ENTORNO DE TRABAJO
DE ACCESS

A. Procedimiento para iniciar
una sesión en Access

1.- Da clic al botón Inicio
2.- Selecciona la opción Todos los Programas
3.- Elige la opción Microsoft Office
4.- Selecciona la opción Microsoft Access 2016

Da doble clic al ícono de acceso directo que se encuentra en el escritorio.

A. Pantallas iniciales

Después de iniciar sesión en Access 2016, te aparecera una pantalla inicial, dividida en dos partes. La zona derecha te permite crear una nueva base de datos utilizando plantillas o una base en blanco. A la izquierda podras abrir otros archivos.

Para ver los archivos recientes abre la carpeta Abrir otros archivos, y al abrirse dar clic en Recientes, se mostrará una ventana para que abras el que desees.

Si eliges una base de datos en blanco, aparecera en el centro de la misma pantalla un cuadro de diálogo para poder confirmar el nombre y lugar con el que se guardará, una ves ya listo dar clic en Crear.

B. Pantalla principal
de Access 2016

a. Barra de Herramientas de Acceso Rápido. Es el área en donde puedes personalizar los botones de comando de mayor uso dentro de Access.

b. Menú Archivo. Muestra la vista Backstage con las opciones que te permiten manipular el archivo, como Información, Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir, Cerrar, Cuenta y Opciones.

c. Cinta de Opciones. Son las diferentes fichas, que contienen grupos y a su vez botones de comando que se utilizan para crear o diseñar las bases de datos.

d. Panel de Navegación. En esta sección se visualizan los diferentes objetos de la base de datos que estás manipulando: tablas, consultas, formularios, informes, macros o módulos.

e. Área de Documentos. Es el área en donde se visualiza el objeto de la base de datos con el que vas a trabajar, en la parte superior aparece el nombre del documento que esta activo y puedes tener varios objetos abiertos al mismo tiempo.

f. Botones de Navegación de Registros. Con estos botones puedes moverte dentro de la base de datos y visualizar cada uno de los registros.

g. Barra de Estado. Esta sección se encuentra en la parte inferior de la pantalla principal, muestra información del objeto que se encuentre en el área de documentos.

h. Vistas del Objeto. El objeto que se encuentre en el área de documentos con fichas, lo puedes visualizar en ds formas diferentes, Vista Hoja de Datos y Vista Diseño.

A. Tabla. Estructura de filas y columnas
que integran una colección de datos, semejante a las que se emplean en Excel.

B. Registro. Es toda la información que concierne a un elemento de la base de datos; cada una de las filas que integran una tabla.

C. Campo. Cada uno de los datos particulares de un registro; la cantidad de campos en una base de datos depende del tamaño del registro.

D. Nombre del campo. Es el nombre de cada una de las columnas que integran una tabla; dependiendo del contenido de la columna es el nombre que se le da al campo.

A. Vista Hoja de Datos. Es el tipo de vista que Access muestra en forma automática al crear o abir una base de datos.

B. Vista Diseño. Vista que emplea Access para mostrar y definir el nombre de cada campo que contienen las tablas de la base de datos, tipo de datos y la descripcion, ademas de las propiedades de los campos.

A. Tabla. Es un objeto que se emplea para la captura de todos los datos que forman una base de datos, es muy parecida a una hoja de cálculo que se utiliza en Excel.

B. Formulario. Se elabora a partir de una base de datos, se pueden diseñar con diferentes controles y campos, agregar encabezados, imágenes y pies de formularios.

C. Informe. Se definen los campos que formaran el informe y ademas se pueden incluir algunas de las funciones que se utiliza en Excel como suma, promedio, maximo, etc.

D. Consulta. Se elabora a partir de varias base de datos, en donde se visualizarán cada uno de los campos de las diferentes tablas que se esten manipulando.

A. Texto. Son datos alfanúmericos compuestos por texto, combinación de letras y números, símbolos, etc.

B. Número. Son datos númericos que se emplean para realizar operaciones aritméticas o bien se utilizan para realizar funciones como suma o promedio.

C. Fecha y Hora. Son datos que se emplean para mostrar la fecha y la hora en varias formas, de acuerdo a la tabla que se vaya a elaborar.

D. Moneda. Son datos que se comportan como datos númericos, eto implica que se pueden realizar operaciones o funciones con ellos.

E. Hipervínculo. Son datos que se emplean para vincular correos electrónicos, páginas web, algún archivo que se quiera consultar, etc.

F. Datos adjuntos. Son datos que se pueden incluir imágenes como fotografías, logotipos, paisajes, etcétera.

Las plantillas son ejemplos de base de datos listas para ser utilizadas. Cuentan con tablas, formularios, consultas, etc., previamente diseñadas y pueden ser modificadas según las necesidades del usuario.

Algunos ejemplos de plantillas disponibles son las que se encuentran dentro de la categoria de plantillas de ejemplo, como las siguientes: