Konser_Music di Kampus

1.1 Menentukan tujuan & tema konser (5 jam)_(tidak perlu anggaran karena hanya ideasi)_(Astrid&Jansen)

1.1.1 Menentukan tujuan konser (2 jam)_(tidak perlu anggaran karena hanya ideasi)_(Astrid)

1.1.2 Menentukan tema konser (3 jam)_(tidak perlu anggaran karena hanya ideasi)_(Jansen)

1.2 Memilih genre music (2 jam)_(tidak perlu anggaran)_(Robert)

1.2.1 Menentukan target audiens (2 jam)_(tidak perlu anggaran)_(Robert)

1.3 Menyusun anggaran konser (10 jam)_(18.500.000)_(Liam,Eva,Dave,Ava,Luna, Vien,Ruby,Zac,Axe)

1.3.1 Mengidentifikasi semua biaya peralatan yang diperlukan (7 jam)_(13.500.000)_(Liam,Eva,Dave,Ava,Luna,Vien,Ruby)

1.3.1.1 Menentukan biaya MC (1 Jam)_(700.000/hari)_(Liam)

1.3.1.2 Menentukan biaya Sewa genset (1 jam)_(1.500.000)_(Eva)

1.3.1.2.1 Menentukan jenis Genset 50 KVA (1 jam)_(1.500.000/hari)_(Eva)

1.3.1.3 Menentukan biaya Sewa sound system (1 jam)_(2.500.000/hari)_(Dave)

1.3.1.4 Menentukan biaya Sewa panggung (1 jam)_(1.800.000)_(Ava)

1.3.1.5 Menentukan biaya Sewa peralatan lain-lain (1 jam)_(1.000.000)_(Luna)

1.3.1.6 Menentukan biaya Sewa lighting panggung (1 jam)_(2.500.000)_(Vien)

1.3.1.6.1 Menentukan jenis paket sewa 10 part led, 4 moving light, 1 strobo, 2 fresnel, fogging lighting 2 (1 jam)_(2.500.000)_(Vien)

1.3.1.7 Menentukan biaya Sewa big screen (1 jam)_(3.500.000)_(Ruby)

1.3.1.7.1 Menentukan jenis videotron indoor 3x2 (1 jam)_(3.500.000)_(Ruby)

1.3.2 Menentukan anggaran cadangan untuk pengeluaran tak terdugaa (2 jam)_(3.000.000)_(Zac)

1.3.3 Melakukan evaluasi berkala terhadap anggaran selama proses perencanaan (1 jam)_(tidak perlu anggaran)_(Axe)

1.4 Menentukan Ticketing (8 jam)_(1.900.000)_(Dio,Oliv,Gio,Jef,Fei,Key,Bio)

1.4.1 Menentukan metode Promosi (1 jam)_(300.000)_(Dio)

1.4.1.1 Memilih Promosi ticket melalui media sosial (1 jam)_(300.000)_(Dio)

1.4.2 Menentukan Harga ticket (5 jam)_(1.200.000)_(Oliv,Gio,Jef,Fei)

1.4.2.1 Menghitung total biaya produksi konser (1 jam)_(300.000)_(Oliv)

1.4.2.2 Menentukan potensi pendapatan dari sponsor (2 jam)_(300.000)_(Gio)

1.4.2.3 Menghitung kapasitas penonton (1 jam)_(300.000)_(Jef)

1.4.2.3.1 Jumlah 1000 penonton (1 jam)_(300.000)_(Jef)

1.4.2.4 Menentukan Design ticket (1 jam)_(300.000)_(Fei)

1.4.3 Menentukan Sistem penjualan ticket (2 jam)_(400.000)_(Key&Bio)

1.4.3.1 meluncurkan sistem penjualan tiket (1 jam)_(200.00)_(Key)

1.4.3.2 Menyiapkan sistem pencetakan tiket di kampus (1 jam)_(200.000)_(Bio)

1.5 Melakukan Pembentukan tim

1.5.1 Membagi tugas & tanggung jawab

1.5.1.1 Menentukan Divisi promosi (1 jam)_(100.000)_(Rafa)

1.5.1.2 Menentukan Divisi keuangan

1.5.1.3 Menentukan Divisi teknis

Lokasi

pemilihan tempat

finalisasi dan persetujuan tempat konser yaitu di kampus

perencanaan dan tata letak tempat

finalisasi alur masuk orang dalam tempat tersebut

Keamanan

legalitas dan izin

pengajuan permohonan izin acara ke pihak kampus

security

1.5 Menentukan tanggal konser

1.4.1 Memeriksa kalender akademik kampus supaya tidak bentrok dengan acara lain

1.4.2 Mempertimbangkan hari libur / akhir pekan untuk potensi kehadiran penonton yg lebih besar

1.4.3 Mempertimbangkan ketersediaan pengisi acara

1.5 Menentukan waktu konser

1.5.1 Menentukan durasi total konser

1.5.2 Menyusun jadwal penampilan setiap pengisi acara

1.5.3 Mempertimbangkan waktu istirahat

1.6 Menyusun rundown acara

1.6.1 Membuat detail setiap segmen acara (pembukaan, penampilan utama, penutupan).

1.6.1.1 Menentukan waktu untuk setiap segmen acara

1.6.1.1.1 Mengantisipasi kemungkinan keterlambatan dan membuat rencana cadangan

sponsorship proposal

menghubungi contact sponsor

pengajuan proposal sponsorship

sponsorship agreemen (60.000.000)

Persetujuan kontrak

persetujuan desain spanduk sponsor

3.1 Membuat desain pamflet menarik dan Memasukkan nama Sheila On 7 kedalamnya

3.1.1 Menyebarkan pamflet melalui media sosial atau di tempat yang dianggap strategis sebagai tempat publikasi untuk mempromosikan kehadiran sheila on 7

4.1 Kontak

4.1.1 Mencari kontak manajer atau pihak yang berwenang dari Sheila On 7

4.1.1.1 Mengirimkan proposal undangan yang jelas dan menarik

Tarif dan negosiasi awal (386.400.000)

4.1.1.1.1 Melakukan negosiasi mengenai jadwal, honor personel utama, personel pendukung, manajemen, dan kru, serta persyaratan teknis (370.000.000)

Biaya akomodasi, transportasi, konsumsi (16.400.000)

4.2 Penentuan Jadwal dan Logistik

4.2.1 Menyesuaikan jadwal konser kampus dengan jadwal ketersediaan Sheila On 7

4.2.1.1Mengatur logistik perjalanan, akomodasi , dan riders Sheila On 7

4.2.1.1.1 Memastikan ketersediaan peralatan teknis yang sesuai dengan kebutuhan Sheila On 71

4.3 Kontrak dan Pembayaran

4.3.1 Menyusun kontrak yang jelas dan mengikat kedua belah pihak

4.3.1.1 Mengatur sistem pembayaran sesuai dengan kesepakatan

4.3.1.1.1 Memastikan semua persyaratan administrasi terpenuhi

4.4 Persiapan Teknis dan Rundown

4.4.1 Berkoordinasi dengan tim teknis Sheila On 7 mengenai kebutuhan panggung, suara, dan pencahayaan

4.4.1.1 Memberikan rundown acara yang detail dan disetujui oleh Sheila On 7

5.1 Identifikasi Kebutuhan Teknis

Generator set

transportasi dan menurunkan genset ke lokasi

pemasangan genset dan panel

Melakukan pengecekan genset sebelum digunakan

5.1.3 Sound Check dan Pengaturan Suara

transportasi dan menurunkan sound system ke lokasi

pemasangan sound system

5.1.3.1.1 Melakukan pengaturan suara yang optimal untuk penampilan Sheila On 7

5.1.1.1.1 Menyiapkan peralatan cadangan untuk mengantisipasi masalah teknis

5.1.2 Penataan Panggung

transportasi dan menurunkan perlengkapan panggung ke lokasi

Pemasangan panggung

5.1.2.1 Menata panggung sesuai dengan layout yang disetujui oleh tim teknis Sheila On 7

5.1.2.1.1 Memastikan keamanan dan stabilitas panggung

Peralatan konser, lighting dan big screen

transportasi dan menurunkan peralatan konser, lighting, dan big screen

instalasi peralatan konser, lighting, dan big screen

5.1.1.1 Melakukan pengecekan dan pengujian peralatan sebelum digunakan

5.1.1.1.1 Menyiapkan peralatan cadangan untuk mengantisipasi masalah teknis

6.1 Penjadwalan Grand Rehearsal

6.1.1 Menentukan tanggal dan waktu grand rehearsal yang sesuai dengan jadwal Sheila On 7 dan ketersediaan lokasi

6.1.1.1 Mengkoordinasikan jadwal dengan semua pihak yang terlibat (panitia, tim teknis, pengisi acara)

6.1.1.1.1 Memastikan ketersediaan semua peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan

6.2 Persiapan Teknis

6.2.1 Memastikan semua peralatan teknis (genset, sound system, lighting, big screen ) berfungsi dengan baik

6.2.1.1 Mengatur tata suara dan pencahayaan sesuai dengan kebutuhan penampilan Sheila On 7

6.2.1.1.1 Melakukan pengecekan akhir terhadap semua pengaturan teknis

6.3 Pelaksanaan Grand Rehearsal

6.3.1 Menjalankan grand rehearsal sesuai dengan rundown acara

6.3.1.1 Melakukan simulasi penampilan Sheila On 7 secara lengkap

6.3.1.1.1 Mengidentifikasi dan mengatasi masalah teknis yang mungkin muncul

6.4 Evaluasi dan Koreksi

6.4.1 Melakukan evaluasi terhadap jalannya grand rehearsal

6.4.1.1 Mencatat semua catatan dan koreksi yang diperlukan

6.4.1.1.1 Melakukan perbaikan dan penyesuaian berdasarkan hasil evaluasi

6.5 Koordinasi Akhir

6.5.1 Melakukan koordinasi akhir dengan semua pihak yang terlibat

6.5.1.1 Memastikan semua persiapan telah sesuai dengan standar yang diharapkan

6.5.1.1.1 Memastikan semua pihak yang terlibat mengerti alur acara

Final chcek

stage lighting check

sound system check

big screen check

artist sound check and performance

7.1.1.1.1 Mengelola keamanan acara.

7.1 Penataan stage & seating

7.1.1 Mengelola alur masuk penonton

7.1.1.1 Mengatur jalannya acara sesuai rundown

7.1.1.1.1.1 Dokumentasi acara foto atau video

8.1 Evaluasi Acara

8.3 Evaluasi kinerja tim dan bintang tamu

8.1.1 Mengumpulkan feedback dari penonton dan pengisi acara

8.1.1.1 Analisis feedback untuk perbaikan di next event

8.2 Dokumentasi dan Arsip

8.2.1 Mengarsipkan foto dan video konser

8.2.1.1 Menyimpan dokumen-dokumen penting