Transferencias documentales
Se transfiere del arhivo central al archivo historico
teniendo en cuenta las tablas de retención documental y/o la tabla de valoración documental.
SECUNDARIA
Subtopic
Para realizar la transferencia se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
preparación fisica
proceso de organización documental
revisión y defoliación
unidad de conservación
embalaje
entrega al archivo general de la nacion
se transfiere del archivo de gestión al archivo central
SEGUN LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
PRIMARIAS
OBJETIVO
facilitar el control y entrega de los documentos en una fase de un archivo a otro.
PASOS DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
FECHA DEL CRONO-GRAMA
preparar la transferencia teniendo en cuenta la TRD
registrar en el formato unico de inventario documental
imprimir original y copia
remitir con memorando al área de gestión documental
seleccionar los expedientes
realizar los procesos tecnicos
incorporar en cada carpeta lo folios correspondientes
ordenar y luego enumerar
verificar la totalidad de la transferencia
si cumple con los requisitos tecnicos el encargado dara la ubicacion fisica de la transferencia
si no cumple con los rquisitos tecnicos se devolvera para su edicion y ajuste.