo en cuenta la información
que forma parte integral de las series establecidas
en las tablas de retención documental, para la respectiva
radicacion en la unidad de correspondencia, la cual se encargara de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración.

comunicaciones oficiales enviadas

comunicaciones oficiales por correo electronico

las entidades que dispongan de internet y servicios de
correo electronico , reglamentaran su utilizacion y
asignaran responsabilidades de acuerdo con la cantidad
de cuentas habilitadas, en todo caso, las unidades de
correspondencia tendran el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales
recibidas y enviadas.

imagen corporativa

con el proposito de reflejar una adecuada imagen
corporativa, las entidades estableceran en sus manuales
de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas,
memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas INCONTEC existentes para el efecto.

Horario de atención al publico

todas las unidades de correspondencia, informaran el
horario de atencion en publico en un lugar visible
y de facil acceso para los ciudadanos.

Comunicaciones recibidas

Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones
deberan ser revisadas para verificar la competencia, los
anexos , el destino y los datos de origen del ciudadano o
entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la
entidad se procedera a la radicación del mismo.

control de comunicaciones oficiales

las unidades de correspondencia, elaboraran planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepcion de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondran de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.

conservación de documentos

las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentacion para ello, deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integrida de los documentos desde el momento de su produccion. asi que se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes.