Etapas de las Tablas de Retención Documental
Type in the name of the company you are going to have an interview with.
Séptima Etapa. Actualización y Modificación.
How ambitious are you?
Artículo 23. Actualización. Las Tablas de Retención Documental deberán actualizarse y ajustarse en los siguientes casos:
1. Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad.
2. Cuando se creen, supriman grupos internos de trabajo.
3. Cuando se asignen o supriman funciones a la entidad.
4. Cuando se redistribuyan funciones entre las unidades administrativas de la entidad.
5. Cuando la entidad sufra procesos fusión o escisión.
6. Cuando se expidan normas que impacten la producción documental de la entidad.
7. Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos.
8. Cuando se generen nuevas series y subseries documentales.
9. Cuando se generen nuevos tipos documentales.
1O. Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración y, por lo tanto, se modifiquen los tiempos de retención documental y disposición final de las series y subseries.
What are your short-term goals ?
Type them in.
Primera etapa. Compilación de la información institucional.
En esta primera etapa se reúne toda la información de la entidad, la cual nos permitirá hacer un análisis y un conocimiento completo de ella.
La información se toma de
La Planeación Estrátegica de la Entidad
Estructura orgánica
Organigrama
Manual de funciones si se tiene
Mapa de procesos si se tiene
Manual de calidad si se tiene
Listado maestro de registros o su equivalente si se tiene
Procedimientos, guías, instructivos y formatos, si se tiene
Tablas de retención documental elaboradas en periodos anteriores con la introducción y anexos si se tienen.
Acto administrativo de conformación del Comité Interno de Archivo o Comité Institucional de Gestión y Desempeño
Y de esta manera se hace una recolección de datos de estos documentos.
Why will/did you leave your existing/last job?
Segunda Etapa. Análisis e interpretación de la información institucional.
Do you fully understand what this position implies?
After you've made some research on the company, read the job description thoroughly, and try to fully understand what your responsibilities will be.
En esta lo que se lleva a cabo es el análisis de la información recopilada durante la primera etapa, Esto con el fin de determinar las unidades administrativas que hay en la entidad, y consiguiente elaborar las TRD, teniendo en cuenta que sus funciones producen documentos de archivo que se deben valorar para poder sacarle, o asignarle un tiempo de retención en cada etapa del ciclo vital y su disposición final.
En esta etapa, también se debe tener en cuenta, cuando se hace el análisis de las funciones que cumple cada unidad administrativa, que hay que determinar los documentos que producen, las series y subseries, las cuales también deben ir registradas en la TRD, se hace un estudio de la producción y el trámite, para también establecer los tipos documentales que conformas las series y subseries.
What will be your main tasks?
Type them in.
Sexta Etapa. Artículo 19. Inscripción en el Registro único de Series Documentales — RUSD.
Etapa 6 Titulo 4, Art. 19
En esta etapa se solicita al AGN la inscripción de las TRD y en su caso TVD, para el registro único de las series Documentales, dentro de los 30 días hábiles siguientes de la convalidación, por parte de la instancia competente.
Quinta Etapa. Evaluación y convalidación
Evaluación y convalidación de las tablas de retención
El Secretario General de la entidad o quien haga sus veces, presentará las Tablas de Retención a la instancia competente para su evaluación técnica y convalidación
Las instancias competentes para la evaluación y convalidación son:
El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, para las entidades del orden nacional, las Alcaldías Distritales y las Gobernaciones.
Los Consejos Territoriales de Archivos, para las entidades del orden territorial (departamento, distrito y municipio) de su respectiva jurisdicción.ies
What are your hobbies?
What do you like to do in your free time? What was the last film you saw or the last book you read? Think of the activities that relax you the most. Fill in several hobbies.
Cuarta Etapa. Elaboración de la Tabla de Retención Documental – TRD.
Are you qualified for this position?
Interviewers will want to know whether or not you are able to do the job.
Answer the questions from this section and see if you are the right person for this position.
En esta etapa se registra la información de las series y subseries documentales a cada unidad administrativa u oficina productora, con sus correspondientes tipos documentales, tiempos de retención y disposición final.
En esta etapa, también se debe tener en cuenta una memoria descriptiva del proceso de elaboración de las TRD que detalle las actividades adelantadas en cada fase de elaboración así como los resultados obtenidos.
PARAGRAFO: La información contenida en el formato de TRD es mínima y obligatoria, pero las entidades pueden agregar otras casillas e información que consideren pertinente. Sin embargo, para efectos de evaluación y convalidación de las TRD se considerará exclusivamente la información contemplada en el formato original.
What strengths qualify you for this job?
Example:
ambitiousgood communicatorfocuseddeterminedadaptablecuriousoptimisthard workerhonestpoliteco-operativeself motivatedenthusiasticgood leaderstrategic thinkerquick learnerflexiblegood problem solver
Tercera Etapa. Valoración documental.
Research the company
You should find and learn as much as you can about the company where you are having an interview.
The interviewer will want to see what you know about them and why you chose the company.
Doing your homework will show that you are really interested.
Valoración documental, un proceso técnico intelectual que consiste en analizar la producción documental de una institución a fin de determinar, de una parte, su valor
inmediato o primario, es decir, cuáles documentos son necesarios para que la administración pueda cumplir con su misión y las funciones que tiene asignadas y, así mismo, sirven a sus destinatarios o beneficiarios. De otra parte, identificar los documentos que poseen valor mediato o secundario, es decir, que serán útiles a futuro para la reconstrucción de la vida institucional del productor, como fuente para la historia o para fines científicos.
Why do you want to work for this company?
Think of what you can do for them, not of what they can do for you.
