ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS
1) Objeto
Establecer los parámetros generales para
Elaboración de documentos
Codificación de documentos
Revisión de documentos
Apropiación de documentos
Difusión de documentos
Acceso de documentos
Modificación de documentos
Control de cambios y archivo.
2) Alcance
Este procedimiento aplica para los documentos internos y externos
identificados en el
Sistema de Gestión de la Acreditación del SAE (Servicio de Acreditación Ecuatoriano)
3) Documentos de Referencia
Se consideran los criterios y/o recomendaciones de los documentos
NTE INEN-ISO/IEC
17011:2005
Evaluación de la conformidad
ITE INEN-ISO/TR
10013:2005
Directrices para la documentación de sistemas de gestión de la calidad
4) Definiciones
Se tomaron en cuenta las definiciones relacionadas con
NTE INEN-ISO 9000
Sistemas de gestión de la calidad - Conceptos y vocabulario
NTE INEN-ISO/IEC 17000
Evaluación de la Conformidad - Vocabulario y principios generales
5) Responsabilidades
Dirección Ejecutiva
Aprobar el documento
Dirección de Gestión de la Calidad (DGC)
Asegurar el control de los documentos del SGA (Sistema de Gestión de la Acreditación)
aplicando y vigilando el cumplimiento del procedimiento
Mantener el archivo de los documentos en vigencia del SGA
Poner a disposición del personal del SAE las versiones vigentes de los documentos
Direcciones de Áreas (DAs)
Elaborar y revisar los documentos del SGA aplicables a sus áreas
Alimentar la información pública de la página web
Informar el acceso y controlar el uso a los documentos del SGA
Personal técnico y administrativo del SAE
Aplicar este procedimiento en la elaboración y/o modificación de los documentos del SGA.
Aplicar y hacer uso de los documentos vigentes
Informar cualquier requerimiento nuevo o modificación documental
a la
Direcciones de Áreas
Dirección de Gestión de la Calidad
6) Descripción
Estructura de la Documentación del SGA
La estructura documental del SGA está compuesta por documentos
que permiten
organizar, administrar y ejecutar la acreditación de OEC (Organismos de Evaluación de la Conformidad)
incluye
Manual de Gestión de la Acreditación (MGA)
Propósito
Dispone los términos de operación del SGA
Bases legales y políticas del SAE
Reglamentos Internos, Manuales
específicos, Procedimientos, Criterios y
Políticas
Propósito
Establecen requisitos específicos para el funcionamiento del SAE
a) Reglamentos internos (RI)
Regulan el funcionamiento y operación de comités, evaluadores y del SAE
b) Manuales internos (específicos) (M)
Establecen los requisitos y disposiciones específicas para el funcionamiento de aspectos o estructuras internas del SAE
c) Procedimientos de Acreditación (PA)
Pasos y modo de ejecución del proceso de acreditación
d) Procedimientos Generales (PG)
Pasos y modo de ejecución de procesos internos del SAE relacionados con el SGA
e) Procedimientos Operativos (PO)
Pasos y modo de ejecución de procesos relacionados a la evaluación y acreditación de OECs
f) Criterios Generales de Acreditación (CR GA)
Directrices armonizadas con disposiciones de ILAC e IAF para aplicación de normas de acreditación
g) Criterios Específicos (CR EA)
Criterios de aplicación complementarios a los requisitos de acreditación generales
h) Políticas
Políticas del SAE para cumplimiento por parte de OECs
Instructivos y otros documentos
Propósito
Descripciones de actividades específicas, formatos requeridos en el sistema
Guías para orientación a Organismos de Evaluación de la
Conformidad (OECs)
a) Guías (G)
Guías de aplicación para OECs
b) Instructivos (I)
Descripción de actividades específicas relacionadas con el SGA
c) Formatos (F)
Documentos que facilitan y ordenan la información requerida por el sistema
Registros
Propósito
Información registrada del resultado de las operaciones del SAE
Estructura, contenido y codificación de los documentos
Estructura de un documento SAE
encabezado
contenido específico
pie de página
anexos
Manuales
Manual de Gestión de la Acreditación (MGA)
Contenido
Términos de operación del SGA
Bases legales y especifica las políticas, estructura y
componentes del SGA que ha establecido del SAE para la evaluación y acreditación de OEC
Codificación
El MGA se identifica por el número de la edición que esté vigente
Otros Manuales Internos (M)
Contenido
Establecen los requisitos y disposiciones específicas para el funcionamiento de aspectos o estructuras internas del SAE
Recopilan de manera organizada y coherente políticas, estándares, procedimientos que afectan a procesos o actividades del SAE
Codificación
02
Número
secuencia
MTH
Identificación del tipo de documento
R03
Número de
revisión
Reglamentos internos (RI)
Contenido
Regulan el funcionamiento y operación de comités, evaluadores y del SAE
Presenta en forma de títulos, capítulos y artículos
Codificación
02
Número secuencial
RI
R00
Número de revisión
Procedimientos de Acreditación (PA), P. Generales (PG) y P. Operativos (PO)
Contenido
Procedimientos desciben
PA
pasos y modo de ejecución de los procesos de acreditación a los OECs
PG
pasos y modo de ejecución de los procesos internos del SAE relacionados con el SGA
PO
pasos y modo de ejecución de los procesos relacionados con la evaluación y acreditación de OECs.
Debe contener
Objetivo
Alcance
Documentos de referencia
Definiciones
Responsabilidades
Descripción
Registros
Anexos
Codificación
03
Número
secuencial
PG
PA = Procedimiento de Acreditación
PG = Procedimiento General
PO = Procedimiento Operativo
R01
Número de
revisión
Criterios de Acreditación (CR)
Contenido
Criterios Generales
Contienen directrices armonizadas con disposiciones de ILAC e IAF para aplicación
de normas de acreditación
Criterios Específicos
Contienen directrices de aplicación complementarios a los requisitos de
acreditación generales
Codificación
02
Número
secuencial
CR
GA
GA = Criterios Generales de Acreditación
EA = Criterios Específicos de Acreditación
R00
Número de
revisión
Políticas (PL)
Contenido
Contienen una serie de lineamientos definidos por el SAE sobre un determinado tema
Guías (G)
Contenido
Describen orientaciones para la ejecución de determinadas actividades por parte de un OEC
Se basan en el consenso de diferentes puntos de
vista
Codificación
02
Número
secuencial
G
R00
Número de
revisión
Instructivos (I)
Contenido
Describen detalladamente la forma de realizar una determinada actividad o tarea
Las actividades deben especificarse en términos de: recursos, documentos a utilizar, etc.
Codificación
02
Número
secuencia
I
PG03
Identificación del documento que
origina el Instructivo
R03
Número de
revisión
Formatos (F)
Contenido
Facilitan el registro de actividades, pasando entonces a ser considerados registros del SGA
del SAE
Por lo mínimo deben contener
Encabezado
Cuerpo
Pie de página
Codificación 1
PA01
Identificación del documento
F
03
Número
secuencial
R00
Número de
revisión
Codificación 2
03
Número
secuencial
F
AD
Identificación de las siglas del área o sistema
R00
Número de
revisión
Otros documentos
Contenido
Su contenido, codificación y formato de presentación será elaborado tomando como guía los formatos de documentos existentes
Elaboración de documentos
Proceso
Justificación
| Elaboración |
Revisión
Aprobación
Publicación y difusión
Generalidades
Documento es cierta información contenida en un medio de soporte ya sea en papel o digital
Presentación de los documentos SGA
mantener uniformidad
elaborará con plantillas existentes
emplear papel tamaño A4
tipo de letra "Arial", tamaño 10 e interlineado de 1,15
margen superior e inferior de 2,5 cm y 2 cm respectivamente
margen izquierdo y derecho de 3 cm
El sistema documental debe procurar ser sencillo, de fácil manejo y control
Incluir tablas o ilustraciones para facilitar la comprensión
Justificación para la elaboración de documentos
Se elaborará un nuevo documento cuando
Surja un nuevo requisito normativo o legal
Cualquier cambio en los requisitos normativos o legales afecte al SGA
Para asegurar la planificación eficaz, operación y control de los procesos que ejecuta el SAE
La Dirección de un área determine que es necesario tener por escrito un proceso
Se identifique la necesidad de un documento nuevo o modificación como resultado de los procesos de mejora continua
Elaboración del documento
Planeación
Ayuda a asegurar que el documento cumpla con el objetivo para el cual es elaborado
Pasos recomendados
Definir el objetivo o propósito del documento
Analizar al lector o grupo de lectores que tendrán acceso al documento
Decidir el tipo del documento
Definir el alcance y la amplitud del escrito
Investigar y recolectar información para el contenido del documento
Revisar los requisitos normativos o reglamentarios que se deben contemplar
En caso de utilizar nuevos documentos externos
Clasificar, analizar e interpretar la información
Organizar la información mediante un bosquejo
Redacción
Se redacta la primera versión del texto, siguiendo la planeación realizada, pero considerando la flexibilidad necesaria al aplicarla
se debe seguir los lineamientos de forma dados en este procedimiento
Revisión Preliminar
Es revisado por personal del área
responsable del mismo
que entiendan
tema del documento
objetivo del documento
Se asegura la adecuación con los requisitos del SGA
Se revisan los detalles de forma
Revisión y aprobación
Documentos elaborados por el SAE
Debe ser revisado por el director de área responsable del proceso
La revisión del documento se formaliza con la firma digital o en archivo físico
Ejemplo
Elaborado por:
DC
Nombre Fecha:
La DGC debe revisar los documentos antes de su aprobación
Documentos adoptados
Se incluyen en la Lista maestra de documentos externos y en el Plan anual de revisión de documentos
Cada DA dueña de los documentos del SGA es responsable de la actualización de los documentos
Traducciones
Los documentos oficiales del SAE y con validez legal son publicados originalmente en español con el código "(E)"
también se puede
emitir versiones en inglés
para
requirimiento de organismos o evaluadores pares
Modificación de documentos
Justificación para la modificación de documentos
Cualquier cambio en los requisitos normativos o legales afecte al SGA
Es necesaria para asegurar la eficaz planificación, operación y control de los procesos que ejecuta el SAE.
La dirección de un área determine que es necesario modificar un documento ya existente como un proceso de mejora continua
Identificación de las modificaciones
Para todos los documentos los cambios se registran en la tabla de Control de Cambios (excepto formatos y planes estratégicos)
Tabla de Control de Cambios
Se llenará identificando
fecha de aprobación de los cambios
revisión vigente tras el cambio
modificaciones
identificación de si es
un texto nuevo
adición
eliminación de texto
supresión
sustitución
ambas
breve resumen de las modificaciones realizadas
la causa o importancia de la modificación
Cambios de revisión o edición
Para todos los documentos, se actualiza el número de revisión/edición de manera consecutiva
cada vez que el
documento es modificado en su contenido
Ejemplo: R01
Control de documentos
Generalidades
Para el personal y partes interesadas, la gestión de documentos definida por el SAE tienen que mantener la documentación del SGA
organizada
actualizada
disponible
Garantizar los principios de confidencialidad en el acceso y uso de los documentos del sistema
Inclusión en lista maestra y archivo de los documentos
Los documentos aprobados se registran en la Lista Maestra de Documentos Internos (F PG02 03)
debe incluir al menos
identificación (código)
nombre del documento
fecha en que entra en vigencia
página web cuando debe ser publicado
cualquier observación que se considere pertinente
Difusión y acceso a los documentos
Difusión interna
se utiliza el sistema informático
El personal debe utilizar los documentos del SGA publicados a través del sistema informático
La fecha de inicio de vigencia de cada documento corresponde a la fecha de aprobación
Modificación
La DA responsable puede disponer en coordinación con la DGC para tratar los cambios del documento
Difusión a usuarios externos
La difusión de los documentos públicos se realiza a través de la página web del SAE
Objetivo
Comunicar con transparencia y claridad los requisitos en los procesos de acreditación y las actividades que realiza el SAE
Modificaciones
son publicadas en la página web por la DGC
Página web
Se exhiben
documentos que están disponibles al público
información actualizada sobre los OECs
Control de la actualización
La DGC coordinará supervisiones según planificación anual
Debe contener
Documento
Procedimientos, criterios, formatos y otros documentos de observación obligatoria por parte de los OECs en los procesos de acreditación
Dirección Responsable DGC
Procedimientos, formatos y otros documentos de aplicación para evaluadores
Dirección Responsable DGC
Información de Organismos Internacionales
Dirección Responsable DGC
Listado de OECs acreditados, sus alcances de acreditación y estado actual de su acreditación
Dirección Responsable DAs
Información de Comités Técnicos
Dirección Responsable DAs
Información general sobre tarifas a ser aplicadas en los procesos de acreditación
Dirección Responsable DAF
Información general acerca del SAE, sus atribuciones legales, actividades que realiza y medios de financiamiento para éstas
Dirección Responsable DAF/DAJ
Control de documentos externos
para efectos de controlar su manejo, la DGC mantiene la Lista Maestra de Documentos Externos
se puede hacer referencia
otras listas oficiales externas
links para la descarga del documento actualizado
Las DAs deben revisar periódicamente la actualización y vigencia de los documentos externos que controla
Documentos que aparecen referenciados en la elaboración de documentos
Manejo de documentos obsoletos
Documento electrónico obsoleto
La DGC mantendrá el archivo electrónico de los documentos obsoletos
Documento físico obsoleto
Documento que se considere histórico (relevante) será archivado por la DGC con una identificación que los caracterice como obsoleto
Confidencialidad
Documentos publicados por el SAE a través de su página web no son confidenciales
funcionarios del SAE, evaluadores, miembros de comités y comisiones, y cualquier otra persona
que tiene acceso a
información de los procesos de acreditación deben guardar confidencialidad
El SAE no entrega información de los procesos de acreditación de OECs total o parcialmente
Respaldos de la documentación del SGA
La persona responsable por la administración del servidor es quien realiza los respaldos de la información contenida en los mismos
Frecuencia mínima
semanal
Los respaldos se guardan en archivo bajo custodia de Sistemas.
7) Registros
8) Anexos
Información valiosa para la materia
Los documentos permiten estandarizar y mejorar los procesos consistentemente
Elaborar, modificar y llevar un control de los documentos ayuda a
que el personal ejecute los procesos de acuerdo a como están escritos
documentar los elementos importantes, como acciones, recursos y tiempos estamos direccionando o enfocando a las personas a cargo
mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos del sistema
conocer y evaluar la gestión realizada