EL DOCUMENTO

Entidad Productora: hace referencia a la persona —autor— o empresa que expide el documento

Orígenes Funcionales: se refiere a su función, cargo o trámite que motiva la elaboración y producción del documento

Fecha y Lugar de Producción: señala con precisión el origen del documento en tiempo y espacio ej: día, mes y año

Contenido sustantivo o substancial: se refiere específicamente al cuerpo o contenido del documento de una manera amplia y detallada.

Clase: se refiere al tipo de mensaje que se desea trasmitir en el documento

Textual: sus contenidos están escritos en el papel.

No Textuales: en algunas ocasiones pueden contener escritos, pero la diferencia radica es que pueden ser visuales, auditivos e incluso manualmente ej. los documentos fotográficos, gráficos, sonoros, mapas y planos.

Tipo: se refiere al motivo que genera la creación del documento ej: cartas, memorandos, circulares, informes y destinación y se requiere aplicación de las normas técnicas.

Forma: señala específicamente su contenido en original y copia

Formato: refleja la presentación en físico del documento dependiendo su clase, ej: Los textuales se organizan por legajos, cajas, libros, etc. los no textuales, como son las imágenes y los sonoros, se organizan en cintas, CDS, etc.

Cantidad: hace referencia al número de ejemplares del documento.

Carácter Seriado: se conoce por este término a la generación del documento uno a uno, y como producto de acciones repetitivas; por ejemplo: las actas, los acuerdos y resoluciones, los cuales están encaminados a funciones específicas.

Carácter de Unicidad: este indica que cada documento en su producción es único y no hay más ejemplares idénticos.

Carácter de Objetividad: como su nombre lo indica, el documento debe cumplir con el “objeto” o con la actividad institucional o personal para la cual fue diseñado, no debiendo dar paso a apreciaciones subjetivas en su contenido.

Integridad: el documento bajo ninguna circunstancia puede ser alterado en su forma interna ni externa, por esta razón es necesario que sus especificaciones sean lo suficientemente precisas y claras, para proteger de que sea modificada

Interrelación: de ninguna manera un documento con carácter archivístico cumple una función aislado de actividades registradas en otros documentos; todo lo contrario, actúa como una pieza de un conjunto, e interactúa con los demás.

Soporte: considera el material a través del cual se realiza la transmisión de conocimiento, pudiendo ser por medios electrónicos, magnéticos o evidencias físicas

Técnica: se refiere a los medios normalmente utilizados para la transmisión del contenido documental.

Estructura: constituye los datos específicos que conforman el documento y que lo hacen diferente de los otros ej. fecha, destinatario, saludo, cláusulas, despedida, contenidos, anexos y firmas

Contenido: se puede describir como el mensaje interno o la actividad específica que desea expresar y transmitir la institución o persona.

Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.

Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio electrónico

• Transmiten información y sirven como evidencia de las gestiones desarrolladas a través de sus diferentes formas de soporte, en ejercicio de las funciones administrativas.

• Constituyen un medio de comunicación e interacción humana.

• Sirven de testimonio a las gestiones administrativas que lo requieran.

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• Intervienen directamente en el proceso de la toma de decisiones.

• Soportan procesos legales personales e institucionales.

Imagen: reflejan y/o evidencian la información plasmada en textos o gráficos, por lo general, se realiza a través de cuadros, fotografías y diapositivas, entre otros

Gráficos: permiten visualizar de manera rápida la información, y el modelo empleado depende de la actividad o requerimiento específico. Los más utilizados son los mapas, dibujos y planos.

Textuales-: esta clase de documentos son los que más se utilizan en las empresas, algunos ejemplos de ellos son los manuscritos como; memorandos, circulares, cartas, informes.

Cinta: son aquellos medios audiovisuales que buscan, de una manera dinámica, motivar, plasmar y captar la atención de una o varias personas, como los videos, pizarrón magnético, microfilm, cintas magnéticas, etc

Otros Soportes: entre ellos se mencionan algunos como los discos duros, material óptico y sellos.

Documento Público: es aquel instrumento que se tramita ante un funcionario público, que cumple una función que atañe directamente al Estado y tiene carácter representativo.

Documento Privado: son aquellos documentos producidos o recibidos por entidades privadas o personas naturales.

Documentos dispositivos: imparten normas de obligatorio cumplimiento: Leyes, Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones.

Documentos informativos: conforman la generalidad de los documentos dentro de la función administrativa de una empresa ej. cartas, memorando, circulares, presupuestos.

Documentos testimoniales: sirven como prueba o testimonio, ej. los documentos contables, contratos, etc.

Tabla de Retención documental, en la que se encuentra establecido el tiempo de permanencia de los documentos en cada fase del archivo, y su disposición final, ya se de conservación o eliminación.

Sustantivos o específicos: soportan las funciones y objetivos de la empresa en sus diferentes áreas, ej. la programación de horarios de atención, rotación de turnos, agenda de vuelos, ruteros y demás.

Facilítativos o Comunes: aparte de apoyar la gestión empresarial, también se hacen presentes con contenidos diferentes, pero cumpliendo las mismas funciones, ej. las nóminas, los libros contables, hojas de vida y control de expedientes del personal.