ESTRUTURA PEP

OBJETIVOS

O resultado dos produtos de desenvolvidos do Plano de Execução do Projeto deverão constituir a base necessária para execução da melhor estratégia para construção do projeto

EXTENSÕES

O resultado dos produtos de desenvolvidos do Plano de Execução do Projeto deverão constituir a base necessária para execução da melhor estratégia para construção do projeto

OBRIGAÇÕES

• Disponibilizar quaisquer informações relativas ao contrato ou às entregas relativas ao escopo dessa requisição;
• Deverá prever prazos de mobilização e prever reuniões periódicas com a Contratante em seus prazos e cronogramas;
• Deverá prever elaboração de relatórios de acompanhamento com frequência a ser definida após reunião de Kick-off;
• Deverá apresentar cronograma baseline detalhado e estrutura analítica de projeto para elaboração dos serviços em 20 dias após a assinatura do contrato• Efetuar sob sua exclusiva responsabilidade e expensas a mobilização de mão de obra, equipamentos e materiais, respeitando as regras internas da Rumo;
• Se necessário proceder com as anotações de responsabilidade técnica;
• Todos os serviços de campo e serviços logísticos deverão ser discriminados de forma explícita na planilha de quantidades e preços;
• A comunicação da proponente com as partes interessadas (internas e externas) deverá ser alinhada com a gestão do contrato;
• Deverá fornecer aos seus funcionários, inclusive terceiros, todas as condições de apoio, de infraestrutura e logística, necessárias para a boa execução dos serviços. Isso inclui, mas não se limita, a infraestrutura de canteiros, escritórios, transporte, alojamentos, alimentação, condições de saúde e segurança;
• Deverá respeitar, de forma incondicional, todas as regras de saúde, segurança e sustentabilidade da Rumo;
• Deverá submeter para aprovação os currículos dos profissionais que farão a gestão do contrato e dos profissionais que ocuparão cargos de liderança;
• Deverá concordar, através de termos de aceite e similares, com todas as regras e políticas internas de confidencialidade, assim como manuais de conduta, ética e outros necessários a serem indicados pela Rumo;
• Deverá garantir que toda sua infraestrutura atenda aos requisitos de saúde, segurança e sustentabilidade vigentes nas regras da Rumo;
• Deverá atender a todas às normas regulamentadoras vigentes e aplicáveis aos serviços. Em caso de conflitos com regras da Rumo deverá ser adotado o que for mais restrito;
• Disponibilizar seus funcionários para participarem de treinamentos obrigatórios, identificados pela Rumo;
• Deverá se responsabilizar por quaisquer sinistros que venham a ocorrer durante a execução de seus serviços;
• Usar todos os equipamentos de proteção individual aplicáveis aos serviços;

DOCUMENTAÇÂO REQUERIDA

GERAL

CRONOGRAMA

MARCOS

CONDIÇÕES GERAIS

Condições Locais

As condições locais ou regionais onde será(ão) implantado(s) o(s) empreendimento(s) como por exemplo, localização, logística, aspectos climáticos e de utilidades, deverão ser observadas no documento do projeto.

Condições Especiais

(Inserir as condições especiais que sejam relevantes para a elaboração da contratação deste serviço).

GARANTIA DA QUALIDADE

CRITÈRIOS MEDIÇÔES

Neste campo deverá ser definida a modalidade de fornecimento (Preço Unitário, Preço Global etc).

Usar a PQ por TAREFAS (vbs)

METDODOLOGIA BIM

O desenvolvimento de todos os produtos do plano deverão ser compatibilizado com a metodologia BIM, em consonância com os produtos de engenharia, quando aplicável, e também com o modelo de maturidade de projetos adotado pela Rumo. A definição de aplicabilidade, nesse caso, deverá ser acordada com a gestão do contrato da Rumo.

A proponente deverá indicar, também, toda a infraestrutura necessária (software, hardware, soluções em nuvem, etc) para viabilizar a gestão do empreendimento.

ESPECIFICAÇÃO PEP

CARACTERIZAÇÃO DO EMPREENDIMENTO

Deverá ser elaborada de forma detalhada a caracterização do empreendimento através do Project Charter para os projetos e para programa, incluindo fluxos e prazos de análise, revisão, validação (indicando os responsáveis pela aprovação), assim como frequência de revisão, dentro do modelo de maturidade utilizado na Rumo

Descrição do Projeto

Objetivo do Projeto

Indicadores KPI

Premissas e Restriçõs

Interfaces do Projeto

ESCOPO

Deverão ser elaboradas as declarações de escopo detalhada de todos os projetos do programa de acordo com o procedimento de declaração de escopo vigente a ser disponibilizado, assim como frequência de revisão, dentro do modelo de maturidade utilizado na Rumo. Devem estar contidos no escopo do projeto todas as instalações, infraestrutura necessária e construções temporárias e definitivas.

Declaração de Escopo

Criação de EAP

Estrutura Organizacional do Projeto

QUALIDADE

• Descrever as premissas para garantia de qualidade do empreendimento que nortearam a elaboração do Plano de Qualidade, conforme procedimento vigente considerando a comunicação e gestão de interfaces entre Rumo, gerenciadora e contratadas.
• Descrever como serão realizados o controle e a garantia da qualidade da execução (incluindo normas e procedimentos pertinentes), garantindo o atendimento às especificações contratadas.
• Descrever os processos de planejamento, garantia e controle de qualidade na fabricação de equipamentos (incluindo normas e procedimentos pertinentes), garantindo o atendimento às especificações contratadas.
• Explicitar as ações de treinamento e conscientização da equipe para a qualidade na execução.
• Apresentar o plano de diligenciamento. Consultar procedimentos vigentes.
• Descrever o plano de inspeção e testes para os pacotes de fornecimento, incluindo atividades desenvolvidas no site, bem como critérios para inspeção e comissionamento nas instalações do fornecedor. Utilizar as prescrições dos procedimentos vigentes
• Descrever os critérios para inspeções de recebimento de equipamentos e materiais no site, atendendo os requisitos dos procedimentos vigentes.
• Determinar quais os processos serão objeto das auditorias, definindo o escopo, a frequência e responsabilidades de cada auditoria a ser realizada.
• Planejar auditorias e sua periodicidade, fornecimentos e serviços a serem auditados, papel dos fornecedores, com aprovação do líder do projeto ou responsável por ele designado.
• Descrever o monitoramento e controle das ações corretivas e preventivas identificadas durante as auditorias

METODOLOGIA DE EXECUÇÂO

Para metodologia de execução, todas as de entregas de subprodutos desta disciplina deverão apresentar evidências de aplicabilidade de considerando escopo, prazos, custos, qualidade e demais premissas de viabilidade a serem consideradas pela Rumo.
A seguir são apresentadas as entregas para este capítulo:

• Descrever a metodologia de construção (grau de modularização, utilização de pré-fabricados, estruturas pré-montadas, técnicas especiais) e relacioná-la com os seguintes requisitos: equipamentos especiais para execução e logística, infraestrutura necessária (reforma de pontes, estradas, portos, utilidades etc.).

• Descrever a sequência executiva, frentes de trabalho e mobilização (pessoal e equipamentos) necessária para subsidiar o planejamento / cronograma do projeto. Devem ser identificadas possibilidade de aplicação de métodos ágeis dentro dos projetos e do programa.

• Descrever o plano de construção para terraplenagem, fundações superficiais e profundas, obras civis, montagem eletromecânica, pavimentação, superestrutura ferroviária, obras de arte especiais, barragens, estradas e utilidades para construção.

• Descrever as áreas de interferências e tie-ins do projeto, e os desdobramentos necessários para assegurar a realização das atividades associadas.

• Descrever os equipamentos especiais para construção e transporte e relacioná-los com as ações necessárias para assegurar a disponibilidade dos mesmos nos prazos previstos no planejamento.

• Apresentar o Plano Diretor dos canteiros de obras para as diversas fases da construção com indicação das instalações temporárias e definitivas.

• Descrever as instalações temporárias necessárias para as atividades de construção (canteiro de obra, pipe shop, almoxarifado, portaria, ambulatórios, escritórios, refeitório, sistemas de comunicação, instalações de utilidades - água, energia, efluentes - acessos, alojamentos etc) e responsabilidades / estratégias para a construção e manutenção dessas instalações.

• Apresentar o plano de desmobilização e descomissionamento das instalações provisórias (canteiro, alojamento, central de concreto, etc.).

• Descrever como serão organizados o controle de acesso na obra para as contratadas, obtenção de crachás x treinamentos necessários, fluxo interno de pessoas, fluxo e sinalização para veículos leves e pesados.

• Descrever como serão organizados o controle de recebimento, armazenamento e liberação de materiais / equipamentos no almoxarifado e áreas de laydown.

• Descrever a estrutura e processo de recebimento e registro de notas fiscais (Célula Fiscal)

• Descrever as responsabilidades e interfaces das principais contratadas durante a construção (Equipe Rumo, Integradora, Gerenciadora, Construtoras, Consultorias, Projetistas etc).

• Descrever sistema / estrutura para disposição e tratamento de resíduos, Áreas para Descarte de Materiais Excedentes (ADME).

SAUDE E SEGURANÇA

• Apresentar o Plano de Implantação do Sistema de Gestão de Saúde e Segurança conforme procedimentos vigentes.
• Descrever de forma sucinta o diagnóstico ambiental, contendo a descrição da área de influência e pontos relevantes sobre o meio físico, biótico e socioeconômico.
• Descrever de forma sucinta a avaliação de impactos do projeto e ações propostas para mitigação desses impactos, bem como ações voluntárias propostas. Descrever os planos e programas ambientais propostos.
• Breve descrição de pontos específicos da legislação incidente no local / território.
• Informar a estratégia de licenciamento ambiental e o estágio atual desse processo na fase de projeto. Apresentar o cronograma para obtenção das licenças e outorgas necessárias e descrever as condicionantes ambientais do projeto, sua forma de controle e responsáveis.
• Apresentar o plano para implantação do Sistema de Gestão Ambiental para a fase de execução, considerando os programas ambientais e os macroprocessos de gestão.
• As normas do Sistema de Gestão Ambiental Rumo, podem ser utilizadas como referência.
• Descrever de forma sucinta os principais desafios socioeconômicos do projeto, fragilidades do território e necessidades prioritárias (infraestrutura, gestão pública, desenvolvimento humano e econômico e etno-desenvolvimento das comunidades tradicionais, gestão de impactos).
• Apresentar plano de diálogo social e status das ações do plano (ações previstas e realizadas).
• Apresentar plano plurianual de ações sociais e status das ações do plano (ações previstas e realizadas).
• Descrever como devem ser monitoradas as manifestações e demandas da comunidade na fase de execução, incluindo ferramenta e responsável.
• Descrever os principais riscos de violação de direitos humanos identificados e apresentar status do plano de prevenção e mitigação desses riscos.
• Apresentar histórico da remoção involuntária na área diretamente afetada, quando houver. Descrever resumidamente ou referenciar o plano de atendimento da remoção involuntária, quando houver.
• Descrever resumidamente ou referenciar o plano de relacionamento com comunidades tradicionais, quando houver.

PRONTODÃO OPERACIONAL

• Apresentar o Plano da Prontidão Operacional elaborado de acordo com o avanço do projeto. O PEP Preliminar deve conter o Plano Preliminar da Prontidão Operacional e o PEP Definitivo deve conter o Plano Definitivo da Prontidão Operacional.

PREVENÇÂO DE PERDAS

• Definir as rotinas e os processos aplicáveis ao projeto para as prevenções de perdas financeiras e materiais, atendendo aos requisitos de contratação, execução, gestão de materiais e sistemas informatizados, indicando as atribuições e responsabilidades conforme previsto em procedimentos vigentes.

GESTÃO DO EMPREENDIMENTO

• Descrever objetivo, responsabilidades e atribuições da equipe de implantação para gestão da integração do empreendimento.

• Definir os documentos a serem gerados e disponibilizados pelas Contratadas: Boletim de Produção Semanal, Boletim de Medição Mensal, Relatório Diário de Obra, Programação Mensal, Programação Semanal, Relatório de Progresso Mensal etc.

• Apresentar relatórios gerenciais conforme plano da gestão de informação interna.

• Referenciar o plano de ação (quando necessário) para questões fundiárias, processos de patrimônio, patentes, aspectos jurídicos, licenças, autorizações, padrões de emissões, condicionantes, outorgas e concessões.

• Referenciar a lista com todas as licenças necessárias à implantação e operação do empreendimento, com definição da responsabilidade pela obtenção (nome, função e área), e prazos.

• Descrever como será o controle e aprovação de documentos (contratos, medições, documentos de obra, apresentações, atas de reunião, etc), o controle de versões, a liberação para execução, a preparação de manuais e treinamentos, book de qualidade e levantamento de dados para o as built.

• Descrever como será o trâmite, controle, verificação e aprovação dos Documentos de Fornecedores (DF) entre Equipe Rumo, Gerenciadora, Projetista e Fornecedores de equipamentos e serviços.

• Descrever como será o arquivamento dos documentos de projeto (meios físico e digital), a liberação de acesso e o responsável (gestor) pelos arquivos durante a fase de implantação.
• Referenciar o Plano de Gestão de Mudanças estruturado que deverá atender às diretrizes dos procedimentos e práticas internas da Rumo.
• Apresentar o roadmap de soluções de TI e TO.
• Modelo definido para fornecimento e pagamento das aquisições de equipamento, softwares e serviços contratados.
• Referenciar os planos de segurança física e eletrônica elaborados em conformidade com os procedimentos e regras vigentes com sua respectiva validação.

RH - ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E EQUIPE

• Apresentar o desenho da estrutura organizacional para todas as fases dos projetos
• Referenciar a curva de mobilização para a Execução. Sinalizar o percentual de próprios e terceiros que estarão envolvidos na Execução.
• Referenciar a curva de mobilização da equipe da futura operação. Sinalizar o percentual de contratação de profissionais que deverão ainda ser capacitados (sem experiência) assim como o percentual de contratação local.
• Apresentar as estratégias de recrutamento e seleção de empregados próprios para as fases de Execução e futura operação.
• Apresentar as estratégias de treinamento e desenvolvimento de mão de obra local para suporte à execução e futura operação, englobando os programas de fomento e formação de mão de obra.
• Apresentar as estratégias de remuneração e benefícios que estarão presentes na futura operação.
• Apresentar as estratégias de relações trabalhistas e condições de trabalho que estarão presentes na futura operação.
• Apresentar as estimativas de custos relativos a RH que estão contemplados no CapEx do projeto.

PLANEJAMENTO CONTROLE E ORÇAMENTAÇÃO

• Descrever as estratégias, restrições e premissas consideradas para o planejamento geral do empreendimento (licenciamentos, autorizações especiais de agências regulamentadoras, interfaces com operação, mobilização de mão-de-obra e equipamentos (ênfase nos críticos), metodologia de construção, logística de materiais, prontidão operacional etc.) e os critérios para definição e estruturação da EAP.
• Apresentar o Baseline do cronograma físico elaborado conforme procedimento vigente, com datas de início e fim, durações, percentuais mensais previstos e critérios de ponderação que servirá como referência para a aprovação do projeto.
• Descrever e apresentar o caminho crítico do projeto e o plano de ações para garantir os prazos.
• Documentar formalmente o envolvimento das equipes de engenharia, suprimento e construção na aprovação do cronograma do Projeto.
• Descrever a estrutura para o controle físico do projeto, revisões e atualizações necessárias, com definição de recursos humanos, físicos e de sistemas utilizados para controlar o avanço, integrado ao cronograma do empreendimento.
• Descrever estruturação do sistema de controle econômico financeiro integrado ao cronograma físico bem como a estrutura necessária para revisões e atualizações.
• Descrever plano de controle físico-financeiro, relatórios de acompanhamento, curvas de desembolso, responsáveis etc.
• Descrever fluxo de controle de recebimento, medição, aprovação e pagamentos.
• Descrever critérios de medições de avanço físico, seguindo diretrizes dos procedimentos vigentes.
• Descrever a metodologia (informando exclusões, exceções etc.), premissas (de escopo, de quantitativos e / ou de preços), bases de estimativa, fonte de dados (coletas, contratos existentes, referências etc.) e critérios considerados para a elaboração do orçamento, conforme orientações das instruções vigentes.
• Descrever o plano de desembolso mensal e anual do projeto detalhado por área física alinhado com EAP e cronograma físico do projeto e como será realizado o monitoramento e Gestão do CapEx alinhado com o controle fisico financeiro do empreendimento.
• Descrever critérios e apresentar memória de cálculo adotados para contingência, escalation e imprecisão, conforme orientações dos procedimentos vigentes.
• Apresentar a Análise Tributária do empreendimento contendo os documentos de formalização da mesma pela DIAF, conforme orientações dos procedimentos vigentes.

SEGUROS

• Referenciar a matriz de responsabilidade do comitê de seguros conforme orientação da área corporativa, incluindo definição do ponto focal do projeto e atividades para interface com a área corporativa de seguros e com os responsáveis por gestão econômica/financeira, saúde e segurança, jurídico, suprimentos, engenharia, planejamento e CapEx.

• Descrever de forma sucinta as premissas consideradas na elaboração do plano de seguros do empreendimento, limite de cobertura, importâncias seguradas, franquias e prazos (vigências) para o perfil de risco identificado e seu monitoramento, considerando a comunicação trimestral do avanço da obra para a área corporativa de seguros.

• Apresentar o modelo de comunicação para ocorrência de sinistros, indicando os prazos legais estabelecidos e esferas de investigação, para assegurar que os pagamentos ocorram na legalidade da apuração.

COMUNICAÇÃO

• Referenciar os interlocutores do projeto que estão aptos para o relacionamento do projeto com os diversos stakeholders.
• Referenciar a matriz de stakeholders externos do Empreendimento contendo papéis, impacto, alcance, percepção, interesses etc.
• Referenciar o Plano Estratégico de Comunicação do Projeto, aprovado pelo gestor de Comunicação do território.
• Referenciar o Plano de gestão de informação interna do Projeto, aprovado pelo Líder do Projeto.
• Definir equipe de comunicação do projeto e descrever as funções, qualificações, atribuições e responsabilidades da equipe de comunicação no território onde o projeto está inserido.
• Apresentar a necessidade de cessão de headcount do Projeto para a contratação de profissional para atendimento, conforme validação do departamento de comunicação.

RISCOS

• Apresentar o planejamento para realização das Análises de Riscos e HazOp, conforme procedimentos vigentes, integrado ao cronograma integrado do empreendimento.
• Referenciar o Relatório das Análises de Riscos do projeto e HazOp.

ENCERRAMENTO

• Referenciar a planilha Check das entregas, identificando toda a documentação aplicável, conforme legislação local, que o projeto deve arquivar durante a sua implantação e transferir para a Unidade de Negócio.

• Apresentar as datas-chave relativas ao processo de encerramento (assinatura do Termo de Encerramento do Projeto e das capitalizações dos ativos).

• Descrever as responsabilidades e atividades de coordenação necessárias para o processo de encerramento.

• Referenciar o plano de encerramento para as disciplinas conforme previsto em procedimentos vigentes

• Descrever o processo de migração de toda documentação (contratual, fiscal, legal e técnica) para a equipe operacional.

• Definir o local de armazenamento da documentação em meio físico na operação/Unidade de Negócio.

• Descrever o plano de continuidade dos compromissos sociais e ambientais, após o encerramento do Projeto.

• Prever avaliação de close-out do projeto para a medição dos índices de desempenho do projeto (atendimento aos KPIs), comparando o realizado versus o aprovado e verificando a aderência às práticas do Modelo de Gestão de Projetos da Rumo, incluindo o processo de Lições Aprendidas.