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a Maria Camacho 5 éve

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Acuerdo 042 de 2002

Una normativa establece los lineamientos para la organización y manejo de archivos de gestión en entidades estatales. Entre los puntos clave, se incluye la obligatoriedad de mantener registros precisos para el préstamo de documentos entre dependencias, asegurando que se consigne la fecha de cada préstamo.

Acuerdo 042 de 2002

Acuerdo 042 de 2002

Articulo 6

Préstamo de documentos para trámites internos.
En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo

la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo,

Articulo 5

Consulta de documentos.
deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte

Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, estas deberán ser autorizadas.

Articulo 4

Criterios para la organización de archivos de gestión.
Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en

TRD

Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación.

Serie

Secciòn

Subsecciòn

Fondo

Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries

Subserie

La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes

los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites.

La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar.

Subseries

Series

La organización de los archivos de gestión debe basarse en

Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.

Articulo 3

Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas.
Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada

Velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión

Articulo 2

Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión.
Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con

Tablas de Retención Documental

Articulo 1

Objeto
Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión

Las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa.